TeamentwicklungBarrieren zwischen Teams abbauen

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Viele Teams grenzen sich von anderen ab, so dass Prozesse nicht richtig funktionieren. Führungskräfte können dem durch geeignetes Verhalten entgegenwirken.
erschienen: 07.01.2016
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Globalisierung und Internet lassen die Menschen in den Unternehmen immer mehr zusammenrücken. Es scheint kaum noch Grenzen zu geben, wenn es darum geht, mit anderen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Doch dieser Blick täuscht, denn fast jeder weiß aus seinem Arbeitsumfeld, wie viele Barrieren es immer noch gibt. Manchmal scheinen sich die Gräben sogar noch zu vertiefen, weil vieles komplexer geworden ist. Das verursacht Ängste und Unsicherheit.

Viele Mitarbeiter ziehen sich deshalb zurück und grenzen sich ab. Die Folgen: Die Zusammenarbeit zwischen Teams (und oft auch innerhalb der Teams) funktioniert nicht. Die Teammitglieder kommen mit ihrer Arbeit nicht voran und fühlen sich gebremst. Abläufe stocken und sind nicht aufeinander abgestimmt. Informationen werden nicht weitergegeben und die Teams beäugen sich misstrauisch. Die Mitarbeiter leisten weniger, als sie eigentlich könnten. Konfliktpotenzial und Frustration nehmen zu.

Barrieren der Zusammenarbeit identifizieren

Viele Barrieren sind gar nicht so offensichtlich, sondern müssen erst identifiziert werden. Erst dann lassen sich folgende Fragen beantworten:

  • Wie lassen sich Abgrenzungen zwischen Teams und Abteilungen und das Unverständnis für die Belange der Lieferanten und Kunden überwinden?
  • Wie können die Rahmenbedingungen für die tägliche Arbeit verbessert werden?

Chris Ernst und Donna Chrobot-Mason vom Center for Creative Leadership (Greensbori, North Carolina) und der University of Cincinnati haben dafür Tausende Manager befragt, um die wichtigen Barrieren zu identifizieren und mögliche Lösungen für deren Überwindung zu entwickeln. Ihre Erkenntnis: In der modernen Welt kommt es besonders auf die Führungskräfte an, die in der Lage sein müssen, diese Barrieren zu überwinden, Brücken zu schlagen und scheinbar Gegensätzliches zu verbinden.

Was das Leben der Teams so schwer macht

Die Wissenschaftler haben fünf typische Barrieren entdeckt, die das Arbeiten zwischen Teams, Arbeitsgruppen und Abteilungen schwer machen, Abläufe bremsen und verzögern und die Kommunikation behindern:

Hierarchien

Hier geht es um Organigramme und die Zuordnung von Entscheidungsbefugnissen auf unterschiedlichen Hierarchiestufen. Je nach Größe des Unternehmens sind sie mehr oder weniger stark ausgeprägt. Große Leitungsspannen – Vorgesetzte mit vielen Mitarbeitern – erschweren die Kommunikation genauso wie unklare Befugnisse und verschlungene Entscheidungswege. Die Teams wissen nicht so recht, wofür sie stehen und was sie dürfen.

Abteilungsgrenzen

Hier greift die Metapher: Abteilungen sitzen hinter Mauern, Mitarbeiter arbeiten in Silos und wollen mit Nachbarabteilungen wenig zu tun haben. Informationen fließen spärlich, man beäugt sich misstrauisch und stimmt sich selten ab. Oft kommt es zu Konflikten.

Stakeholder

Die Zusammenarbeit mit Lieferanten oder Kunden funktioniert nicht, weil die Schnittstellen nicht zusammenpassen und die Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind. Es besteht ein Misstrauen gegenüber anderen Stakeholdern wie Banken und Behörden, so dass es immer wieder zu Konflikten kommt.

Demografie und Mitarbeiterstruktur

Dass alle Mitarbeiter anders sind, zeigt sich vor allem bei ihrer Zusammenarbeit. Hier spielen Alter, Geschlecht und kultureller Hintergrund eine Rolle.

Geografie

Den global aktiven Unternehmen fällt es schwer, ihre Prozesse aufeinander abzustimmen. Lieferanten sitzen beispielsweise in China, Kunden in Südamerika, die Zentrale in London, Forschung und Entwicklung in München. Auch über E-Mail und Internet lässt sich nicht alles koordinieren.

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Führungskräfte müssen Barrieren abmildern

Die genannten Barrieren lassen sich nicht so einfach oder auch gar nicht aufheben. Ernst und Chrobot-Mason haben Lösungen identifieziert, mit denen das gelingen kann: Alle Mitarbeiter eines Teams arbeiten gerne zusammen. Die Führungskraft unterstützt sie. Entscheidungen werden schnell und klar getroffen. Bei der Zusammenarbeit mit Abteilungen weiß jeder, was zu tun ist. Man hilft sich gegenseitig. Auch Alters- und Kulturunterschiede spielen keine Rolle; sie befruchten die Arbeit, indem jeder seine Stärken einbringt. Die Prozessketten zu Lieferanten und Kunden sind klar definiert und alle halten sich daran.

Doch von diesem Ideal dürften die meisten Unternehmen ein gutes Stück entfernt sein. Jetzt kommt es auf die Führungskräfte an. Sie müssen durch ihr Verhalten und ihre Arbeit dafür sorgen, dass die Barrieren und Grenzen nach und nach abgetragen werden. Sie müssen geeignete Rahmenbedingungen schaffen, damit die Mitarbeiter ein klares Selbstverständnis von sich, ihren Aufgaben und ihrem Team haben, damit jeder weiß, wofür er und die anderen da sind und damit es Gelegenheiten zum Austausch gibt. Die Forscher haben sechs Methoden dafür beschrieben:

Aufgabenstellung und Rollenverteilung klar machen

Vorgesetze schützen ihr Team. Sie sorgen vor allem dafür, dass es ein klares Profil hat, das es von allen anderen innerhalb und außerhalb des Unternehmens unterscheidet. Dazu zählt ein gemeinsames Selbstverständnis über den Zweck und die Ziele, eine klare Aufgabenstellung und Rollenverteilung. Die Führungskraft muss vermitteln: „Dafür tragen wir in unserem Unternehmen die Verantwortung.“ Damit schafft der Vorgesetzte die notwendige Sicherheit, die jedes Team braucht.

Aufgaben und Verantwortung anderer Teams sichtbar machen

Wenn jedes Team ein eigenes Selbstverständnis hat, kann es auch die anderen Teams sowie Kunden und Lieferanten besser verstehen. Klare Profile schaffen Einsicht. Der Vorgesetzte muss dafür sorgen, dass jeder weiß, was die anderen tun, wofür sie Verantwortung tragen und welche Aufgaben sie haben. Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen den Teams werden sichtbar und verständlich. Hilfreich ist, wenn sich die Mitarbeiter dazu in das andere Team, mit dem sie zu tun haben, hineinversetzen, in gemeinsamen Besprechungen ein Verständnis für die jeweiligen Probleme, Ziele und Anforderungen herstellen. So respektieren sich die Teams gegenseitig.

Freiräume zum Austausch schaffen

Zunächst sind es nur einzelne Mitarbeiter, die den geschützten Innenbereich ihres Teams verlassen und sich mit einem Mitarbeiter eines anderen Teams verbinden. Sie kommunizieren häufig, stimmen sich ab, definieren gemeinsame Regeln und Prozesse, so dass die Aufgaben und die Abläufe in beiden Teams besser zueinander passen. Der Vorgesetzte schafft dafür die notwendigen Freiräume. Oft sind das tatsächlich Räume für Besprechungen oder die Kaffeeecke, in der sich Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen treffen, über ihre Arbeit sprechen, sich abstimmen, offene Punkte klären oder gemeinsam Ideen entwickeln. So entsteht gegenseitiges Vertrauen.

Gemeinsame Ziele entwickeln

Wer seine Kollegen aus anderen Abteilungen, den Logistiker des Zulieferers und den Einkäufer des Kunden persönlich kennt, wer ein Verständnis für dessen Aufgaben, Anforderungen und Probleme entwickelt, kann sich auf die Suche nach gemeinsamen Zielen machen und entwickelt eine übergreifende Identität. Wenn Probleme auftauchen, werden sie gemeinsam gelöst. Beispiele und Geschichten über eine erfolgreiche Zusammenarbeit über die Teamgrenzen hinaus verdeutlichen und stärken das. Es entwickelt sich eine übergreifende Gemeinschaft.

Sich gegenseitig befruchten und gemeinsam lernen

Die Zusammenarbeit der Teams wird gefestigt und dauerhaft. Immer mehr Aufgaben und Prozesse werden aufeinander abgestimmt. Organisation und Technik werden kompatibel. Dabei weiß jedes Team, was seine Kompetenzen sind und was die anderen machen. In gleicher Weise erkennen die Mitarbeiter, wie diese unterschiedlichen Kompetenzen (und ihre jeweiligen Kulturen) zusammenspielen und sich befruchten können. Das fördert auch gemeinsame Lernprozesse. Es entsteht ein Gebilde mit einem gemeinsamen Ziel und Selbstverständnis.

Teams neu erfinden

Am Ende haben die Mitglieder ein neues Selbstverständnis von sich und ihrer Arbeit. Viele Grenzen lösen sich auf, Barrieren verschwinden, weil die Mitarbeiter sich mit allen anderen als eine Gemeinschaft sehen. Informationen fließen ungehindert, Führungskräfte werden zum Coach. Das Team und das gesamte Unternehmen haben sich neu erfunden.

Fazit

Was für ein Team gilt, lässt sich auch auf die einzelnen Teammitglieder übertragen. Jeder braucht Sicherheit und Respekt, den er dann auch anderen gegenüber zeigt. Von dieser sicheren Basis aus kann er sich öffnen für die Ziele der Mitarbeiter aus anderen Teams und Abteilungen, für deren Befindlichkeiten, Anforderungen und Interessen. Er knüpft Kontakte, baut diese aus, richtet seine Tätigkeit und am Ende auch sein Selbstverständnis auf das der anderen aus.

Zusammenarbeit über die Abteilungsgrenzen hinweg kann nicht verordnet werden. Die Menschen müssen zueinander finden. Dabei handelt es sich um einen längeren Prozess, den die Führungskräfte anstoßen, begleiten und fördern müssen. Voraussetzung ist, dass die Abteilungen und Teams ein klares Selbstverständnis haben, ihre Ziele und ihre Aufgaben kennen. Ihre Kompetenz und ihre Rolle im Unternehmen und im Zusammenspiel mit Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern müssen bekannt und respektiert sein.

Teamentwicklung im Management-Handbuch
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