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Verbesserungsvorschlag formulieren

Sie wollen einen Verbesserungsvorschlag machen und damit möglichst Vorgesetzte oder Ihre Teamleitung überzeugen. Dann sollten Sie für Ihren Text eine Grundstruktur aus fünf Gliederungspunkten wählen. Wie genau ein Verbesserungsvorschlag überzeugend formuliert werden kann, zeigen wir anhand eines Beispiels.

Wenn Sie einen Verbesserungsvorschlag oder allgemein einen Veränderungsvorschlag für Ihre Abteilung oder für Ihr Unternehmen aufschreiben und vorlegen wollen, sollten Sie auf die folgenden Aspekte achten. Mit der folgenden Grundstruktur können Sie kurze Texte mit wenigen Zeilen einfach und klar schreiben – genauso wie längere Ausführungen auf mehreren Seiten.

1. Kernbotschaft steht am Textanfang

Beginnen Sie mit einer starken Aussage oder einer These. Das ist Ihre Kernbotschaft. Sie kann nicht alle wichtigen Aspekte Ihres Vorschlags umfassen, sollte aber bereits einen zentralen Nutzen für die Zielgruppe aufzeigen.

2. Zwei bis vier Argumente

Nennen Sie dann zwei bis vier weitere gute Gründe, die für Ihren Vorschlag sprechen. Beziehen Sie sich dabei auf ein bekanntes Problem und sagen Sie, wie Ihr Vorschlag zur Lösung beiträgt. Zeigen Sie Ursache-Wirkungs-Beziehungen auf. Machen Sie Gemeinsamkeiten zu anderen Lösungen sichtbar oder weisen Sie auf die Unterschiede hin, sodass immer deutlich wird, dass Ihre Lösung gut und richtig ist.

3. Details erklären

Erläutern Sie dann die Details. Was kennzeichnet die Lösung? Was sind die relevanten Merkmale? Wie spielt das im Einzelnen zusammen? Gehen Sie so weit in die Details, wie Ihre Zielgruppe es erwartet und machen Sie den Umfang von der aufgewendeten Zeit für das Lesen abhängig.

4. Umsetzung aufzeigen

Zeigen Sie auf, was die einzelnen Schritte für die Umsetzung sind. Was muss getan werden? Womit sollte begonnen werden? Wer muss gegebenenfalls eingebunden werden? Und worauf ist besonders zu achten?

5. Zur Handlung aktivieren

Aktivieren Sie die Leserin oder den Leser Ihrer Texte. Was soll die Person nun konkret tun?

Beispiel Verbesserungsvorschlag

1. Kernbotschaft
Wenn wir die Qualitätskontrolle bereits nach dem ersten Arbeitsvorgang durchführen, sparen wir monatlich rund 10.000 Euro für aufwendige Nacharbeit.

2. Argumente
Messungen haben gezeigt, dass am ersten Arbeitsvorgang die meisten Fehler entstehen (95%). Die fehlerhaften Teile werden frühzeitig erkannt und durchlaufen nicht die weiteren Arbeitsvorgänge. Fehler lassen sich einfacher erkennen. Die Nacharbeit ist einfacher und kostengünstiger.

3. Details
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Maschine XY können die Messungen zur Qualitätskontrolle selbst durchführen. Sie können während der Bearbeitungszeit Messungen durchführen. Dabei sollten alle Teile (nicht nur eine Stichprobe) überprüft werden.

4. Umsetzung
Dazu müssten wir die Arbeitspläne anpassen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Maschine XY schulen. Die Messvorrichtungen müssen an die Maschine gebracht und eingerichtet werden. Das wäre ein Arbeitsaufwand von zwei halben Tagen.

5. Handlung
Bei einer positiven Entscheidung könnte dies die Tagschicht am Freitag umsetzen.

Praxis

Haben Sie einen Verbesserungsvorschlag für Ihr Team, den Sie schon lange mit sich herumtragen? Oder eine gute Idee, die Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen mal vorstellen wollen? Dann formulieren Sie diesen doch einmal – wie beim oben beschriebenen Beispiel.

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