StressWas tun gegen Mental Load bei der Arbeit?

Mental Load, auch als mentale Überlastung bekannt, umfasst eine intensive Beanspruchung durch Aufgaben, die dem Wohl der Gruppe, der Allgemeinheit, der Familie oder im beruflichen Umfeld dem Team dienen. Oft sind das unscheinbare Aufgaben zur Koordination, Abstimmung oder Klärung von Sachverhalten, die kaum erwähnenswert sind, aber tagtäglich auf uns einprasseln.

Während die Gemeinschaft profitiert, erhält die für die „Care-Arbeit“ zuständige Person oft wenig bis gar keine Anerkennung. Trotz der objektiven Wichtigkeit dieser Tätigkeiten gelten sie häufig als wenig prestigeträchtig. Das Phänomen des Mental Load beeinflusst sowohl das Privat- als auch das Berufsleben.

Häufig sind es dieselben Personen, die sich freiwillig für diese alltäglichen und unscheinbaren Aufgaben melden, um ihre Kolleginnen und Kollegen und das Team zu unterstützen. Wenn ihre Mühen nicht mit Dankbarkeit anerkannt werden und sie selten Verantwortung abgeben, kann dies schnell zu einer mentalen Überlastung führen.

Mental Load kann zu einem erhöhten Stressniveau führen, da die ständige geistige Belastung das Wohlbefinden beeinträchtigt. Dadurch entstehen Erschöpfung und Burnout, weil die kontinuierliche Anforderung, alles zu managen und zu organisieren, wenig Raum für Erholung lässt.

Zwangsläufig nimmt die Produktivität durch die übermäßige geistige Beanspruchung ab, weil weniger Aufgaben in der gleichen Zeit erledigt werden. Die Qualität der Arbeit leidet darunter, da die Aufmerksamkeit auf zu viele Aufgaben verteilt ist, was zu Fehlern führt.

Schließlich kann Mental Load die Kreativität und Innovation einschränken, da weniger geistige Ressourcen für kreatives Denken und Problemlösungen zur Verfügung stehen.

Anna ist Projektmanagerin in einem mittelständischen Unternehmen. Sie ist für die Leitung mehrerer Projekte gleichzeitig verantwortlich.

Ein typischer Tag für Anna beginnt mit der Durchsicht ihrer E-Mails, in denen sie auf unerwartete Probleme in ihren Projekten aufmerksam gemacht wird. Die Probleme fordern ihre sofortige Aufmerksamkeit. Während sie versucht, Lösungen zu finden, muss sie gleichzeitig den Überblick über die verschiedenen Projektfristen behalten, sicherstellen, dass ihr Team auf Kurs ist, und zukünftige Meetings und Präsentationen vorbereiten.

Die Überlastung zeigt sich insbesondere darin, dass Anna ständig mehrere Aufgaben im Kopf behalten und Prioritäten setzen muss, ohne dass dies nach außen hin sichtbar wird. Sie muss antizipieren, welche Aufgaben in der Zukunft anstehen, potenzielle Störungen voraussehen und gleichzeitig flexibel genug bleiben, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.

Sie ist auch diejenige, die zwischen den Bedürfnissen ihres Teams und den Erwartungen der Geschäftsführung vermitteln muss, was eine ständige mentale Anstrengung erfordert, um Konflikte zu vermeiden oder zu lösen und die Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Diese Anhaltspunkte deuten auf einen (zu) hohen Mental Load hin:

Veränderungen im Verhalten oder in der Leistung

• Abnahme der Produktivität:
  plötzliche oder allmähliche Verringerung der Arbeitsleistung
• Qualitätseinbußen bei der Arbeit:
  Fehlerhäufigkeit oder Nachlässigkeiten, die untypisch für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sind
• veränderte Kommunikation:
  weniger Beteiligung an Meetings, Rückzug von Teamaktivitäten oder eine Veränderung in der Art zu kommunizieren
• emotionale Anzeichen:
  Gereiztheit, Niedergeschlagenheit oder Anzeichen von Angst oder Depression
• physische Anzeichen:
  Zeichen von Erschöpfung, Schlafstörungen, Kopfschmerzen oder eine Zunahme von krankheitsbedingten Ausfällen

Veränderungen im Arbeitsmuster und der Einstellung zur Arbeit

• Überstunden:
  regelmäßiges frühes Erscheinen oder spätes Verlassen, auch ohne direkte Aufforderung oder Notwendigkeit
• Pausenverhalten:
  Auslassen von Pausen oder Arbeiten durch die Mittagspause hindurch
• Motivationsverlust:
  Mangel an Enthusiasmus für Aufgaben, die früher als bereichernd oder erfreulich galten
• Zynismus oder Desinteresse:
  negative Einstellung gegenüber der Arbeit oder dem Arbeitsumfeld, die vorher nicht vorhanden war

Aufgaben priorisieren und delegieren

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten lernen, ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren und, wenn möglich, Aufgaben zu delegieren. Dies hilft, die Arbeitslast zu verteilen und den Mental Load zu verringern.

Falls aktuell aufgrund fehlender Befugnisse nicht die Möglichkeit zur Delegation besteht, muss die Führungskraft einbezogen werden. Wenn die Aufgaben zu viel werden, muss die Führungskraft sagen, welche wichtig und welcher weniger wichtig sind.

Grenzen setzen

Es ist wichtig, klare Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zu ziehen. Dazu gehört:

• Arbeitszeiten einhalten
• E-Mails außerhalb der Arbeitszeit nicht bearbeiten
• bewusst Auszeiten nehmen und Pause machen

Organisations-Tools nutzen

Digitale Kalender, To-do-Listen und Projektmanagement-Tools können helfen, den Überblick über Aufgaben und Fristen zu behalten. Dies verringert das Gefühl, ständig an alles denken zu müssen.

Falls kostenpflichtige Tools benötigt werden, sollte der Arbeitgeber durch eine nachvollziehbare Argumentation davon überzeugt werden, entsprechende Software anzuschaffen. Argumente könnten sein: Zeitersparnis, mehr Transparenz, bessere Selbstorganisation, Vermeidung von Missverständnissen und Fehlplanungen.

Mit dem Arbeitgeber offen kommunizieren

Betroffene sollten ihre Vorgesetzten ansprechen, wenn sie sich überlastet fühlen, und um Unterstützung, Veränderungen oder Klärung bitten. Offenes Feedback über eigene Grenzen und Bedürfnisse kann dazu beitragen, Lösungen zu finden.

Mitarbeitende wenden sich mit ihren Anliegen

• direkt an die Führungskraft oder
• an den Betriebsrat oder
• sie suchen Hilfe bei Personen, die als Ansprechpartner für derlei Themen vom Arbeitgeber beauftragt sind.

Selbstfürsorge praktizieren

Regelmäßige Bewegung, ausreichend Schlaf, gesunde Ernährung und Hobbys oder Aktivitäten, die Entspannung fördern, sind essenziell, um mit Stress umzugehen und das eigene Wohlbefinden zu pflegen.

Wer gemeinsam mit dem Team Selbstfürsorge betreibt, kann im Zuge dessen auch freier über Belastungen sprechen und Kolleginnen sowie Kollegen um Unterstützung und Verständnis bitten. Regelmäßige gemeinsame Team-Events (zum Beispiel Wanderungen, Essengehen, Besuch kultureller Veranstaltungen) tragen dazu bei, wenn sie freiwillig und beliebt sind.

Aufgaben gemeinsam planen

Beziehen Sie Ihr Team in die Planungsphase mit ein. Dies kann durch Brainstorming-Sitzungen oder regelmäßige Planungstreffen geschehen. Durch die Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Entscheidungsprozess fühlen sie sich wertgeschätzt und sind eher bereit, Verantwortung zu übernehmen und Teammitgliedern Arbeit abzunehmen.

Erkennen und nutzen Sie die individuellen Stärken jedes Teammitglieds. Dies ermöglicht es Ihnen, Aufgaben entsprechend zu verteilen und sicherzustellen, dass jede und jeder die eigenen Fähigkeiten optimal einsetzen kann.

Seien Sie trotzdem flexibel bei der Zuteilung und Zuweisung von Aufgaben. Die Fähigkeit, Pläne anzupassen und auf Veränderungen zu reagieren, ist entscheidend, um Überlastung zu vermeiden und den Anforderungen gerecht zu werden.

Teammitglieder zu Selbstfürsorge ermutigen

Helfen Sie Ihrem Team, Aufgaben zu priorisieren. Nicht alles muss sofort erledigt werden. Durch die Festlegung von Prioritäten können sich die Mitarbeitenden auf das Wesentliche konzentrieren und vermeiden, sich in weniger wichtigen Aufgaben zu verlieren.

Ermutigen Sie Ihr Team, regelmäßige Pausen einzulegen und Urlaub zu nehmen. Ausgeruhte Mitarbeitende sind produktiver und können ihre Aufgaben schneller und besser bewältigen.

Mitarbeitende motivieren

Bieten Sie regelmäßiges Feedback und erkennen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden an. Bedanken Sie sich bei den Betroffenen, dass diese die unscheinbaren Aufgaben immer wieder übernehmen und erledigen. Anerkennung kann die Motivation steigern und dazu beitragen, dass sich die Arbeit gerechter und lohnender anfühlt.

Stark belastete Mitarbeitende können Sie auch dadurch motivieren, dass Sie bewusst Aufgaben umverteilen und damit signalisieren: Du bist nicht allein für alles verantwortlich.