Open Book AccountingLieferanten legen Kosten und Kalkulation offen

© v.poth - Fotolia.com
Mit Open Book Accounting oder „offener Kalkulation“ stärken Kunde und Lieferant das Vertrauen in die zukünftige Partnerschaft. Doch dieses Verfahren birgt auch Risiken.
erschienen: 06.04.2016
Schlagwörter: Einkauf, Prozesskosten
(1 Bewertung)

Mit der Methode des Open Book Accounting können Lieferanten (Zulieferer) und deren Kunden die Kosten für Einkauf, Beschaffung und Logistik minimieren. Einkäufer haben mit dem Einblick in die Bücher ihrer Lieferanten, in deren Kostenstruktur und Kalkulation die Möglichkeit, Einsparpotenziale zu identifizieren. Dazu nehmen sie den gesamten Wertschöpfungsprozess unter die Lupe. Das geht aber nur, wenn sie genügend Informationen haben – und die müssen die Lieferanten in der Lieferkette zur Verfügung stellen. Einkäufer benötigen Transparenz, um damit möglichst viel über den Verkaufspreis zu erfahren und um zu erkennen, wie sich dieser zusammensetzt.

StichwortOpen Book Accounting

Open Book Accounting (auch Open-Book-Verfahren oder offene Kalkulation) bezeichnet die Offenlegung von Kosteninformationen oder Angebotskalkulation unter rechtlich selbstständigen Geschäftspartnern. Es erlaubt Unternehmen, Kostentreiber zu entdecken, Angebote zu optimieren und Einkaufspreise zu verringern. Mit dieser Methode können Lieferant (Zulieferer) und Kunde ihre Zusammenarbeit intensivieren und für beide vorteilhaft gestalten.

Open Book Accounting in der Automobilindustrie

Open Book Accounting ist vor allem in der Automobilindustrie weit verbreitet, weil dort die Zulieferer einen größeren Anteil an der Wertschöpfung haben. Das erhöht die Chance gemeinsamer Einsparungen. Außerdem haben Autobauer als große Kunden viel Macht, um von ihren Zulieferern offene Bücher zu verlangen.

In anderen Branchen finden die meisten Verhandlungen zwischen Lieferant und Kunde mit geschlossenen Büchern statt. Sie sind intransparent, denn die Lieferanten wollen nicht zeigen, wie hoch ihre Gewinnmargen, ihre Herstell- und Gemeinkosten sind. Verhandlungen mit dem Open-Book-Verfahren sind deshalb eher die Ausnahme. Allerdings wird sie immer öfter von Einkäufern genutzt beziehungsweise verlangt.

Open Book Accounting hilft bei Prozessverbesserungen

Wenn sie offen über Kosten sprechen, profitieren die Lieferanten von der Kompetenz der Kunden; zum Beispiel den großen Automobilproduzenten. Die Kunden schicken ihre Berater zum Zulieferer, um die Einkäufer zu schulen, damit diese ihrerseits die Materialkosten senken können. Zudem zeigen die Berater, wie die Produktion effizienter gestaltet und wie Herstell- und Gemeinkosten reduziert werden können. So optimiert der Abnehmer die Abläufe beim Zulieferer. Denn wenn der die geringeren Kosten an den Kunden weitergibt, profitieren beide: Der Lieferant bekommt den Auftrag und der Abnehmer reduziert seine Kosten.

Die eigene Verhandlungsposition sichtbar machen

Manchmal kann sich ein kleiner Lieferant mit Open Book Accounting vor überzogenen Forderungen eines großen Abnehmers schützen. Er kann glaubhaft signalisieren, seine Kosten nicht weiter senken zu können. Nur wenn diese Kalkulation, die Kosten und der Gewinnaufschlag vom Kunden akzeptiert werden, kann es zu einer langfristigen Zusammenarbeit kommen. Sonst droht dem Lieferanten das Aus.

Zudem kann sich ein Lieferant mit dem Open-Book-Verfahren von seinen Wettbewerbern abgrenzen. Er zeigt dem Abnehmer, dass er an einer langfristigen und für beide Seiten ertragreichen Zusammenarbeit interessiert ist.

Downloads im Shop

Open Book Accounting als Risiko für Lieferanten

Aber nicht zwangsläufig kommt es beim Austausch von Kosteninformationen zu einer Win-Win-Situation. Vor allem Lieferanten machen sich verwundbar. Der Abnehmer bekommt Informationen, die seine Verhandlungsposition enorm stärken. Wenn er die Kosten beim Zulieferer kennt, kann er dessen Marge ausrechnen. Bei den nächsten Preisverhandlungen weiß er genau, wie weit er den Preis drücken kann.

Damit nicht genug: Wenn ein Abnehmer die Kosten bei mehreren Zulieferern kennt, kann er diese gegeneinander ausspielen. Manche Abnehmer suchen sich die laut Kalkulation ihrer Zulieferer kostengünstigsten Positionen heraus und basteln sich daraus einen kostenoptimalen fiktiven Wunsch-Lieferanten zusammen. Das ist die Messlatte für die Kosten, die der Abnehmer maximal bezahlen will. Er wird dann alle Lieferantenangebote daran messen und die Auftragserteilung von diesen Kosten und Preisen abhängig machen.

Deshalb müssen sich Zulieferer vor Ausbeutung durch die Abnehmer schützen. Sie können zum Beispiel nur bestimmte Kennzahlen offenlegen, die keine Rückschlüsse auf die Gewinnmarge zulassen. Zudem können sie Puffer einbauen. Sie legen zum Beispiel nur die Listenpreise offen. Wer große Mengen an Materialien oder Rohstoffen einkauft, erhält auf den Listenpreis einen Rabatt. Wenn der Zulieferer die Listenpreise statt der wirklich bezahlten Preise an den Abnehmer weitergibt, hat er einen Puffer. Und die Wahrscheinlichkeit ist gering, dass dies nachvollziehbar ist.

Lieferanten vom Open Book Accounting überzeugen

Vor allem spielt die Machtbeziehung zwischen Abnehmer und Lieferant eine wichtige Rolle. Je höher die Abhängigkeit des Lieferanten, umso eher können Einkäufer Open Book Accounting durchsetzen. Besonders bei neuen Lieferanten können Einkäufer eine offene Abrechnung fordern, denn: Der neue Lieferant steht diesem Instrument aufgrund des potenziellen Mehrumsatzes grundsätzlich offener gegenüber; er will ja den Auftrag haben.

Eine Möglichkeit, den Lieferanten vom Open Book Accounting zu überzeugen, ist ein Audit. Wenn die genauen Abläufe der Herstellung und der Logistik bekannt sind, können gemeinsam Schwachstellen ausfindig gemacht und die Prozesse optimiert werden. Beispielsweise können Einkäufer Lieferanten im Bereich Logistik beraten oder auf preiswertere Dienstleister aufmerksam machen. Die Lieferanten können dann diese Kostenvorteile auch gegenüber anderen Kunden ausspielen.

Legen die Lieferanten ihre Kalkulation offen, müssen diese auf Plausibilität überprüft werden. Ein Vergleich mit anderen Lieferanten, Kalkulationstools oder eigene Fachkenntnisse können hier Klarheit schaffen. Ziel ist es außerdem, dem Lieferanten aufzuzeigen, dass man sich ständig mit den aktuellen Preisentwicklungen am Markt, beispielsweise bei Rohstoffen oder auch Materialeinsätzen, auseinandersetzt. So können die einzelnen Positionen in der Kalkulation auf Richtigkeit überprüft und hinterfragt werden.

Offene Kalkulation nicht bei niedrigen Einkaufsvolumina

Einkäufer sollten allerdings beachten, dass nicht alle Produkte für die offene Kalkulation geeignet sind. Da das Instrument einen gewissen Umsetzungsaufwand voraussetzt, lohnt es sich nicht für Produkte mit niedrigen Einkaufsvolumina. Dort reichen normale Preisvergleiche aus.

Die offene Kalkulation eignet sich zudem nicht für Artikel mit geringer Komplexität, da sich der Einkäufer dort auch meist selbst, ohne großen Aufwand, die Kosten des Lieferanten herleiten kann. Demnach eignen sich nur Artikel mit hohem Einkaufsvolumen und einer relativ hohen Wertschöpfung für das Open Book Accounting.

Bereitschaft zur Kooperation setzt Vertrauen voraus

Nur wenn Lieferant und Kunde sich gegenseitig vertrauen, werden sie eine langfristige Partnerschaft anstreben. Der Lieferant wird bereit sein, seine Kalkulation und Kosten offenzulegen, und der Kunde wird Zeit und Geld investieren, um Prozesse beim Lieferanten zu durchleuchten und zu verbessern. Der Kunde will günstige Einkaufspreise, der Lieferant eine langfristige Zusammenarbeit und einen hohen Umsatz mit diesem Kunden.

Wenn der Einkäufer die offene Kalkulation seines Lieferanten missbraucht, um Konkurrenten gegenseitig auszuspielen, dann wird das Vertrauen schnell bröckeln. Herrscht dann noch ein Machtgleichgewicht, wird der Abnehmer kaum in der Lage sein, den Lieferanten von Kostentransparenz zu überzeugen. Das zeigen auch Experimente und Befragungen. Die Bereitschaft zur Kooperation und zum Open Book Accounting geht zurück, obwohl der Vorteil des Zulieferers steigen würde. So dürfte es sehr schwierig sein, Open Book Accounting in Branchen mit Machtgleichgewicht, starkem Wettbewerb und wenig Vertrauen durchzusetzen.

Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl im Management-Handbuch
weiter »
(1 Bewertung)  Artikel bewerten
Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig
Anschriftb-wise GmbH
Bismarckstraße 21
76133 Karlsruhe
Telefon+49 721 183970
E-Mailredaktion@business-wissen.de
Internetwww.business-wissen.de
Xingwww.xing.com/profile/Juergen_Fleig3