Premium
Büroorganisation

Aufgaben erledigen nach der Methode Getting Things Done

Planen und strukturieren Sie Ihren Arbeitstag strikt nach der Methode „Getting Things Done“. Dafür brauchen Sie einen Posteingang für alle(!) Aufgaben. Diese werden mit der Bearbeitung des Posteingangs danach bewertet, ob sie überhaupt, gleich oder später bearbeitet werden. Damit strukturieren Sie Ihre Aufgaben und Ihren Arbeitsvorrat, den Sie dann planvoll abarbeiten.

Entwickeln Sie Ihren typischen Arbeitsprozess, der Ihren Alltag bestimmt und machen Sie dazu die folgende Vorgehensweise zur Routine. Sie orientiert sich an der wirkungsvollen Methode „Getting Things Done“ von David Allen.

Alle Aufgaben kommen zuerst in den Posteingang

Der Posteingang ist ein Fach oder ein Korb auf Ihrem Schreibtisch. Hier landen alle Aufgaben, die an Sie herangetragen werden. Alle Aufgaben im Posteingang sind schriftlich, in Stichworten, formuliert. Gegebenenfalls machen Sie eine Auftragsnotiz, die Sie in den Posteingang legen – zum Beispiel nach einem Zuruf vom Chef oder einem Anruf vom Kunden. Ihr elektronischer Eingangskorb ist der Posteingang Ihres E-Mail-Systems. Gegebenenfalls haben Sie spezielle Aufgabenverwaltungs-Systeme, die dann ebenfalls Posteingang für Sie sind.

Wichtig: Schreiben Sie alle(!) neuen Aufgaben auf und legen Sie diese Notiz in den Posteingang. Bearbeiten Sie diese Aufgabe nicht sofort!

Bearbeiten Sie den Posteingang

Sie prüfen und sortieren einmal bis dreimal täglich, eventuell auch öfter, alle Vorgänge im Posteingang und im E-Mail-Eingang. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Alles, was Sie nur archivieren oder ablegen müssen, behandeln Sie entsprechend sofort.
  • Alles, was Sie nicht (mehr) benötigen, schmeißen Sie sofort weg.
  • Alle Aufgaben, die Sie innerhalb von fünf Minuten vollständig erledigen können, erledigen Sie sofort.
  • Alle Aufgaben, die länger als fünf Minuten bearbeitet werden müssen, kommen in den nächsten Prozessschritt „Aufgaben planen“.

Aufgaben planen

Sie planen die umfangreicheren Aufgaben bzw. Eingangsdokumente nach folgenden Kriterien:

  • Routineaufgabe, die ich beim nächsten Routine-Block bearbeiten werde.
  • Wichtige und dringliche Aufgabe, die ich heute (oder so schnell wie möglich) im Zeitblock „unplanbare Aufgaben“ bearbeiten werde.
  • Nur dringliche Aufgabe, die ich wenn möglich heute im Zeitblock „unplanbare Aufgaben“ bearbeiten werde.
  • Projektaufgabe oder nicht dringliche, aber wichtige Aufgabe, die ich bis zum [Datum] bearbeiten werde und die solange auf Wiedervorlage liegt.
  • Dokumente oder Informationen, die zu einer bereits geplanten Aufgabe gehören und die dort zugeordnet werden.

Am Ende sind alle(!) Aufgaben zugeordnet und mit einem Termin versehen, zu dem Sie diese Aufgabe bearbeiten werden: der Wiedervorlagetermin. Sie werden entsprechend in Ihrem Aufgabenplan vermerkt. Und: Der Posteingang und der E-Mail-Eingang sind nach diesem Schritt leer!

Aufgaben bearbeiten

Dann machen Sie sich an die Bearbeitung Ihrer Aufgaben. Je nachdem, was Sie als nächstes eingeplant haben, können das Routine-, ungeplante oder Projektaufgaben sein. Immer gilt folgender Ablauf:

  • Sie prüfen, was zu tun ist.
  • Sie bearbeiten die Aufgabe entsprechend.
  • Wenn Sie feststellen, dass Sie nicht weiterkommen, weil eine Information oder eine Entscheidung fehlt, dann leiten Sie in die Wege, diese zu beschaffen. Sie kontaktieren die entsprechende Person und bitten um die entsprechende Information oder Entscheidung bis zum [Datum]. Dieses Datum ist so gewählt, dass Sie Ihren Zeitplan einhalten.
  • Die Aufgabe kommt auf Wiedervorlage zu diesem Datum, zu dem die Information oder Entscheidung vorliegen soll.
  • Sie erstellen das Produkt bzw. das Ergebnis, das im Rahmen dieser Aufgabe von Ihnen erwartet wird. Zum Beispiel: Schreiben Sie eine E-Mail, einen Brief, ein Angebot oder einen Bericht, erstellen Sie eine Präsentation, stellen Sie Ihre Reiseunterlagen zusammen, oder machen Sie einen Aktenvermerk. So wird jede Aufgabe schrittweise bearbeitet.

Aufgaben abschließen

Am Ende geben Sie die relevanten Produkte oder Ergebnisse in Ihren Ausgangskorb oder versenden sie als E-Mail. Die Aufgabe ist dann vollständig bearbeitet und Sie archivieren alle dazugehörenden Dokumente, soweit es eine Aufbewahrungspflicht gibt.

Aufgabe „zur Kenntnis nehmen“ oder „irgendwann lösen“

Eine besondere Behandlung bekommt das, was zur Kategorie „Das will ich irgendwann einmal lesen“ oder „Da will ich mich jetzt nicht gleich entscheiden“ gehört. Richten Sie sich dafür eine Ablage ein und planen Sie regelmäßig Zeiten ein (zum Beispiel auch auf Dienstreisen), zu denen Sie dies lesen und bearbeiten. Setzen Sie sich einen Termin; wenn der erreicht ist und Sie haben diese Information nicht benötigt, schmeißen Sie diese weg.

Wenn Sie interessante Artikel lesen, dann schreiben Sie immer dazu auf:

  • Was lerne ich daraus?
  • Was bedeutet das konkret für mich?
  • Was werde ich sofort ändern?
  • Welche Informationen muss ich anfordern?
  • In welchem Projekt oder Konzept werde ich diese Information nutzen (dort ablegen)?
  • Wem muss ich das weitergeben?
  • Was will ich dazu anderen Kollegen, Mitarbeitern oder Vorgesetzten – zum Beispiel bei der nächsten Besprechung – sagen?

Wenn keine dieser Fragen relevant ist, dann schmeißen Sie das Dokument weg!

Dokumentation und Checklisten für die eigene Arbeit erstellen

Dokumentieren Sie Ihre Tätigkeiten und Abläufe in einem Organisationsbuch, einer Betriebsanleitung oder in Checklisten für Ihre Stelle, etwa nach dem Muster:

  • Das ist die Aufgabe.
  • Diese Tätigkeiten führe ich aus, um die Aufgabe zu erfüllen.
  • Das sind die täglichen oder wöchentlichen Routinen.
  • Diese Informationen brauche ich dazu.
  • So sind die Informationen und Dokumente abgelegt.
  • Das sind die wichtigen Ansprechpartner.
  • Diese Probleme können auftreten.
  • Das muss man wissen (Zugangsdaten, Regelungen).
  • So geht das im Detail (Handlungsanleitung, Schritt für Schritt).

So planen Sie Ihre persönlichen Arbeitsabläufe. Der Tag gewinnt an Struktur, sie kommen zu den für Sie wichtigen Aufgaben. Hektik und Stress nehmen ab. Wahrscheinlich wird es eine Weile dauern, bis Sie die für Sie richtige Mischung und Positionierung von Aufgabentypen und Tätigkeiten im Wochenplan gefunden haben. Probieren Sie einfach aus, was Sie verbessert und Ihre Arbeit erleichtert. Wenn Sie den passenden Rhythmus gefunden haben, pflegen und überarbeiten Sie diesen, wenn sich neue Anforderungen ergeben.

Praxis

Arbeitsabläufe planen und strukturieren

Erarbeiten Sie den für Sie und Ihre Aufgaben optimalen Ablaufplan. Nutzen Sie dazu die Methode „Getting Things Done“ nach David Allen. Wichtig ist:

  • Stellen Sie ein Fach oder einen Korb auf Ihren Schreibtisch; das ist Ihr Posteingang für Notizen und Papierunterlagen. Aufgaben, die Sie als E-Mail erhalten, belassen Sie im Posteingang Ihres E-Mail-Systems.
  • Durchlaufen Sie den Getting Things Done-Prozess einmal bis dreimal pro Tag zu Uhrzeiten, die für Sie passend sind (zum Beispiel: gleich zu Arbeitsbeginn, vor dem Mittagessen, am späten Nachmittag).
  • Halten Sie sich strikt an den Ablauf. Bearbeiten Sie keine Aufgaben „schnell mal zwischendurch“ – mit Ausnahme von wirklich wichtigen und dringenden Aufgaben Ihres unmittelbaren Chefs.
  • Arbeiten Sie mit selbst erstellten Checklisten und Arbeitshilfen.

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um den Getting Things Done-Prozess in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen.

Dokumentieren Sie wichtige Tätigkeiten und Abläufe so, dass eine Vertretung Ihre Aufgaben bei Urlaub oder Krankheit übernehmen kann.

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Büroorganisation" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen