VertretungsregelungWer darf im Unternehmen rechtsverbindliche Unterschriften leisten?

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Überblick über die gesetzlichen Bestimmungen zur Leistung rechtsverbindlicher Unterschriften für Personen- und Kapitalgesellschaften.
erschienen: 13.06.2016
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Eine klare Regelung der Zuständigkeiten und Vollmachten gehört zum unbedingten Grundgerüst jedes Unternehmens. Denn kaum ein Inhaber oder Geschäftsführer wird alle Aufgaben selbst wahrnehmen. Erweitert wird deren Wirkungskreis durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die innerhalb des Betriebs entscheiden und auch nach außen handeln. Unter anderem durch rechtsverbindliche Unterschriften.

Unterschriften können eine persönliche Haftung begründen

Vor allem im Kontakt mit Geschäftspartnern und Kunden, insbesondere aber bei Vertragsabschlüssen, stellt sich also die Frage, wer, wie, wo und wann für ein Unternehmen rechtsverbindlich agieren darf und welche juristischen Konsequenzen dies hat. Denn damit werden Verpflichtungen und Rechte begründet, für die ein Geschäftsinhaber einzustehen hat. Dies ist von enormer Bedeutung nicht nur für die Verbindlichkeit der Vertragsunterschrift, mithin der Rechtswirksamkeit einer abgegebenen Willenserklärung beziehungsweise der Gültigkeit eines Vertrags, sondern auch für die Frage, ob aufgrund der Unterschrift eine persönliche Haftung desjenigen entsteht, der die Unterschrift (womöglich unberechtigt) leistet.

Jeder, der am Betriebsgeschehen und Geschäftsverkehr teilnimmt – ob Unternehmer, Einzelkaufmann, Geschäftsführer, Gesellschafter, Prokurist, Bevollmächtigter, Mitarbeiter oder Geschäftspartner – sollte deshalb die rechtlichen Grundzüge, Haftungsrisiken und Gestaltungsmöglichkeiten kennen. Diese sind zwar, je nach Fallkonstellation, oft ähnlich – obwohl in verschiedenen Gesetzesvorschriften „versteckt“ im Handeslgesetzbuch (HGB) und Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) über das GmbH-Gesetz und das Aktiengesetz bis zum Vereins- und Stiftungsrecht. Es können aber sehr unterschiedliche Regelungen notwendig sein und sogar nebeneinander existieren, beispielsweise bei der GmbH und Co. KG, der GmbH und der KG.

Die Vertretungsberechtigung richtet sich nach der Rechtsform

Wer Unternehmen in erster Linie vertritt (die Gesetze verwenden meist den Begriff der „Vertretungsmacht“) und in welcher Weise, wie dies beschränkt oder erweitert werden kann, richtet sich nach der Rechtsform, in der das betreffende Unternehmen handelt. Im Folgenden ein Überblick über die Vorschriften zu den gesetzlichen Vertretern in den gebräuchlichsten Unternehmensformen. Zunächst die Personengesellschaften:

Vertretungsberechtigung in einer GbR

Die Vertretungsberechtigung der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) richtet sich nach der Geschäftsführungsbefugnis. Diese steht gemäß § 709 BGB allen Gesellschaftern gemeinschaftlich zu und erfordert die Zustimmung aller Gesellschafter. Soweit einem Gesellschafter nach dem Gesellschaftsvertrag (§ 714 BGB) auch die Befugnis zur Geschäftsführung zusteht, ist er im Zweifel auch allein ermächtigt, die anderen Gesellschafter Dritten gegenüber zu vertreten. Beschränkungen sind dennoch möglich. Dies gilt jedoch nicht für Grundlagengeschäfte, wie etwa die Änderung des Gesellschaftsvertrags oder die Aufnahme neuer Gesellschafter sowie für Geschäfte außerhalb des Geschäftszwecks. Die Vertretung der GbR ist nicht aus einem Register ersichtlich, weshalb die Vertretungsberechtigung im Zweifel durch Vorlage des Gesellschaftsvertrags nachgewiesen werden muss.

Vertretungsberechtigung in einer OHG

In einer Offenen Handelsgesellschaft (OHG) steht jedem Gesellschafter grundsätzlich ein Einzelvertretungsrecht nach § 125 HGB zu, sofern er nicht durch Gesellschaftervertrag von der Vertretung ausgeschlossen ist. Die Vertretungsmacht verbleibt dann bei den übrigen Gesellschaftern, wiederum als jeweils Einzelvertretungsbefugnis. Im Gesellschaftsvertrag kann aber auch eine Gesamtvertretung vereinbart werden oder auch eine „unechte Gesamtvertretungsmacht“ (ein Gesellschafter gemeinsam mit einem Prokuristen). Der Umfang der Vertretungsmacht ist in § 126 HGB festgelegt, kann jedoch gegenüber Dritten nicht wirksam beschränkt werden. Ersichtlich ist die Vertretung der OHG im Handelsregister, und zwar in der Abteilung A für Personengesellschaften (HRA).

Vertretungsberechtigung in einer KG

In einer Kommanditgesellschaft (KG) ist gemäß § 170 HGB der Kommanditist nicht zur Vertretung der KG ermächtigt. Dazu berechtigt sind nach §§ 161 und 125 HGB allein die Komplementäre. Grundsätzlich steht ihnen eine Einzelvertretung zu, sofern dies nicht durch den Gesellschaftsvertrag im Einzelfall ausgeschlossen ist. Dann steht die Vertretungsmacht nur den übrigen Gesellschaftern zu – und zwar weiterhin als Einzelvertretungsmacht. Im Gesellschaftsvertrag kann aber, wie bei der OHG, auch eine Gesamtvertretung oder eine „unechte Gesamtvertretungsmacht“ (ein Gesellschafter gemeinsam mit einem Prokuristen) vereinbart werden. Ebenso gilt: Der Umfang der Vertretungsmacht ist gesetzlich festgelegt und kann gegenüber Dritten nicht wirksam beschränkt werden. Die Vertretung der KG ist im Handelsregister ersichtlich, ebenfalls im HRA.

Vertretungsberechtigung in einer GmbH & Co. KG

Gemäß § 170 HGB sind nicht die Kommanditisten zur Vertretung der Gesellschaft ermächtigt. Dazu sind, wie bei einer KG, allein die Komplementäre berechtigt. Zur Erläuterung: Komplementär bei der GmbH & Co. KG ist die GmbH; diese vertritt die KG und wird wiederum von ihrem Geschäftsführer nach den Vorschriften des GmbH-Gesetzes (GmbHG) vertreten. Bei mehreren Geschäftsführern besteht grundsätzlich eine Gesamtvertretung, sofern im Gesellschaftsvertrag nichts Anderes bestimmt ist.

Die Vertretungsmacht der Geschäftsführer lässt sich nicht nach außen beschränken. Eingesehen werden können die Vertretungsregelungen der KG im Handelsregister in der Abteilung A (HRA), die der Komplementär-GmbH in der Abteilung B (HRB). Also: Bei der GmbH & Co. KG sollten bei Bedarf immer zwei Handelsregisterauszüge geprüft werden – um bei der KG festzustellen, wer persönlich haftender Gesellschafter ist, und bei der GmbH, um festzustellen, wer diese vertritt.

Vertretungsberechtigung in einer Partnerschaftsgesellschaft

Gemäß § 7 Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG) gelten die Vorschriften der OHG, sodass den Partnern Einzelvertretungsmacht zusteht, sofern nicht ein einzelner Partner durch den Gesellschaftsvertrag von der Vertretung ausgeschlossen ist. Auch hier kann Gesamtvertretungsmacht vereinbart werden. § 125 Abs. 3 HGB ist aber aufgrund fehlender Prokuristen und Handlungsbevollmächtigter nicht anwendbar. Gemäß §§ 7 PartGG und 126 HGB ist auch hier der Umfang der Vertretungsmacht gegenüber Dritten grundsätzlich nicht beschränkbar. Für eine Partnerschaftsgesellschaft und ihre Vertretungsregelungen besteht die Pflicht, diese im Partnerschaftsregister (PR) des zuständigen Amtsgerichts zu hinterlegen.

Für Körperschaften (Kapitalgesellschaften) gilt:

Vertretungsberechtigung in einer GmbH

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) wird gemäß § 35 GmbHG vom Geschäftsführer vertreten. Bei mehreren Geschäftsführern besteht grundsätzlich eine Gesamtvertretung, sofern gesellschaftsvertraglich nichts Anderes bestimmt ist, was aber nach außen nicht eingeschränkt werden kann. Das Recht zur Vertretung der GmbH ergibt sich aus dem Handelsregister B, in welchem die GmbH als Kapitalgesellschaft registriert sein muss.

Vertretungsberechtigung in einer AG

Die Vertretung der Aktiengesellschaft (AG) erfolgt gemäß § 78 Aktiengesetz (AktG) durch den Vorstand; im Zweifel besteht Gesamtvertretungsbefugnis. Durch die Satzung kann aber auch eine Einzelvertretungsmacht bestimmt werden. Auch die AG ist im Handelsregister in der Abteilung B eingetragen, inklusive der Vertretungsregelungen.

Vertretungsberechtigung in einem Verein

Die Vertretung in einem eingetragenen Verein (e.V.) obliegt gemäß § 26 BGB dem Vorstand. Das Vertretungsrecht gegenüber Dritten kann jedoch durch die Satzung beschränkt werden. Als Besonderheit besteht beim Verein die Möglichkeit der Bestellung eines besonderen Vertreters nach § 30 BGB. Dessen Vertretungsmacht erstreckt sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte, die der ihm zugewiesene Geschäftskreis gewöhnlich mit sich bringt. Ersichtlich ist das aus dem Vereinsregister, das beim Amtsgericht geführt wird.

Vertretungsberechtigung in einer Stiftung

Gemäß § 26 BGB obliegt die Vertretung der Stiftung dem Vorstand. Die Vertretungsmacht gegenüber Dritten kann durch die Satzung beschränkt werden. Bei dieser Unternehmensform gibt es kein staatliches Register. Nach den jeweiligen Landesstiftungsgesetzen müssen die Zusammensetzung und jede Änderung der Stiftungsorgane der Stiftungsaufsicht angezeigt werden. Diese bestätigt der Stiftung die Vertretungsberechtigung durch eine entsprechende Bescheinigung. Bei Zweifeln an der Vertretungsmacht des Unterzeichners sollte eine beglaubigte Abschrift der Vertretungsbescheinigung angefordert werden. Die Stiftungsaufsicht ist in Deutschland Sache der Bundesländer. Sie ist, je nach Bundesland, anderen Behörden zugewiesen, wie etwa den Regierungspräsidien in Baden-Württemberg oder Hessen, den Bezirksregierungen in Bayern oder Nordrhein-Westfalen oder den Innenministerien in Niedersachsen oder Mecklenburg-Vorpommern.

Hinweis: Für die gesetzlichen Vertretungsregeln in den hier nicht behandelten Personen- und Kapitalgesellschaften, wie unter anderem die Genossenschaften, die Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) oder die Société Européenne (SE), gelten in der Tendenz oft ähnliche, zum Teil aber auch andere Vorgaben.

[Redaktion in Zusammenarbeit mit W&W Publishers, Hanau]

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Über den Autor
Dr. Jürgen Breitenstein

Jürgen Breitenstein ist spezialisiert auf Handels- und Gesellschafts- sowie auf Arbeitsrecht. Er hält Seminare für leitende Angestellte und Geschäftsführer.

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