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Büroorganisation

Besprechungen, Telefongespräche und E-Mails planen

Auch wenn Besprechungen und Gespräche oft ad hoc stattfinden, sollten Sie diese so steuern, dass sie einen Nutzen bringen, konstruktiv verlaufen und fokussiert sind. Überprüfen Sie alle Kommunikationsformen, Gespräch und E-Mail, inwiefern Sie diese verbessern können.

„Die anderen stören mich nur bei meiner Arbeit.“ Das hört man viele Mitarbeiter frustriert sagen. Kollegen oder Vorgesetzte kommen unangemeldet, wollen irgendetwas und es dauert immer viel zu lange, bis alles geklärt ist. Auch solche Ad-hoc-Besprechungen können zu Ihrem Aufgabenprofil gehören. Dem entsprechend müssen sie bei der Arbeitsplanung berücksichtigt werden. Doch man kann diesen Störungen auch Grenzen setzen.

Regeln mit Kollegen vereinbaren

Treffen Sie Vereinbarungen mit Ihrem Team, mit Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten, wie Sie mit Anfragen und Störungen umgehen können und wollen. Wenn die anderen ein berechtigtes Informationsinteresse haben, muss geklärt werden, wie Sie dieses an Sie richten können und wie die Kommunikation ablaufen sollte.

Tipps für den Umgang miteinander

  • Machen Sie sichtbar, wenn Sie wichtige Termine (gerade auch mit sich selbst) haben und dass Sie dann nicht gestört werden wollen.
  • Wenn es Anfragen gibt, dann beantworten Sie diese sofort, wenn es sich in fünf Minuten vollständig klären lässt. Ansonsten machen Sie eine Notiz, die Sie in Ihren Posteingang legen.
  • In allen anderen Fällen notieren Sie (oder der Anfragende), worum es geht und behandeln Sie diese wie jede andere Aufgabe (Start im Posteingang).
  • Geben Sie eine Rückmeldung, bis wann Sie die Anfrage bearbeiten, und melden Sie sich dann auch mit dem Ergebnis zurück.
  • Seien Sie freundlich, aber auch bestimmt im Ton. Wenn Ihnen eine Plauderei gerade nicht in den Zeitplan passt, bitten Sie um Verständnis, dass Sie noch eine wichtige Arbeit fertig machen müssen.
  • Sagen Sie „Nein“, wenn Sie jemand um etwas bittet und Sie keine Zeit haben, das zu tun.

Manche richten feste Sprechzeiten ein, zu denen Sie für die Anfragen ihrer Kollegen ein offenes Ohr haben. Andere halten ihre Tür bewusst offen, um zu zeigen, dass Sie für andere jederzeit ansprechbar sind. Welche Methode für Sie die richtige ist, müssen Sie herausfinden. Es hängt meist von den Aufgaben, von der Teamkultur und vom eigenen Persönlichkeitstyp ab.

Jeden Tag die vielen E-Mails bearbeiten

Die Kommunikation per E-Mail hat für viele Menschen an herausragender Bedeutung gewonnen. Manche müssen täglich mehrere Dutzend E-Mails bearbeiten – und fühlen sich gestresst und überfordert. Auch wenn der Informationsaustausch damit schnell und leicht funktioniert, bedarf es inzwischen eines erheblichen Zeitbudgets, um alle E-Mails zu bewältigen.

Wer meint, dass die E-Mail-Kommunikation zu viel von seiner täglichen Arbeitszeit frisst, der sollte folgende Tipps beherzigen:

  • Der größte Fehler ist, E-Mails sofort zu lesen, wenn Sie im Posteingang Ihres E-Mail-Systems auftauchen. Das zerreißt die Arbeitszeit und den Arbeitsablauf. Sie sollten für sich ein bis drei  Zeitfenster pro Tag einplanen, zu denen Sie Ihre E-Mails durchgehen und bearbeiten, wie alle anderen Aufgaben und Anfragen in Ihrem Eingangskorb auch (aussortieren, gleich erledigen oder in den Aufgabenplan übernehmen).
  • Prüfen Sie, wer Ihnen E-Mails schickt. Sind das wirklich wichtige Informationen, die Sie brauchen? Oft steht man auf dem Verteiler (in CC:) und liest E-Mails, die für einen selbst gar nicht wichtig sind. Sortieren Sie diese aus und bitten Sie gegebenenfalls den Absender, Sie vom Verteiler zu nehmen.
  • Informieren Sie zielgerichtet in Ihren E-Mails und erwarten Sie dies auch von Ihren E-Mail-Partnern. Schreiben Sie im Betreff klar, worum es geht und formulieren Sie die E-Mails unmissverständlich und direkt (aber beachten Sie die Regeln für Rechtschreibung, Grammatik, Stil und Höflichkeit für das Schreiben von E-Mails).
  • Legen Sie E-Mails richtig ab zu den Aufgaben, Vorgängen und Projekten, zu denen sie gehören. Sie müssen archiviert werden wie jeder Geschäftsbrief und auch immer wiedergefunden werden.
  • Besonders problematisch ist, wenn Mitarbeiter ihrer E-Mail „hinterherrufen“ und bei den Kollegen per Telefon nachhaken: Ist die E-Mail angekommen? Was sagst Du dazu? Machen Sie deutlich, dass dies unnötig ist und auch unerwünscht.
  • Legen Sie mit Ihren Kollegen klare Regelungen fest, wie Sie mit dem Werkzeug E-Mail umgehen wollen. Wer muss worüber informiert werden? Wann werden E-Mails bearbeitet? Wann kann mit einer Antwort gerechnet werden (üblich sind 24 Stunden)?

Fassen Sie selbst rechtzeitig nach

Wenn Sie eine Aufgabe nicht gleich erledigen können, weil Sie selbst von anderen noch Informationen oder Beschlüsse brauchen, fassen Sie nach – per E-Mail, Brief oder Telefon. Setzen Sie einen Termin, bis zu dem Sie die Rückmeldung brauchen. Planen Sie auch hier einen Puffer ein, denn nicht alle Kollegen sind pünktlich. Wenn der Termin erreicht ist, fragen Sie nach dem Ergebnis oder erinnern Sie die Kollegen an den Termin. Dementsprechend legen Sie Ihre eigenen Aufgaben auf Wiedervorlage, sodass Sie wie geplant weiter an ihnen arbeiten können.

Praxis

Planen Sie für sich eine Vorgehensweise, wie Sie die Kommunikation mit Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten verbessern wollen.

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um Telefongespräche oder andere Gespräche und Besprechungen vorzubereiten und zu planen. Legen Sie insbesondere fest, welches Gesprächsziel Sie verfolgen, welche Aspekte Sie ansprechen oder besprechen müssen und welcher Verbleib oder welche Aufgaben für Sie daraus abgeleitet werden.

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