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Benchmarking

Ergebnisse der Benchmarking-Studie umsetzen

In der abschließenden Phase des Benchmarking-Prozesses werden die Ergebnisse des Unternehmensvergleichs in Aktionen und Projekte überführt. Produkte und Prozesse werden so verbessert, wie es das Benchmarking sichtbar gemacht hat. Dabei kommen Methoden des Change Managements zum Einsatz. Die Umsetzung und Implementierung wird anhand von Kennzahlen überwacht.

Benchmarking als Grundlage für Change Management

Die Planung und Umsetzung von Veränderungen und Verbesserungen im Unternehmen ist eine Aufgabe des Managements im Allgemeinen und nicht von Benchmarking im Besonderen. Daher können zur Umsetzung von Veränderungsvorhaben auch Techniken anderer Managementmethoden wie Organisationsentwicklung, Total Quality Management (TQM), Kaizen, Wertanalyse, House of Quality, Change Management oder Business Process Reengineering herangezogen werden.

Was alle diese Techniken und Methoden gemeinsam haben, ist die Tatsache, dass Prozesse, Tätigkeiten, Kommunikationswege oder Techniken innerhalb des Unternehmens verändert werden sollen, um die Leistungsfähigkeit des Gesamtunternehmens zu verbessern. Die Unterschiede zwischen den Methoden liegen im Gegenstand der Veränderung, in den Gründen für die Veränderungen, im Ausmaß der Veränderungen und in der Geschwindigkeit der Umsetzung der Veränderungen.

Benchmarking hebt sich von anderen Methoden insofern ab, als dass weder vorgegeben ist, welche Bereiche verändert werden müssen, noch wie intensiv oder wie schnell die Veränderungen umgesetzt werden müssen. Das Benchmarking kann für jedes Produkt, jeden Prozess oder jeden Bereich eines Unternehmens (das Benchmarking-Objekt) eingesetzt werden, um zu erkennen, was verändert werden kann und wie dies vonstatten gehen kann – durch das Lernen vom Benchmarking-Partner. Ist durch das Benchmarking klar geworden, welche Veränderung notwendig oder hilfreich ist, kann die Umsetzung auch in Kombination mit anderen Management und Change Management-Methoden erfolgen.

Benchmarking-Ergebnisse in vier Schritten umsetzen

In der letzten Phase des Benchmarking-Projektes können Sie in vier Schritten vorgehen:

  1. Formulierung von Zielen
  2. Erstellen von Aktionsplänen
  3. Implementierung der Veränderungen
  4. Überwachung der Ergebnisse und Wiederholung des Benchmarkings

Auf folgende Aspekte müssen Sie in dieser letzten Phase besonders achten:

Mitarbeiter einbeziehen
Bei der Umsetzung der Ergebnisse im eigenen Unternehmen sind die betroffenen Mitarbeiter der wichtigste Erfolgsfaktor. Durch intensive Kommunikation und Information müssen Sie die Betroffenen einbinden und für die Maßnahmen gewinnen. Das Benchmarking und der Benchmarking-Partner als „Vorbild“ können motivierend auf die betroffenen Mitarbeiter wirken, so dass diese gegenüber der Veränderung aufgeschlossen sind.

Unterschiedliche Rahmenbedingungen beachten
Prüfen Sie immer, ob die Maßnahmen, die Sie beim Benchmarking-Partner kennengelernt haben, für Ihr eigenes Unternehmen sinnvoll und durchführbar sind. Betrachten Sie also immer die unterschiedlichen Rahmenbedingungen zwischen Ihnen und Ihrem Benchmarking-Partner. Was beim einen Unternehmen perfekt funktioniert und zu besten Leistungen führt, kann beim anderen Unternehmen (kur- oder mittelfristig) scheitern, weil die notwendigen kulturellen, personellen, technischen oder organisatorischen Voraussetzungen fehlen.

1. Formulierung von Zielen

Oft ist es schwierig, Ziele im Hinblick auf die nun vorhandenen Benchmarking-Ergebnisse klar zu formulieren. Die Probleme sind: Ziele widersprechen einander, sie müssen unterschiedlich gewichtet werden oder sie sind verdeckt und werden nicht eindeutig ausgesprochen, weil sie mit persönlichen Interessen verknüpft sind. Darum ist es wichtig Ziele

  • zu formulieren
  • offenzulegen
  • bekannt zu machen
  • zu dokumentieren
  • verbindlich zu machen

2. Erstellen von Aktionsplänen

Im zweiten Schritt muss überlegt werden, wie die Ziele durch Projekte oder Maßnahmen erreicht werden können. Dies kann mit Hilfe von sogenannten Aktionsplänen geschehen. Aktionspläne beinhalten folgende Informationen:

Spezifikation der Aufgabe
Die einzelnen Aufgaben(pakete) müssen aus den Zielen abgeleitet werden. Wie detailliert diese Aufgabenbeschreibungen sein sollen, muss individuell entschieden werden und hängt davon ab, wie viel Entscheidungsspielraum und Kreativität die für die Implementierung verantwortlichen Personen haben.

Reihenfolgeplanung
Die einzelnen Schritte zur Durchführung der Aufgaben müssen beschrieben und in eine logische Reihenfolge gebracht werden.

Zuordnung benötigter Ressourcen
Dies umfasst die Ressourcen für die Übergangsphase sowie Investitionen, die notwendig sind, um die Aufgaben durchzuführen.

Aufstellung eines Zeitplans
Dabei können Sie die aus dem Projektmanagement üblichen Techniken zur Zeitplanung, wie zum Beispiel Gantt-Diagramme, zurückgreifen.

Bestimmung der Verantwortung
Die Verantwortung und Rechenschaftspflicht für jede Aufgabe muss bestimmt werden.

Erwartete Resultate
Dies ist eine Beschreibung über die angenommene zukünftige Arbeitsweise.

Begleitende Messungen
Es muss geklärt werden, wie die Resultate gemessen werden sollen. Dies ist die Umwandlung der Methoden und Verfahren in Kennzahlen, die den Erfolg sichtbar machen.

Maßnahmen ableiten
Es gibt drei Möglichkeiten, um Methoden oder Praktiken von anderen Unternehmen in das eigene zu übernehmen. Diese müssen in der Ausarbeitung der Aktionspläne berücksichtigt werden. Demnach werden Maßnahmen aus den Benchmarking-Ergebnissen abgeleitet, die:

  • sofort und ohne Modifikationen umsetzbar sind
  • in veränderter und angepasster Form anwendbar sind; diese stellen erfahrungsgemäß den größten Anteil dar und bergen unter Umständen ein sehr großes Potenzial, das es auszuschöpfen gilt
  • überhaupt nicht umsetzbar sind

3. Implementierung der Veränderungen

Ziel des dritten Schritts ist es, die vorgegebenen Ziele mit den durch die Aktionspläne ausgelösten Verbesserungen zu erreichen und die festgestellten Leistungslücken zu schließen. Die Aktionspläne müssen anhand der festgelegten Zeitpläne umgesetzt werden. Dabei muss der Fortgang des Umsetzungsprozesses immer wieder auf seine Planmäßigkeit hin überprüft werden, um bei Abweichungen entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten zu können.

Während der Implementierung ist die Gefahr groß, bei den betroffenen Mitarbeitern auf Barrieren in Form des klassischen „Not-invented-here-Syndroms“ beziehungsweise des „AGA-Syndroms“ („Hier ist alles ganz anders“) zu treffen. Die intensive Kommunikation mit den Betroffenen ist deshalb sehr wichtig. Der Implementierungserfolg wird auch stark von der Unternehmenskultur in Ihrer Firma abhängen. Je offener die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Veränderungen gegenüberstehen, desto leichter werden Sie es bei der Implementierung der Veränderungen haben.

4. Überwachung der Ergebnisse und Wiederholung des Benchmarkings

Nach Einführung der Verbesserungsmaßnahmen muss gemessen werden, inwieweit die anfangs festgelegten Ziele erreicht wurden. Ein Vergleich der Kennzahlen vor und nach dem Benchmarking-Projekt ist dafür notwendig. Es ist möglich, dass unmittelbar nach Implementierung der Veränderungen einzelne Kennzahlen sich sogar noch verschlechtern. Dies ist bei Veränderungsprojekten sehr oft der Fall, da es eine Weile dauert, bis die neuen Verfahren reibungslos funktionieren. Es wird immer Zeit brauchen, bis Veränderungsmaßnahmen positive Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens haben. Dieser Zeitraum wird im Change Management als „Stabilisationsphase“ bezeichnet.

Projektabschlussbericht schreiben

Wenn anhand der Kennzahlen sichtbar wird, dass die Stabilisationsphase beendet ist, dann sollte der endgültige und offizielle Projektabschlussbericht vom Projektteam verfasst werden. Der Projektabschlussbericht wird bei einer letzten abschließenden Projektsitzung, in der alle betroffenen und beteiligten Personen teilnehmen, vorgestellt und vom Projektauftraggeber abgezeichnet. Nur so ist ein offizieller Projektabschluss gegeben, der das Team entlastet.

In dieser abschließenden Projektsitzung sollte das Management allen am Benchmarking-Projekt beteiligten Mitarbeitern und Personen für ihre erbrachten Leistungen und Mühen danken und die erzielten Erfolge entsprechend würdigen. Dies schafft in jedem Fall – neben der berechtigten Ehrung der erzielten Leistungen – zusätzliche Akzeptanz und Motivation für künftige Benchmarking-Projekte.

Folgende Liste zeigt, welche Inhalte ein solcher Projektabschlussbericht haben sollte:

  • Gründe und Initialisierung des Projektes
  • Projektteam
  • Projektablauf (inklusive Meilensteine)
  • Personalaufwand
  • Projektkosten
  • Erfolgsbeurteilung
  • Erfahrungen aus dem Projekt
  • Weitere Arbeiten am Projekt

Benchmarking regelmäßig durchführen

Da sich die Rahmenbedingungen des Unternehmens und das Unternehmen selbst mit der Zeit immer wieder ändern, ist es hilfreich, immer wieder einen neuen Benchmarking-Zyklus zu durchlaufen. Dann werden die bestehenden Produkte, Prozesse und Methoden auf ihre Gültigkeit hin überprüft und gegebenenfalls korrigiert.

Ein erfolgreiches Benchmarking sollte daher auf keinen Fall eine einmalige Angelegenheit sein, denn Benchmarking kann seine volle Wirkungskraft nur durch wiederholte Anwendung erzielen. Wenn ein Unternehmen zum ersten Mal ein Benchmarking-Projekt durchgeführt hat, steht ihm zukünftig nicht nur das Know-how über die Durchführung eines solchen Vorhabens zur Verfügung, sondern auch noch zahlreiche nützliche Kontakte zu anderen Unternehmen. Doch zu welchem Zeitpunkt soll ein neues Benchmarking-Projekt durchgeführt werden? Mögliche Zeitrhythmen sind:

Nach Ablauf einer festgelegten Frist
Beginn eines neuen Benchmarking-Projektes nach Ablauf einer vorher festgelegten Frist. Der zeitliche Abstand sollte zwischen zwei Benchmarking-Zyklen nicht weniger als ein Jahr sein, da sich betriebliche Praktiken nicht so schnell ändern können. Er sollte aber auch nicht mehr als drei Jahre betragen, um die Beibehaltung eines hohen Leistungsniveaus sicherzustellen. Bei der Wahl eines geeigneten zeitlichen Abstandes sind die Charakteristika des externen Umfeldes wie zum Beispiel die Innovationsgeschwindigkeit des Marktes zu beachten.

Nachdem das „automatische Warnsystem“ Alarm schlägt
Der Beginn eines erneuten Benchmarking-Projektes kann durch den Alarm eines „automatischen Warnsystems“ erfolgen. Zum Beispiel werden für das entsprechende potenzielle neue Benchmarking-Objekt Indikatoren abgeleitet, die permanent beobachtet werden (sowohl intern als auch extern bei anderen Unternehmen). Daran lassen sich Entwicklungen außerhalb des eigenen Unternehmens erkennen, die die Durchführung eines neuen Benchmarking-Projektes erforderlich machen. Der Nachteil dieser Methode ist der hohe Aufwand, der mit der ständigen Marktbeobachtung einhergeht.

Praxis

Ziele für die Umsetzung der Benchmarking-Ergebnisse herausarbeiten und sichtbar machen

Bei der Formulierung von Zielen muss unbedingt auf die Zielklarheit geachtet werden. Um Zielklarheit sicherzustellen, können Sie folgende Checkliste nach der sogenannten SMART-Formel für Ziele verwenden:

  • Sind die Ziele für alle Beteiligten verständlich formuliert?
  • Sind die Ziele messbar?
  • Ist die Erreichung der Ziele nachprüfbar?
  • Sind die Ziele realistisch?
  • Sind die Ziele relevant für die angestrebte Veränderung?
  • Ist ein klarer Termin für die Zielerreichung festgelegt?
  • Gibt es eindeutig Verantwortliche für die Erreichung der Ziele?

Nur wenn sie alle diese Fragen mit „Ja“ beantworten können, werden die Ziele dabei helfen, die Durchführung der leistungssteigernden Maßnahmen in die richtigen Bahnen zu lenken.

Aktionsplan erstellen

Entwickeln Sie einen Aktionsplan für die Maßnahmen, die Sie aus der Benchmarking-Studie abgeleitet haben. Oft münden diese Aktionspläne in einzelne Projekte, die in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden sollen. Gehen Sie dazu vor, wie es im Projektmanagement üblich ist. Nutzen Sie für eine Übersicht Ihrer Aktionen die folgenden Vorlagen:

Implementation und Überwachung der Ergebnisse des Benchmarking-Projekts

Arbeiten Sie die Projekte und Maßnahmen wie im Aktionsplan vorgehesehen ab. Überprüfen Sie dabei den Projektfortschritt und insbesondere die Entwicklung der Leistungen, der Ziele und der Kennzahlen. Nutzen Sie dazu die folgenden Excel-Vorlagen für das Kennzahlen-Monitoring:

Zudem können Sie die Vorlage zur Kennzahlen-Verfolgung nach der Balanced Scorecard-Methode nutzen.

Langfristige Benchmarking-Strategie entwickeln

Legen Sie fest, in welcher Form und in welchen Zeitabständen Sie Benchmarking-Projekte durchführen wollen. Klären Sie dazu:

  • Welche Bereiche, Benchmarking-Objekte, sollen auf den Prüfstand?
  • In welchen Zeitabständen sollen diese Bereiche und Benchmarking-Objekte auf den Prüfstand?
  • Welche Indikatoren können sichtbar machen, dass ein Benchmarking durchgeführt werden soll?
  • Welche Ressourcen sollen in Benchmarking-Projekte investiert werden?
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