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Key Performance Indicators

Geeignete Kennzahlen als Key Performance Indicators finden

Die relevanten Key Performance Indicators leiten Sie aus dem Zweck und aus den Zielen des Bereichs ab, den Sie mit diesen Kennzahlen steuern wollen. Die Kennzahlen können sich auf Aspekte der Qualität, der Zeit und der Kosten beziehen. Sie sollen für Sie und Ihre Mitarbeiter verständlich sein und die Aktivitäten steuern.

Es gibt spezialisierte Software-Anbieter, die aus nackten Zahlen Diagramme machen, die sich auf Knopfdruck anpassen, verfeinern, umwandeln, vergleichen und verbinden lassen. Doch der Anwender ist damit überfordert. Er hätte es gerne einfach, klar und übersichtlich – und am liebsten nicht mehr als drei Kennzahlen. Wie schafft er das?

Den Zweck der Kennzahlen kennen

Jeder gute Manager sucht sich aus den vielen Kennzahlen zwei bis drei heraus, die er für seine Arbeit als entscheidend ansieht. Diese hat er immer und kritisch im Blick. Das setzt voraus, die Kennzahlen für ihn verlässlich, aktuell und aussagekräftig sind. Damit der Manager die richtige Auswahl trifft, muss er darauf achten,

  • seine wirklich wichtigen Ziele zu kennen,
  • solche Kennzahlen zu finden, die möglichst gut die Zielerreichung in zahlenmäßiger Form abbilden,
  • dass er mit seinen Mitarbeitern darüber sprechen kann, sodass allen die Bedeutung dieser Ziele und der Kennzahlen verständlich ist und sie von allen akzeptiert werden,
  • dass sich daraus auch konkrete Maßnahmen ableiten lassen, wenn die Kennzahl zeigt, dass etwas nicht in Ordnung ist.

Kennzahlen aus der Balanced Scorecard ableiten

Hat das Unternehmen eine Balanced Scorecard (BSC) entwickelt, dann lassen sich viele Schlüsselkennzahlen daraus ableiten. Eine unternehmensweite Balanced Scorecard umfasst die Key Performance Indicators für das gesamte Unternehmen. Und auch die einzelnen Bereiche können ihre eigenen Balanced Scorecards entwickeln und damit ihre zentralen Leistungskennzahlen sichtbar machen.

Alle anderen Berichte, Reports und Kennzahlen sind dann vielleicht überflüssig. Wenn Sie Ihr eigenes, hilfreiches Kennzahlensystem neu aufbauen wollen, dann sollten Sie im ersten Schritt alle bisherigen beiseite legen. Beginnen Sie noch einmal ganz von vorne.

Ziele sind die Grundlage für jede Kennzahl

Controlling und die Pflege eines Kennzahlensystems sind kein Selbstzweck. Sie wollen damit Ihren Bereich planen und steuern, wie es im unternehmerischen Regelkreis abgebildet ist. Dafür brauchen Sie Führungsgrößen, die genau auf Ihre Ziele und Anforderungen ausgerichtet sind. Das sind die kritischen Erfolgsfaktoren. Sie sind, genauso wie die Key Performance Indicators, für jeden einzelnen Bereich im Unternehmen sehr spezifisch.

So geht es beispielsweise im Marketing um den effektiven Einsatz der Werbebudgets. Der Vertrieb soll mit vertretbarem Aufwand Neukunden gewinnen. Die Produktion soll pünktlich liefern. Der Kundenservice soll Beschwerden zufriedenstellend bearbeiten. Die Produktentwicklung soll neue Ideen rasch zur Marktreife bringen.

Im Allgemeinen sollte Ihr Vorgesetzter beziehungsweise die Geschäftsleitung die übergreifenden Ziele für Ihren Bereich vorgeben (nachdem diese mit Ihnen ausgehandelt und vereinbart wurden). Viele Mitarbeiter in den Unternehmen klagen allerdings, dass sie keine entsprechenden Vorgaben erhalten. Das kann daran liegen, dass die Geschäftsleitung keine Vorgaben macht, dass sie diese schlecht kommuniziert oder dass die Mitarbeiter sie nicht verstehen. Wie auch immer – es braucht in jedem Fall Ziele und Vorgaben durch Ihre Vorgesetzten.

Wo Sie die relevanten Ziele finden

Viele erfahrene Manager leiten ihre Schlüsselkennzahlen aus ihrem Bauchgefühl ab. Wer schon lange im Geschäft ist, weiß intuitiv, woran seine Leistung letztlich gemessen wird. Das ist sein kritischer Erfolgsfaktor (Key Sucess Factor), den er in einen Key Performance Indicator übersetzt, um ihn messbar, bewertbar und an seine Mitarbeiter vermittelbar zu machen. In diesem Fall sind die Ziele nicht explizit formuliert, aber doch irgendwie allen aus Erfahrung bekannt.

Doch es geht auch systematischer. Dazu muss der verantwortliche Teamleiter, Projektleiter oder Geschäftsführer wissen, welche Ziele für ihn und seine Mitarbeiter wichtig sind. Die findet er, wenn er seine Stakeholder (Vorgesetzte, Kunden, Mitarbeiter, Kollegen, Partner) und ihre Anforderungen genau kennt sowie eine eigene Vision und Mission hat und die Zwecke kennt, die für sein Handeln maßgeblich sind.

Schwierig ist, aus den vielen Zielen die wirklich wichtigen herauszufinden. Es muss eine Auswahl und eine Beschränkung auf ein zentrales oder maximal drei Ziele erfolgen. Das setzt Mut voraus, den nicht jeder verantwortliche Manager mitbringt. Hilfreich ist, wenn er mit seinem Vorgesetzten spricht oder wenn er sein Team in diese Auswahl mit einbezieht. Oft stellt man erstaunt fest, dass sich alle am Ende auf das alles entscheidende Ziel und den wichtigsten Erfolgsfaktor einigen können.

Sie tun dies, weil sie wissen, dass es sich zwar um den entscheidenden, aber durchaus nicht um den alleinigen Erfolgsfaktor handelt. Insofern sind die Key Performance Indicators in ein Kennzahlensystem eingebettet, das weitere Ziele und Leistungsmerkmale umfassen kann, die aber eben eine untergeordnete Bedeutung haben.

Qualität, Zeit und Kosten als generische Zielkategorien

Die vielen möglichen Ziele lassen sich meist diesen Kategorien zuordnen:

Qualität
Qualität beschreibt das Produkt oder die Dienstleistung eines Unternehmensbereichs. In der Fertigung eines Industriebetriebs heißt Qualität, dass die hergestellten Bauteile der vorgegebenen Spezifikation hinsichtlich Abmessung, Oberflächengüte oder Festigkeit genügen. In einem Ladengeschäft kann die Qualität durch die Freundlichkeit und das Know-how des Personals oder durch die Angebotspalette ausgedrückt werden.

Zeit
Zeit bildet ab, wie schnell ein Bereich das jeweilige Produkt oder die Dienstleistung zur Verfügung stellen kann. In der Fertigung sind das Durchlaufzeiten, im Service sind das beispielsweise Wartezeiten für den Kunden. Oft wird durch dieses Leistungsmerkmal sichtbar, wie gut ein Bereich seine Prozesse beherrscht.

Kosten
Kosten machen sichtbar, wie effizient ein Bereich arbeitet und wie viele Ressourcen er braucht, um die Qualitätsziele und die Zeitziele zu erreichen. In der Fertigung ergeben sich die Kosten durch den Material- und Energieeinsatz, durch die Maschinen und ihre Auslastung sowie durch den Aufwand für Personal. Im Servicebereich entstehen Kosten vor allem durch den Personaleinsatz.

Generell gilt: Jeder Unternehmensbereich sollte bei der Entwicklung seiner Key Performance Indicators darauf achten, dass die geforderte Qualität in der angemessenen Zeit zu möglichst geringen Kosten zur Verfügung gestellt wird.

Problematisch wird es, wenn es um sogenannte weiche Erfolgsfaktoren geht. Diese lassen sich im Allgemeinen nur indirekt messen. Beispiele dafür sind Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Kreativität, Innovationsfreude, Technologiebeherrschung oder Betriebsklima. Doch letztlich sollen auch sie in harten, also messbaren Kennzahlen ausgedrückt werden.

KPIs für Projekte

Key Performance Indicators können überall dort definiert und genutzt werden, wo es Ziele gibt. Solche haben nicht nur das Unternehmen und seine einzelnen Bereiche, sondern auch Projekte. Dementsprechend können sie auch für Projekte eingesetzt werden. Im Fokus stehen dabei meist die Einhaltung der Budgets oder der pünktliche Projektabschluss.

Leistung trägt zur Zielerreichung bei

Ziele und Erfolgsfaktoren lassen sich in Kennzahlen übertragen, die messbar und sichtbar machen, in welchem Maße die Ziele erreicht werden. Im besten Fall können Sie als verantwortlicher Manager mit diesen Kennzahlen Ihre Mitarbeiter und ihre Leistungen unmittelbar steuern. Das machen Sie wiederum über Zielvereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern, die sich dann auf einzelne Key Performance Indicators beziehen können. Anhand von definierten Messgrößen werden gemeinsam Vorgaben vereinbart und Leistungen überprüft.

Eine passende Kennzahl bildet das Ziel und den Erfolgsfaktor, mit dem sie verbunden ist, möglichst gut ab. Die beiden Schlüsselfragen lauten immer:

  • Woran wird der Erfolg unseres Bereichs und unseres Teams festgemacht?
  • Woran erkennen wir am besten, ob das Ziel X oder der Erfolgsfaktor Y erreicht wird?

Datenbank für KPIs

In der Datenbank KPI Library der Unternehmensberatung Mirror42 haben Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und Manager aus unterschiedlichen Bereichen Tausende von möglichen Key Performance Indicators hinterlegt. Darüber können Sie Anregungen erhalten, welche Key Performance Indicators für Ihren Bereich relevant sind und Sie erfahren, wie andere Unternehmen diese definiert haben und wofür Sie diese einsetzen.

Worauf Sie bei Key Performance Indicators außerdem achten sollten

Obwohl viele Manager in der Fülle der Controlling-Berichte und Kennzahlen ertrinken, kann es durchaus sein, dass die eigentlich wichtige Kennzahl gar nicht dabei ist. Wenn sie dann aus dem bestehenden Wust von Informationen eine aussuchen, die halbwegs geeignet erscheint, den zentralen Erfolgsfaktor abzubilden, kann das in die Irre führen.

Sie sollten sich deshalb Mühe geben, die Kennzahl herauszuarbeiten, die zu dem wirklich wichtigen Ziel und zum zentralen Erfolgsfaktor möglichst gut passt. Sie sollten Messgrößen hinterfragen, relativieren und einschätzen lernen, was sie wirklich aussagen können. Erst wenn im gesamten Team Klarheit und Konsens herrscht, wird eine Kennzahl zur Schlüsselkennzahl. Und auf diese richten die verantwortlichen Manager dann ihr Augenmerk.

Andere Kennzahlen können zusätzlich erhoben werden, wenn sie einen eigenen Zweck haben: Sie können Information für Banken, Lieferanten, Kunden, Kapitalgeber oder die Öffentlichkeit sein. Sie leisten aber keinen Beitrag zur unmittelbaren Planung und Steuerung eines Unternehmensbereichs. Deshalb sollten diese Kennzahlen von den Key Performance Indicators strikt getrennt werden.

Die Schlüsselkennzahlen für den internen Gebrauch sind nicht dazu da, die Mitarbeiter zu überwachen und zu kontrollieren. Es geht um die Leistung des Teams, um gemeinsame Anstrengungen und Verbesserungen. Die Leistung des einzelnen Mitarbeiters wird nach Maßgabe der Zielvereinbarungen und im Rahmen von Feedbackgesprächen zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter besprochen. Dabei kann durchaus ein Bezug zu den Key Performance Indicators hergestellt werden.

Erfolgreiche Unternehmen und ihre Teams lernen von ihren Key Performance Indicators. Sie können daraus ableiten, was im Argen liegt und welche Möglichkeiten zur Verbesserung es gibt. Sie leiten Maßnahmenpläne ab oder bringen Projekte auf den Weg, die genau darauf zielen, dass sich der Bereich in Bezug auf die Schlüsselkennzahl verbessert.

Wenn allen Mitarbeitern klar ist, was wirklich wichtig ist, dann richten auch sie ihr Handeln daran aus. Der Vorteil für ihre Vorgesetzten: Sie können sich darauf verlassen, dass ihre Mitarbeiter selbstverantwortlich arbeiten und alle die gleichen Ziele verfolgen. Deshalb sind Key Performance Indicators ein wichtiges Führungsinstrument – und ihre Entwicklung eine zentrale Aufgabe für alle Führungskräfte. Diese sollten die Kennzahlen beherrschen und nicht von ihnen beherrscht werden.

Praxis

Bestehende Kennzahlen nutzen

  • Welche Kennzahlen Ihres Bereichs sind für Sie sehr wichtig?
  • Welche setzen Sie ein, um Ihren Mitarbeiter Ziele und Zweck ihrer Aufgaben zu erklären?
  • Woran machen Sie die Leistung der Mitarbeiter fest?
  • Welche Kennzahlen nutzen Sie, um Aktionen und Maßnahmen daraus abzuleiten, wenn Soll-Vorgaben und Ist-Werte auseinander driften?

Key Performance Indicators aus der Balanced Scorecard ableiten

  • Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen mit einer Balanced Scorecard?
  • Welche Kennzahlen sind dort aufgeführt?
  • Gibt es eine Balanced Scorecard für Ihren Verantwortungsbereich?
  • Welche Kennzahlen sind dort aufgeführt?

Stellen Sie diese Kennzahlen in der folgenden Arbeitsvorlage zusammen.

Ziele für Key Performance Indicators bestimmen

Halten Sie fest, welche Ziele, Vorgaben und Strategien für Ihren Verantwortungsbereich gelten. Welche davon sind besonders wichtig? Was sind die Gründe?

Wichtige Leistungsmerkmale Ihrer Kennzahlen

Bestimmen und benennen Sie die Merkmale und Kriterien, die Ihre Kennzahlen beziehungsweise Key Performance Indicators leisten sollten.

  • Was ist Ihnen bei der Arbeit mit geeigneten Kennzahlen besonders wichtig?
  • Ist die Messung der Kennzahl zuverlässig und korrekt?
  • Wie wird gemessen?
  • Können die Kennzahlen für die direkte Leistungskontrolle von einzelnen Mitarbeitern eingesetzt werden?
  • Welche Probleme entstehen dadurch und wie begegnen Sie diesen Problemen?

Ergänzen Sie Ihre wichtigen Key Performance Indicators um solche Kennzahlen, die Ihnen zwar nicht zur Steuerung Ihres Verantwortungsbereichs dienen, die Sie aber dennoch gegenüber anderen Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens kommunizieren müssen.

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