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Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl

Strategie für das Lieferantenmanagement entwickeln und umsetzen

Um die passenden Lieferanten auswählen zu können, müssen Sie zunächst die Strategie klären, die Ihr Unternehmen mit der Zusammenarbeit mit Lieferanten verfolgt. Aus der Strategie leiten Sie die Art der Zusammenarbeit sowie Rolle, Funktion und Aufgaben des einzelnen Lieferanten ab. Daraus ergeben sich wiederum die Bewertungskriterien für die Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl.

Strategische Bedeutung von Lieferanten erkennen

Lieferanten haben für Ihre Abnehmer und Kunden mal eine große, mal eine weniger große Bedeutung. Das hängt von den Produkten ab, die der Abnehmer von seinen Lieferanten bezieht. Manche Produkte sind speziell und können nur von einem einzigen Lieferanten geliefert werden. Andere sind standardisiert; der Abnehmer kann seine Lieferanten jederzeit austauschen.

Deshalb muss der Abnehmer klären, welche strategische Bedeutung die Produkte und Dienstleistungen haben, die von Lieferanten eingekauft werden. Steckt darin ein Schlüsselelement oder eine besondere Kompetenz, die für den Abnehmer in seinem Wettbewerb entscheidend sind? Ist das Produkt oder die Dienstleistung „knapp“, so dass beim Ausfall des Lieferanten ein großer Schaden für den Abnehmer entsteht? Besteht eine Abhängigkeit von einem Lieferanten, sodass der Abnehmer auch dessen Preise akzeptieren muss?

Risiko der Zusammenarbeit mit Lieferanten ermitteln

Mit der strategischen Bedeutung eines Lieferanten wächst das Risiko für den Abnehmer. Der Abnehmer ist zwar Kunde des Lieferanten und der von seinem Kunden abhängig. Genauso abhängig kann aber auch der Kunde von seinem Lieferanten sein. Riskant ist dabei insbesondere:

  • Es gibt für ein Produkt nur einen Lieferanten.
  • Der Lieferant kann nicht mehr liefern (wegen Produktionsausfall, Insolvenz, Kapazitätsengpass, Rechtsstreit).
  • Die Qualität der gelieferten Produkte ist nicht ausreichend.
  • Der Lieferant erhöht die Preise.
  • Der Lieferant liefert nicht schnell genug.
  • Der Lieferant kann die benötigte Menge nicht liefern.
  • Der Lieferant beliefert auch die Wettbewerber.

Wenn sich der Abnehmer von einem einzigen Lieferanten abhängig macht oder wenn der Wechsel eines Lieferanten sehr zeit- und kostenaufwendig ist, dann sind diese Risiken besonders ausgeprägt.

Art der Zusammenarbeit mit Lieferanten klären

In der Zusammenarbeit mit Lieferanten sollten Sie für Ihr Unternehmen (Abnehmer und Kunde) klären und planen, welche Rolle, Funktionen und Aufgaben Ihr jeweiliger Lieferant haben soll. Maßgeblich sind dabei:

  • Strategie Ihres Unternehmens in Bezug auf Auslagerung von Aufgaben und Funktionen an Lieferanten (Eigenfertigung oder Fremdbezug)
  • Art des Produkts oder der Dienstleistung, die Ihr Lieferant liefern soll: Geht es um einfache Hilfsmittel, Standardprodukte oder erfolgskritische Baugruppen, die speziell für Sie entwickelt wurden?
  • Höhe des Bedarfs an zugelieferten Produkten oder externen Dienstleistungen (pro Jahr) in Bezug auf Menge und Wert
  • Flexibilität bezüglich Liefermengen und Lieferzeiten, wenn der Bedarf nur bedingt vorhergesehen werden kann
  • Dauer der Zusammenarbeit
  • Abhängigkeiten in Bezug auf Technik, Kapazität, Termine, Qualität und Einkaufspreise
  • Risiko eines Lieferantenausfalls und damit verbundener Schaden Ihres Unternehmens

Je nachdem, wie Sie diese Aspekte gestalten wollen und wie Sie die Risiken der Zusammenarbeit begrenzen wollen, legen Sie fest, ob Sie mit einem Lieferanten exklusiv zusammenarbeiten (Single Sourcing) oder mit zwei oder mehreren Lieferanten zusammenarbeiten (Dual oder Multiple Sourcing). Darüber hinaus halten Sie im Detail fest, was der Lieferant leisten soll. Das wird in Verträgen und Vereinbarungen (zum Beispiel Qualitätssicherungsvereinbarungen) festgehalten.

In den Verträgen ist auch die Dauer der Zusammenarbeit festgelegt. Mit manchen Lieferanten haben Sie nur einmal zu tun oder nur dann, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Mit anderen arbeiten Sie fast täglich zusammen, weil sie regelmäßig Produkte von ihm beziehen. So können Sie planen, ob und wie „austauschbar“ ein Lieferant für Ihr Unternehmen ist.

Strategien der Lieferantenpolitik bestimmen

Mit Ihrer Strategie zur Zusammenarbeit mit Lieferanten legen Sie fest, welche Rolle die Lieferanten insgesamt oder ein einzelner Lieferant im Speziellen für Ihr Unternehmen und die Zulieferkette spielen soll. Daraus leiten Sie ab, wie weitreichend die Funktionen und Aufgaben sind, die Sie an den Lieferanten übertragen und deren Erfüllung Sie von ihm erwarten. Wenn es um die Beschaffung von Bleistiften geht, sind die Erwartungen andere, als wenn Ihr Lieferant komplexe Baugruppen für Ihr Produkt liefern soll.

Strategie bei Standardprodukten

Im ersten Fall handelt es sich um einen Lieferanten für einfache Produkte oder Standardprodukte und Betriebsstoffe. Im Vordergrund stehen die Qualität dieser Standardprodukte (zum Beispiel Bleistift) und ihr Preis. Auch die schnelle Lieferung und die unkomplizierte Abwicklung können eine Rolle spielen.

Strategie bei speziellen Produkten

Im zweiten Fall kommen neben Qualität, Preis und Abwicklung weitere Faktoren hinzu: Soll der Lieferant nach Ihren Produktspezifikationen und Produktzeichnungen nur produzieren? Oder erwarten Sie eigene Entwicklungs- und Konstruktionsleistungen? Soll er nach dem Just-in-time-Prinzip liefern? Oder soll er ein Konsignationslager auf Ihrem Werksgelände betreiben?

Um solche Fragen zu beantworten, müssen alle fremd beschafften Produkte und Dienstleistungen kategorisiert werden. Für jede Kategorie lässt sich dann bestimmen, welche Funktionen und Aufgaben der Lieferant übernimmt. Maßgeblich sind:

  • Menge und Wert der gelieferten Produkte, die dann mithilfe der ABC-Analyse in drei Klassen unterteilt werden
  • Vorhersagbarkeit des Bedarfs, wonach die Produkte mit der XYZ-Analyse ebenfalls in drei Klassen eingeteilt werden

Abbildung 1 zeigt, welche Klassen dabei gebildet werden und wie die strategische Einordnung erfolgt.

Abbildung 1: Klassifizierung von Materialien, Werkstoffen, Teilen, Baugruppen oder Produkten
Abbildung 1: Klassifizierung von Materialien, Werkstoffen, Teilen, Baugruppen oder Produkten

Wenn Sie alle Produkte und Dienstleistungen, die Sie von Lieferanten einkaufen, in der Tabelle der Abbildung 1 den einzelnen Klassen zuordnen (die weißen Felder der Tabelle), können Sie jeweils geeignete Strategien für die Beschaffung und die Zusammenarbeit mit Lieferanten festlegen. Beispiele sind:

  • Feld A-X: Hier arbeiten Sie mit ein bis drei Lieferanten eng und langfristig zusammen. Dabei kommt es auf die enge logistische Abstimmung (zum Beispiel Just-in-Time- oder Just-in-Sequence-Lieferung) an. Die Produktion beim Lieferant und bei Ihnen werden aufeinander abgestimmt. Die Produkte werden optimiert bezüglich Qualität und Preis.
  • Feld B-Z: Hier brauchen Sie mehrere Lieferanten, die schnell und flexibel sind, wenn Sie Produkte bei ihnen bestellen. Die Lieferanten sollten durch ihre Planungs- und Produktionsverfahren oder durch ihre Lagerpolitik in der Lage sein, Ihren Bedarf in kurzer Zeit zu decken.
  • Feld C-X: Hier arbeiten Sie mit einem Lieferanten zusammen, bei dem Sie insbesondere auf Liefermengen und Preise achten. Bei Bedarf können Sie einen eigenen Lagerbestand führen, um Lieferengpässe zu vermeiden. Vordringlich ist hier, die Kosten für das gekaufte Produkt und für die Abwicklung zu minimieren.

Rollen und Funktionen für Lieferanten

Aus der Produktklassifizierung und Ihrer Unternehmensstrategie leitet sich ab, welche Rolle Ihr Unternehmen den einzelnen möglichen Lieferanten zuschreibt und wie diese ausgefüllt werden soll. Mögliche Rollen sind:

  • Entwicklungs- oder Technologiepartnerschaften: Mit dem Lieferanten werden innovative Produkte entwickelt und produziert; der Lieferant liefert erfolgskritische Komponenten (zum Beispiel Intel für Computer).
  • Logistik- und Produktionsverbund: Hochwertige Bauteile und Komponenten werden vom Lieferanten in einer überbetrieblichen Wertschöpfungskette (Supply Chain) genau nach Bedarf und Just-in-Time geliefert. Logistik und Abwicklung sind optimiert, um Lager- und Handling-Kosten minimal zu halten.
  • Kostenführerschaft: Standardisierte Teile und Baugruppen werden in der geforderten Qualität von dem Lieferanten beschafft, der das beste Preis-Leistungs-Verhältnis hat.
  • Kompetenzpartnerschaft: Im Bereich der Dienstleistungen wird mit dem Lieferanten oder Dienstleister zusammengearbeitet, der für die spezielle Fragestellung die nachgewiesen besten Kompetenzen mitbringt.

Beispiele Rolle von Lieferanten

Automobil
Für innovative Fahrerassistenzsysteme sucht sich der Autohersteller einen kompetenten Entwicklungs- und Technologiepartner. Für die Sitze werden Produktion und Logistik eng aufeinander abgestimmt. Bei Blech und Reifen geht es vor allem um die Kosten. Die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt durch einen kompetenten Trainer oder Berater.

Metzgerei
Für den Betrieb einer Metzgerei werden beispielsweise Kühltheken, Messer, Aufbewahrungsbehältnisse, aber natürlich auch Fleisch und Wurstwaren benötigt; eventuell auch zusätzliche, ergänzende Lebensmittel (Brötchen). Um Werbung zu betreiben, benötigt die Metzgerei eine Werbeagentur.

Alle diese Produkte und Dienstleistungen haben für die Metzgerei eine unterschiedliche Bedeutung. Deshalb kann die Strategie zur Zusammenarbeit mit den Lieferanten eine jeweils andere sein. Wer Bioprodukte anbieten will, sucht spezielle und geeignete Fleischlieferanten. Für die Aufbewahrung werden Standardprodukte eingesetzt. Wer anspruchsvolle und regelmäßige Werbung betreiben will, erwartet von seiner Werbeagentur etwas anderes, als diejenige Metzgerei, die nur hin und wieder Handzettel verteilt.

Anforderungen an die Lieferanten

Aus der Strategie Ihres Unternehmens und der Zuweisung von Rollen und Funktionen an die Lieferanten ergeben sich schließlich die Anforderungen, die Sie und Ihr Unternehmen an einen einzelnen Lieferanten stellen sowie die Aufgaben, die dieser damit übernehmen soll. Sie definieren Ihren Anforderungskatalog für den Lieferanten. Darin steht, was ein Lieferant leisten muss, der das Produkt X liefert oder die Dienstleistung Y erbringt. Daraus leiten Sie schließlich die Kriterien für die Lieferantenbewertung ab, die Ihnen bei der Auswahl der geeigneten oder besten Lieferanten helfen. Leistungsanforderungen und Bewertungskriterien lassen sich drei Bereichen zuordnen:

1. Produkte und Dienstleistungen

Hier beschreiben Sie, welche Merkmale die Produkte oder Dienstleistungen des Lieferanten haben müssen, die Sie bei ihm kaufen; beispielsweise in Bezug auf

  • Bestandteile und Funktionen
  • Abmessungen und Schnittstellen
  • Haltbarkeit und Verschleiß
  • Entsorgungsfähigkeit
  • Erfüllung von Normen
  • Anwendung von Methoden oder Verfahren bei der Erbringung von Dienstleistungen
  • Kaufpreis und Kosten beim Einsatz in Ihrem Unternehmen (Total Cost of Ownership)

Welche Kriterien dabei im Einzelnen wichtig sind, entwickeln die jeweiligen Fachabteilungen in Ihrem Unternehmen gemeinsam mit den Experten aus dem Einkauf.

2. Prozesse der Zusammenarbeit

Hier beschreiben Sie, wie die Zusammenarbeit ablaufen soll. Das kann mehrere Teilprozesse betreffen, bei denen Sie mit dem Lieferanten interagieren. Beispiele sind hier:

  • gemeinsame Entwicklung von Produkten
  • Bestellabwicklung
  • Transport und Anlieferung der Produkte
  • Bevorratung oder Lagerhaltung des Lieferanten für Ihr Unternehmen
  • begleitende Serviceleistungen wie Wartung, Instandsetzung oder Finanzierung
  • Bestellabwicklung, Rechnungsstellung und Zahlungsmodalitäten

3. Leistungsvermögen des Lieferanten

Hier beschreiben Sie die Stärken und Schwächen des Lieferanten als Unternehmen. So erhalten Sie ein Bild, wie zuverlässig, kompetent, flexibel und sicher die Zusammenarbeit erfolgen kann. Beispiele für Kriterien sind:

  • eingesetzte Methoden und Verfahren bei der Herstellung von Produkten (nachgewiesen durch Qualitätszertifikate oder Managementsysteme)
  • Marktstellung des Lieferanten
  • Einhaltung von Normen oder Compliance-Regeln
  • Einhaltung Ihrer Werte, Leitlinien und Vorgaben
  • Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen oder mit Wettbewerbern Ihres Unternehmens
  • Referenzen

Für wichtige Produkte und Dienstleistungen können Sie ein Lastenheft erstellen. Hier sind alle relevanten Anforderungen an das Produkt und den Lieferanten im Detail beschrieben und erläutert.

StichwortLastenheft und Pflichtenheft

Im Lastenheft sind alle Anforderungen des Auftraggebers sowie die Rahmenbedingungen für die Lieferungen und Leistungen eines Lieferanten als potenzieller Auftragnehmer beschrieben. Das Lastenheft gehört dem Auftraggeber und wird im Rahmen der Lieferantenauswahl den Lieferanten überlassen. Die Lieferanten müssen ihrerseits erläutern, wie sie die Anforderungen aus dem Lastenheft erfüllen wollen. Das beschreiben die Lieferanten im sogenannten Pflichtenheft. Das Pflichtenheft gehört dem Auftragnehmer.

Praxis

Strategie des Lieferantenmanagements festlegen

Klären Sie zunächst, für welche Produkte und Dienstleistungen Sie in Ihrem Unternehmen ein Lieferantenmanagement betreiben wollen.

  • Für welche Bereiche benötigen Sie eine Lieferantenstrategie oder Lieferantenpolitik?
  • Welche Materialien, Rohstoffe, Teile, Baugruppen oder Dienstleistungen, die Sie einkaufen, sind davon betroffen?
  • Welche strategische Stoßrichtung ist für Ihr Unternehmen maßgeblich?

Planen Sie diese Aspekte mithilfe der folgenden Vorlage.

Rolle, Funktion, Aufgaben der Lieferanten

Leiten Sie aus Ihrer Strategie für die Zusammenarbeit mit Lieferanten ab, welche Rolle ein Lieferant einnehmen soll und welche Funktionen und Aufgaben für diesen damit verbunden sind.

  • Welche Lieferanten sind wichtige Technologie- und Produktionspartner?
  • Was müssen diese leisten?
  • Wie abhängig ist ihr Unternehmen von diesen Lieferanten?
  • Welche Risiken sind damit verbunden?
  • Welche Lieferanten sind „austauschbar“?
  • Wie gestalten Sie mit diesen Lieferanten die Zusammenarbeit?
  • Was sind die jeweiligen Rollen, Funktionen und Aufgaben für die Lieferanten?

Anforderungskatalog erstellen

Leiten Sie aus den Rollen, Funktionen und Aufgaben, die Sie dem jeweiligen Lieferanten zuschreiben, einen Anforderungskatalog für ihn ab und unterscheiden Sie dabei:

  • Anforderungen, die alle Lieferanten erfüllen müssen (allgemeiner Teil).
  • Anforderungen, die sich aus einem einzelnen Produkt ergeben und die nur diese Lieferanten erfüllen müssen (spezieller Teil).

Nutzen Sie für Ihren Anforderungskatalog die folgende Vorlage.

Sie können aus diesem Anforderungskatalog ein Formular entwickeln, mit dessen Hilfe Sie die wichtigsten Anforderungen an die zu beschaffenden Produkte oder Dienstleistungen zusammenstellen können. Die Fachabteilungen mit dem jeweiligen Bedarf müssen dann dieses Formular ausfüllen und die Angaben gegebenenfalls erläutern.

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