ModerationZiele von Besprechungen richtig festlegen

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Ziele für Meetings sollten so formuliert werden, dass sie konkret das Ergebnis dieser Besprechung beschreiben. So lässt sich auch feststellen, ob das Meetings überhaupt sinnvoll ist.
erschienen: 16.03.2016
Schlagwörter: Moderieren, Meeting
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Was ist Ihr Startpunkt für die Planung einer Besprechung? Das Thema, um das es gehen soll? Die Teilnehmer, die eingeladen werden? Zeiten und Räume? Oft beginnen Moderatoren einer Besprechung ihre Planung mit diesen Fragestellungen. Das ist verständlich, denn die genannten Fragen liegen oft auf der Hand, stellen manchmal auch einen entscheidenden Faktor dar. Trotzdem birgt diese Vorgehensweise die Gefahr für ein ineffektives Meeting.

Mit dem Ziel beginnen

Beginnen Sie immer mit der Beschreibung dessen, was in dem Meeting erreicht werden soll. Mit der Zielsetzung zu beginnen hat dabei mehrere Vorteile: Erstens sind Sie gezwungen, das Ziel am Anfang gut zu durchdenken und – auf jeden Fall schriftlich – auszuformulieren. Das erleichtert die weitere Vorbereitung, da ja alle weiteren Vorbereitungsschritte, also wer teilnimmt, welche Prozessschritte geplant werden oder wie viel Zeit es braucht, unmittelbar von der Zielsetzung abhängen. Schließlich können Sie zum Beispiel den Teilnehmerkreis nur dann sinnvoll festlegen, wenn klar ist, was in dem Meeting erreichter werden soll.

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Konkrete Besprechungsziele statt allgemeine Ziele setzen

Bei der Zielsetzung geht es um die Frage, was am Ende der Besprechung konkret anders ist als vorher. Ein typischer Fehler bei der Formulierung der Ziele ist es, eher allgemeine Ziele für den Gesamtprozess festzulegen. Findet die Besprechung zum Beispiel im Rahmen eines Kosteneinsparungsprojekts statt, ist es wenig hilfreich, Ziele wie „Kosteneinsparungen von drei Millionen Euro“ zu formulieren. Dieses Ziel hat zwar für das Projekt seine Berechtigung und kann als Orientierung für die Ziele des Meetings dienen, kann aber am Ende einer Besprechung niemals erreicht werden.

Formulieren Sie das Ziel stattdessen so, dass es konkret das Ergebnis dieses einen Meetings beschreibt. Beispiel: „Es soll die Entscheidung getroffen werden, welche Abteilungen in welchem Umfang Kosten sparen“. Die Zielformulierung „Es sollen mögliche Einsparungsfelder identifiziert und in ihrem Sparpotenzial abgeschätzt werden“, hätte dagegen eine völlig anders geartete Besprechung zur Folge, obwohl beide der gleichen Projektzielsetzung dienen können.

Sinn der Besprechung überprüfen

Auf diese Weise werden Sie schon bei der Formulierung des Ziels feststellen, ob die Besprechung überhaupt sinnvoll ist, um das Ziel zu erreichen. Oft entdeckt man bereits bei der Zielformulierung, dass zum Beispiel mit einer schriftlichen Information oder in einem Vier-Augen-Gespräch das Ziel besser oder zumindest mit weniger Aufwand erreicht werden kann.

Außerdem gilt: Wenn es Ihnen schwer fällt, ein sinnvolles Ziel zu formulieren, ist dies oft ein Zeichen dafür, dass die geplante Veranstaltung wahrscheinlich sinnlos ist. Denn wenn nach der Besprechung nichts anders ist als vorher, laden Sie lieber gar nicht erst dazu ein.

Zielsetzung kommunizieren und visualisieren

Wenn den Teilnehmern die Zielsetzung bereits in der Einladung kommuniziert wird, steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie vorbereit zur Besprechung kommen. Sie haben dann eine klare Vorstellung davon, was dort erarbeitet werden soll. So kann jeder Teilnehmer für sich bereits im Vorfeld überprüfen, welchen Beitrag er oder sie zur Zielsetzung leisten kann.

Auch für die Durchführung des Meetings ist eine klare Zielformulierung von Vorteil: Die Gefahr, in abschweifende Diskussionen zu geraten, ist deutlich geringer, wenn alle Teilnehmer eine klare – und vor allem die gleiche – Vorstellung davon haben, was in der Besprechung erreicht werden soll. Dazu ist es hilfreich, die Besprechungsziele während des Meetings dauerhaft, zum Beispiel auf einem Flip-Chart-Blatt, vor Augen zu haben. So lässt sich immer wieder darauf fokussieren, nicht nur vom Moderator, sondern auch von den Teilnehmern selbst. Damit werden Ihre Besprechungen im wahrsten Sinne des Wortes zielführender.

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Über den Autor
Jochen Schlicht

Jochen Schlicht ist Gründer und Inhaber von ProModerare sowie Trainer, Coach und Moderator. Davor war er in internationalen Führungspositionen in Marketing und Vertrieb tätig.

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