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Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Partnerschaft mit Lieferanten aufbauen und pflegen

Ob die Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl richtig waren, zeigt sich bei der täglichen Zusammenarbeit. Deshalb sollte der Prozess der Lieferantenauswahl regelmäßig überprüft werden, indem er kritisch reflektiert wird (Process Review). Wenn Sie mit Lieferanten längerfristig zusammenarbeiten, sollten Sie dies ebenfalls regelmäßig überprüfen und Potenziale zur Verbesserung identifizieren und nutzen (Lieferanten-Audit).

Review zur Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Haben Sie einen Lieferanten ausgewählt, sollten Sie die Zusammenarbeit regelmäßig überprüfen und verbessern. Handelt es sich bei der Lieferantenbeziehung um einen einmaligen Leistungsaustausch, prüfen Sie:

  • Haben sich die Erwartungen erfüllt?
  • Waren die Informationen zur Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl korrekt und ausreichend?
  • Wo gab es Abweichungen zwischen der ursprünglichen Einschätzung und der tatsächlichen Leistung?
  • Wie ist die Leistungsfähigkeit des Lieferanten einzuschätzen?
  • Worauf wollen Sie bei der Lieferantenbewertung und bei der Lieferantenauswahl beim nächsten Mal besonders achten?

Mit einigen Lieferanten wollen Sie dauerhaft und regelmäßig zusammenarbeiten. Auch hier wird die Leistungsfähigkeit des Lieferanten regelmäßig überprüft. Führen Sie dazu ein Lieferanten-Audit durch. Klären Sie im Rahmen Ihres eigenen Reviews, welche Aspekte Sie dabei überprüfen und verbessern wollen.

Leiten Sie daraus Maßnahmen ab, um Verbesserungspotenziale zu erschließen und die Supply Chain (Wertschöpfungskette) zu optimieren. Anlässe dafür können sein: Wiederholtes Auftreten von Mängeln, Vertragsverlängerungen oder Veränderungen bei der Bedarfsmenge oder im Bestellprozess. Gegebenenfalls sind diese regelmäßigen Prüfungen auch die Grundlage dafür, sich vom Lieferanten zu trennen.

Analyse des Lieferantenstamms

Die Anforderungen an die jeweiligen Lieferanten und die Bewertungskriterien sind nicht nur bei der erstmaligen Lieferantenauswahl wichtig, sondern auch dann, wenn es darum geht, bestehende Lieferanten auf den Prüfstand zu stellen. Das sollte regelmäßig oder bei einem Anlass erfolgen. Eine erste Orientierung für die Bedeutung eines Lieferanten-Audits liefert die folgende Einordnung (Abbildung 5):

Abbildung 5: Vorgehensweise zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten
Abbildung 5: Vorgehensweise zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten

In der Matrix sind Handlungsmöglichkeiten für die zukünftige Zusammenarbeit mit den jeweiligen Lieferanten genannt. Prüfen Sie diese regelmäßig.

Verbesserungspotenziale erschließen

Wichtig ist, Verbesserungspotenziale mit den Lieferanten zu erschließen, mit denen die Zusammenarbeit fortgeführt werden soll, weil

  • die Lieferanten bereits heute sehr leistungsfähig und für das Unternehmen wichtig sind;
  • die Lieferanten wichtige Potenziale besitzen (zum Beispiel Know-how), die für die Zukunft wichtig werden können.

Um Handlungsfelder und Möglichkeiten zur Verbesserung zu identifizieren, sollten Sie Ihre Anforderungen für die Lieferantenbewertung nutzen und diese halbjährlich oder jährlich (bei Bedarf auch öfter) überprüfen. Einzelne Anforderungen oder Leistungsmerkmale können in einer Kennzahl abgebildet werden. Manche Unternehmen nutzen Indizes für die Leistungen ihrer Lieferanten etwa in Bezug auf Qualität, Termintreue oder gelieferter Mengen.

Beispiel: Leistungskennzahl Lieferant in der Automobilindustrie

Ein Automobilzulieferer entwickelte eine Kennzahl zur Lieferantenbewertung für die Qualität des Lieferanten. Dabei wird insbesondere berücksichtigt, dass die Qualität auch von der Anzahl der Lieferungen abhängt und entsprechend geglättet werden sollte. Eine spezielle Kennzahl wurde dementsprechend von diesem Unternehmen folgendermaßen definier [Quelle: Hartmann, Horst; Orths, Heinrich; Pahl, Hans-Joachim: Lieferantenbewertung – aber wie?, 2004]:

© Hartmann, Horst; Orths, Heinrich; Pahl, Hans-Joachim

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine einfache Übersicht über die wichtigen Leistungsmerkmale Ihrer Lieferanten zu führen und zu pflegen. Mit einem „Ampelsystem“ wie in Abbildung 6 werden Schwachstellen schnell sichtbar.

Abbildung 6: Übersicht Leistungsfähigkeit und Ergebnisse des Lieferanten-Audits (Ausschnitt)
Abbildung 6: Übersicht Leistungsfähigkeit und Ergebnisse des Lieferanten-Audits (Ausschnitt)

Maßnahmenplan für die Zusammenarbeit mit Lieferanten entwickeln

Schließlich sollten Sie einen Maßnahmenplan ableiten, der beschreibt, wie Sie die Zusammenarbeit und die Leistungsfähigkeit des Lieferanten verbessern. Achten Sie dabei darauf: Viele Verbesserungspotenziale betreffen nicht nur den Lieferanten, sondern auch Ihr Unternehmen. Gegebenenfalls müssen Sie in Ihrem Unternehmen Abläufe verändern und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Unterstützen Sie Ihre Lieferanten bei ihren Maßnahmen zur Verbesserung mit Ihrem Know-how oder mit technischen oder personellen Ressourcen.

So dienen die Instrumente der Lieferantenbewertung nicht nur der Auswahl des richtigen Lieferanten; sie helfen auch, die tatsächliche Leistungsfähigkeit eines Lieferanten auf den Prüfstand zu stellen und Veränderungen – insbesondere Verschlechterungen – frühzeitig zu erkennen und Verbesserungspotenziale zu erschließen.

Wenn Ihnen an einer fairen und erfolgreichen Lieferantenbeziehung liegt, dann informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre Bewertungsergebnisse. Nur wenn die Lieferanten dieses Feedback bekommen, können sie Ihre Anforderungen richtig erkennen und sich verbessern. Deshalb sollte ein intensiver Informationsaustausch mit dem Vertriebsmitarbeiter, mit dem Servicemitarbeiter oder mit dem Key Account Manager des Lieferanten stattfinden.

Praxis

Prozess und Methoden zur Lieferantenauswahl überprüfen

Führen Sie regelmäßig ein internes Review durch, mit dem Sie prüfen, ob der Prozess zur Lieferantenauswahl (noch) zu Ihren Zielen und Strategien passt.

  • Welche Schwächen erkennen Sie im Prozess zur Lieferantenauswahl?
  • Wie gut stimmen die ursprüngliche Lieferantenbewertung und die tatsächliche Leistung des Lieferanten überein?
  • Wodurch lassen sich Abweichungen begründen?
  • Wie müssen Sie Ihren Prozess verbessern?

Lieferanten regelmäßig überprüfen und bewerten (Lieferanten-Audit)

Überprüfen Sie regelmäßig die Leistungen Ihrer Lieferanten und die Zusammenarbeit.

  • Wo müssen Sie die Zusammenarbeit mit einem Lieferanten unmittelbar überprüfen und Maßnahmen ergreifen? Was ist dafür Anlass?
  • Welche Lieferantenleistung hat sich verschlechtert?
  • Wo stehen neue Verhandlungen und Verträge an? Was muss dabei beachtet werden?
  • Wie entwickeln sich die Kennzahlen und Leistungsindikatoren, die Sie im Rahmen der Lieferantenbewertung überprüfen, während der Zusammenarbeit? Wo gibt es Defizite?

Erarbeiten Sie für Ihr Unternehmen im Rahmen des Lieferantenmanagements, wie Sie Ihre Lieferanten regelmäßig bewerten. Ermitteln Sie Schwachstellen und leiten Sie Verbesserungspotenziale ab.  Erläutern Sie die Ergebnisse Ihres Lieferanten-Audits in den folgenden Vorlagen und leiten Sie daraus Maßnahmen zur Verbesserung ab.

Nutzen Sie die folgende Excel-Vorlage, um die wichtigen Kennzahlen und Leistungsindikatoren zu erfassen und zu überwachen. Passen Sie die Auswahl der Kennzahlen an Ihre Ziele und Bewertungskriterien an:

Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten planen

Entwickeln Sie einen Maßnahmenplan (Projektplan), der aufzeigt, was in den kommenden Wochen bei der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten verbessert oder geändert werden soll. Beachten Sie, dass diese Maßnahmen vom Lieferant, aber auch in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden müssen; beide Seiten sind gefordert.

Arbeiten Sie dann gemeinsam mit dem Lieferanten diesen Maßnahmenplan ab.

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