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Zeitmanagement

Ist-Zustand für den Umgang mit der Zeit erfassen

Die Analyse des Ist-Zustands ist Voraussetzung für erfolgreiches Zeitmanagement: Wie ist der eigene Arbeitsstil? Gibt es Gewohnheiten, die in Wirklichkeit Zeitdiebe sind? Welche Ursachen sind für den Zeitmangel verantwortlich? Selbsttests und eine Schritt für Schritt Anleitung für die Aufgabenplanung und Zeitplanung mit einem Gantt-Diagramm (Balkenplan) helfen weiter.

Nur wer weiß, wo er steht, kann entscheiden, ob er nach links oder nach rechts gehen muss. Die Analyse des Ist-Zustands ist eine entscheidende Vorbedingung für erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur wenn man das persönliche Verhalten kennt, lassen sich die Stellhebel zur Verbesserung desselben ansetzten. Die eigenen Gewohnheiten sollten kritisch hinterfragt und verschiedene Betrachtungsebenen berücksichtigt werden. Der Ist-Zustand kann in folgenden Kategorien geprüft werden:

  • Persönlicher Arbeitsstil: Ablagesysteme, Arbeitsvorbereitung, Umgang mit Aktennotizen, Unorganisiertheit
  • Persönliche Schwachstellen: Hast, Ungeduld, Opportunismus, mangelnde Selbstdisziplin
  • Innerbetriebliche Zusammenarbeit: unklare Verantwortlichkeiten, mangelnde Koordination der Arbeiten, langsame Entscheidungswege
  • Zeitplanung: persönliche Zeiteinteilung, Terminkalender führen, Aufgabenplanung
  • Arbeitsmethodik: Arbeitsziel, Überblick über die notwendige Arbeit, Prioritäten
  • Störungen durch andere: technische und persönliche Störfaktoren
  • Umfeld: Raumgestaltung, Raumausstattung, eingesetzte Technik
  • Wartezeiten: Zugang zu benötigten Geräten, veraltete PC-Ausstattung

Praxis

Den eigenen Arbeitsstil analysieren

Wie schätzen Sie Ihren eigenen Arbeitsstil ein? Bearbeiten Sie dazu folgende Fragen:

  • Welche drei Adjektive beschreiben Ihren Arbeitsstil am besten?
  • Wie beschreiben Sie Ihre Arbeitsleistung?
  • Wie gehen Sie eine neue Aufgabe an?

Der folgende Selbsttest soll Ihnen helfen, Ihren eigenen Arbeitsstil deutlich zu machen und Denkanstöße zu geben. Lesen Sie die je fünf Aussagen zu jedem Kriterium durch und bewerten Sie sie spontan auf einer Skala von 1 bis 5 (1 = nicht zutreffend; 5 = völlig zutreffend).

Gewohnheiten kritisch hinterfragen

Erfassen Sie schriftlich für einige Tage oder besser für eine Woche mit der folgenden Vorlage alle Tätigkeiten des Tages mit dem jeweiligen Zeitanteil.

  • Welche Zeitfresser oder Störfaktoren rauben Ihnen die Zeit?
  • Für welche Dinge wollen Sie mehr Zeit haben?

Ursachen des Zeitmangels entlarven

Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial hinsichtlich Ihres Zeitmanagements?

  • Gehen Sie die Fragen im folgenden Selbsttest durch, und kreuzen Sie an, was für Sie zutrifft: Ja immer; Ja meistens; Manchmal; Nein.
  • Gehen Sie die Fragen nochmals mit einem Textmarker durch und streichen diejenigen an, mit deren Antwort Sie unzufrieden sind.
  • Wählen Sie die für Sie wichtigsten 10 Prozent der markierten Fragen und markieren Sie sie mit einer anderen Farbe.
  • Formulieren Sie für diese Fragen jeweils ein Ziel. Aus der Frage: „Weiß ich genau, welche meine Aufgaben sind und was von mir verlangt wird?“, wird demnach: „Ich weiß bei allen Aufgaben genau, was von mir verlangt wird.“
  • Legen Sie die Liste mit diesen Zielen an einen Platz, an dem Sie die Ziele regelmäßig sehen: Zum Beispiel in Ihren Terminkalender oder als Post-It an den Monitor.

Wichtige Aufgaben einplanen

Legen Sie zuerst die wirklich wichtigen Dinge, die „großen Steine“, in Ihrer Zeitplanung fest. Danach werfen Sie einen Blick auf die verbleibenden Freiräume, die Sie als nächstes mit weniger wichtigen Dingen füllen!

  • Wählen Sie maximal sechs große Aufgaben, die Sie in den nächsten Monaten zu erledigen haben.
  • Schätzen Sie, wie lange es dauern wird, diese Aufgaben zu bewältigen.
  • Schätzen Sie auch, wann es zeitlich zu einer Überschneidung kommen kann.

Erstellen Sie Ihr Gantt-Diagramm mit der folgenden Vorlage. Ihr Gantt-Diagramm gibt Ihnen einen Überblick über die Zeitanteile Ihrer wichtigsten Aufgaben und zeigt, wann sich welche Aufgaben überschneiden.

Tools für die Aufgabenplanung und Zeitplanung

Weitere Tools für die Aufgabenplanung mit Hilfe eines Zeitplans in Form eines Gantt-Diagramms oder eines Balkenplans sind die folgenden zwei Excel-Vorlagen:

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