MeetingsBesprechungen vorbereiten

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Thema auswählen, Ziele festlegen, die richtigen Teilnehmer einladen. Aufgaben bei der Vorbereitung von Meetings.
erschienen: 11.05.2016
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Meetings fressen oft nur kostbare Arbeitszeit. Grund dafür ist unter anderem, dass sie schlecht vorbereitet werden: Die Ziele sind unklar, die Tagesordnung oder Agenda fehlt, der Zeitplan ist unverbindlich und die falschen Leute sitzen zusammen. Auch auf Unwägbarkeiten und Störungen im Ablauf des Meetings ist die Person, die das Meeting moderiert, zu wenig vorbereitet. Wenn zudem am Ende keine Ergebnisse festgehalten oder protokolliert werden, ist eine Besprechung nutzlos.

Symptome schlechter Vorbereitung

Es gibt eine Reihe typischer Symptome für eine schlechte Vorbereitung eines Meetings:

  • Beginn und Ende eines Meetings sind im Vorfeld nicht klar oder nicht verlässlich. Das Meeting startet nicht pünktlich, und der Zeitplan ist unrealistisch.

  • Es gibt keine feste Tagesordnung (Agenda) und keine klaren Besprechungsziele, die allen vorab bekannt sind.

  • Es ist nicht klar, wer am Meeting teilnimmt und welche Rolle oder Aufgabe er dort hat.

  • Es ist nicht dafür gesorgt, dass jemand mitschreibt oder Redebeiträge festhält und visualisiert.

  • Wichtige Informationen fehlen.

Meetings brauchen eine positive Besprechungskultur

Dennoch gilt: Meetings sind wichtig. Sie intensivieren die Kommunikation und können zu besseren Entscheidungen führen. Doch dafür müssen zunächst die Grundlagen in der Vorbereitung gelegt werden. Nur wenn es einen Plan und feste Regeln gibt, läuft die Besprechung effektiv und effizient ab.

Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Chef, Ihren Kollegen und Ihren Mitarbeitern an einer positiven Besprechungskultur. Dies beginnt bei der Vorbereitung. Eine Person ist für die Moderation des Meetings verantwortlich. Sie muss dafür sorgen, dass die genannten Symptome nicht auftreten, indem sie sich entsprechend vorbereitet und alle Teilnehmer richtig informiert. Ein konstruktives Meeting liefert Sachergebnisse, die gewährleisten, dass die Teilnehmer zufrieden sind.

Meetings vorbereiten

Für jedes Meeting müssen Sie vorab festlegen, worum es überhaupt gehen soll. Was sind die Inhalte des Meetings? Außerdem müssen Sie die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen klären. Besonders wichtig: Schätzen Sie ein, welche Einstellungen und Meinungen die Teilnehmer zum Meeting mitbringen. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Was ist der Anlass der Besprechung?
  • Warum müssen wir zusammenkommen?
  • Was sind die Inhalte und Themen, die besprochen werden sollen?
  • Wer sollte alles dabei sein?
  • Wer muss außerdem informiert werden?

Wenn Sie diese Fragen für sich, mit Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Chef geklärt haben, machen Sie sich an die Arbeit:

Tagesordnung

Erstellen Sie eine Tagesordnung (Agenda). Dort schreiben Sie explizit das Ziel oder die Art des Ergebnisses des Meetings auf. Untergliedern Sie die Inhalte und Themen in einzelne Tagesordnungspunkte und hinterlegen Sie diese mit einem Zeitplan, insbesondere mit Beginn und Ende der Besprechung.

Besprechungsort und Technik

Klären Sie, wo das Meeting stattfindet und ob Sie dort alle technischen Voraussetzungen vorfinden wie Tische, Stühle, Flipchart, Beamer, Pinnwand, Schreibwerkzeuge und Getränke.

Einladung

Laden Sie die Teilnehmer ein und bitten Sie diese um Rückmeldung zwecks Zu- oder Absage. Informieren Sie diejenigen, die außerdem wissen müssen, dass dieses Meeting stattfindet.

Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer wissen, worum es bei dem Meeting gehen soll, was die Ziele und Ergebnisse sein sollen und welche Tagesordnungspunkte dazu vorgesehen sind. Benennen Sie diese verständlich; verzichten Sie beispielsweise auf den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“.

Sprechen Sie die Teilnehmer gesondert an, die spezielle Informationen mitbringen müssen oder im Meeting eine Aufgabe haben (zum Beispiel den Stand in ihrem Projekt berichten sollen).

Protokoll

Klären Sie vorab, wer das Protokoll erstellt, oder bereiten Sie sich selbst darauf vor, die wichtigen Ergebnisse auf dem Flipchart mitzuschreiben. Erstellen Sie nach dem Meeting möglichst rasch ein Protokoll und verteilen Sie es an die Teilnehmer und diejenigen, die die Ergebnisse kennen sollten; planen Sie dafür bereits Zeit ein. Gegebenenfalls genügt im Anschluss an das Meeting eine E-Mail an alle mit den wichtigsten Ergebnissen und dem Verbleib. Bereiten Sie auch dafür eine Vorlage vor, die Sie im Meeting einfach ausfüllen können.

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Notfallplan für Störungen und Unwägbarkeiten erstellen

Überlegen Sie vorab, was Sie tun können, wenn es im Meeting Störungen gibt oder der Zeitplan nicht eingehalten werden kann. Erstellen Sie einen Notfallplan. Wichtige Elemente dafür sind:

  • Beginnen Sie pünktlich. Überlegen Sie, wie sie vorgehen, wenn wichtige Teilnehmer (noch) nicht da sind.

  • Enden Sie pünktlich. Wenn nicht alle Themen (TOPs der Tagesordnung) in der vorgegebenen Zeit behandelt wurden, sollten Sie die offen gebliebenen Fragen auf einen nächsten Termin verschieben. Klären Sie zehn Minuten vor dem offiziellen Ende, wie Sie und die Teilnehmer dazu vorgehen wollen.

  • Vereinbaren Sie so bald wie möglich einen Folgetermin.

  • Überlegen Sie, wie Sie Störungen wie das Bearbeiten von E-Mails oder die Erledigung sonstiger Aufgaben während des Meetings unterbinden können. Nennen Sie zu Beginn für alle die wichtigen Regeln und Elemente Ihrer konstruktiven Besprechungskultur.

  • Bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie Vielredner bremsen und Schweiger aktivieren müssen. Setzen Sie dazu auf Schriftlichkeit und Visualisierung.

  • Halten Sie sich an folgenden Ablauf bei der Bearbeitung einzelner Punkte der Tagesordnung: 1. Fragen, 2. Zuhören, 3. Klären, 4. Festhalten. Machen Sie sich dazu vorab Notizen, was aus Ihrer Sicht inhaltlich dazu gehört oder von anderen eingebracht werden kann oder soll.

Jour fixe vorbereiten

Wenn Sie einen regelmäßigen Besprechungstermin (Jour fixe) haben, dann klären Sie mit den Teilnehmern vorab, was sie dort jeweils kurz und knapp besprechen wollen. Achten Sie darauf, dass diese Vorgaben eingehalten werden. Nennen Sie diese Punkte für den Jour fixe kurz zu Beginn oder schreiben Sie diese auf Flipchart oder Whiteboard. Hilfreich kann auch ein Meeting im Stehen sein, denn das fördert kurze Redebeiträge und die Teilnehmer fokussieren sich auf das wichtige Thema. Oft sind solche Stehbesprechungen am Morgen ein positiver Aktivator für den anstehenden Arbeitstag.

Auch wenn es keine wichtigen Themen gibt, sollte der Jour fixe stattfinden. Halten Sie ihn dann besonders kurz. Besprechen Sie nur die Punkte, die für alle Teilnehmer wirklich wichtig sind. Wenn es keine entsprechenden Punkte gibt, machen sich alle gleich an die Arbeit. Aber: Allen ist klar, dass die Institution Jour fixe wichtig ist – und beim nächsten Mal sicherlich wieder Themen zu besprechen sind.

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Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig

Dr. Jürgen Fleig ist Betreiber von www.business-wissen.de und Autor und Redakteur für Managementthemen. Er trainiert und berät seit 1990 in den Bereichen Konzeptentwicklung, Prozessgestaltung und Projektmanagement. Außerdem ist er Dozent für Marketing und Produktmanagement.

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