Premium
Mitarbeiterbindung

Wissen ausscheidender Mitarbeiter sichern

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht häufig viel von ihrem Wissen verloren. Gerade dann, wenn sie für das Unternehmen wertvolle Kompetenzen besitzen, Schlüsselpositionen besetzen oder viel Erfahrung an ihrem Arbeitsplatz sammeln konnten. Umso mehr sollten alle Beteiligten darauf achten, dass zumindest ein Teil des Wissens und der Erfahrungen im Team und im Unternehmen bleibt. Instrumente für den Wissenserhalt sind regelmäßige Debriefings oder Erfahrungsberichte zu abgeschlossenen Projekten.

Wissen regelmäßig festhalten

Unternehmen erhalten das Wissen ausscheidender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sie präventiv vorgehen. Dazu können sie folgende Instrumente aus dem Wissensmanagement nutzen:

  • regelmäßige Debriefings, also Berichte zu Erfahrungen und neuen Erkenntnissen
  • systematische Erfahrungsberichte zu abgeschlossenen Projekten
  • virtuelle Communities oder Foren, in denen Experten des Unternehmens wichtiges Wissen kommunizieren
  • Wikis und Abteilungshandbücher, in denen die Experten ihr Wissen und ihre Erfahrungen festhalten

Abschlussgespräch oder Übergabegespräch

Erfasst ein Unternehmen das Mitarbeiterwissen nicht regelmäßig, sollte in jedem Fall rechtzeitig vor dem letzten Arbeitstag ein Abschlussgespräch oder Übergabegespräch erfolgen. Dabei sollen alle Informationen systematisch zusammengestellt werden, die beschreiben, wie und warum der Mitarbeiter seine Aufgaben in einer bestimmten Art und Weise erfolgreich erledigt und was er an Wissen und Erfahrungen gesammelt hat. Das muss insbesondere für Nachfolgende und Kollegen angemessen dokumentiert werden. Diese systematische Vorgehensweise wird auch unter dem sogenannten Experten-Debriefing zusammengefasst. Dabei sollten diese Aspekte besonders berücksichtigt werden:

  • Es ist Aufgabe des Vorgesetzten, für Übergabe und Dokumentation des Wissens und der Erfahrungen des Mitarbeiters zu sorgen.
  • Das Debriefing sollte rechtzeitig vorbereitet und durchgeführt werden. Sobald bekannt ist, dass der Mitarbeiter seine Abteilung oder das Unternehmen verlässt, sollte die Übergabe geplant werden.
  • Für die Durchführung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Wie viel Zeit im Einzelnen benötigt wird, hängt vom Aufgabenspektrum des Mitarbeiters und von der Größe seines Erfahrungsschatzes ab.
  • Die Übergabe sollte systematisch, mit Hilfe von Checklisten oder Fragelisten, erfolgen: Es müssen fachbezogene und aufgabenbezogene Themen besprochen, die richtigen Fragen gestellt und alle Informationen schriftlich dokumentiert werden.

Kündigungsgespräch oder Trennungsgespräch

Der Personalberater Frank Adensam rät Unternehmen dazu, eine notwendige Trennung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglichst fair zu gestalten, unter anderem weil die im Unternehmen zurückbleibenden Angestellten von der Kündigungen ihrer Kollegen betroffen sind und so erfahren, wie Unternehmen mit ihren Angestellten umgehen. Professionelles Trennungsmanagement, die Umsetzung einer beschlossenen Kündigung, bedeutet:

  • bei der Kommunikation der Kündigung und beim Ausscheiden das Selbstwertgefühl des zu kündigenden Mitarbeiters zu wahren,
  • die verbleibenden Mitarbeiter nicht unnötig zu demotivieren und
  • einen möglichen Schaden für die Firma abzuwenden.

Trennungskultur etablieren

Ein professionelles Trennungsmanagement setzt eine sorgfältige Vorbereitung voraus, die Unternehmen am besten mit einer Trennungskultur gelingt. Dazu eignen sich folgende Fragen:

  • Nach welchen Kriterien wird entschieden, wer entlassen wird?
  • Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Kündigung?
  • Wann und wie wird die Kündigung ausgesprochen?
  • Wer führt die Kündigungs- und Trennungsgespräche?
  • Wie werden die verbleibenden Angestellten über die Kündigungen informiert?
  • Wie werden sie gegenüber den zu kündigenden und den verbleibenden Angestellten begründet?
  • Wie wird der Trennungsprozess gestaltet?

Trennungsgespräch vorbereiten

Die Vorbereitung des Trennungsgesprächs umfasst den Einblick in die Personalakte, eine Rücksprache des Falls mit der Personalabteilung und eine Besprechung der zu erwartenden Reaktionen und Anliegen des Gekündigten. Es sollte eine interne Absprache über vertragliche Regelungen, Trennungskonditionen und Aspekte der finanziellen und materiellen Absicherung erfolgen.

Für den Trennungsprozess zu beachten

Der oder die unmittelbare Vorgesetzte sollte die betroffene Person über die Kündigung unter vier Augen informieren und dabei nach einer kurzen Einleitung zur Sache kommen. Es gilt, Verständnis für die Emotionen der betroffenen Person zu zeigen und trotzdem klar hinter der Entscheidung „Kündigung” zu stehen. Die Begründung der Kündigung sollte gut überlegt und sprachlich nicht verletzend sein. Die Erklärung sollte nicht zur Diskussion stehen. Wichtig ist, die Zeit bis zum Ausscheiden zu regeln. Oft ist eine bezahlte Freistellung für beide Seiten die beste Lösung.

Praxis

Übergabegespräche und Debriefings führen

Planen Sie rechtzeitig ein Übergabegespräch und das Debriefing mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Ihre Abteilung oder das Unternehmen verlassen:

  • Welche Informationen benötigen Sie von den ausscheidenden Mitarbeitern?
  • Welche Erfahrungen dieser Personen sind für Sie und die Teammitglieder wichtig?
  • Welche Aufgaben müssen von wem weitergeführt werden? Was muss diese Person dazu alles wissen?

Nutzen Sie für das Übergabegespräch und das Debriefing die Erläuterungen und Vorlagen aus dem Handbuch-Kapitel Debriefing. Für die Fragen im Debriefing und die Dokumentation der Ergebnisse aus dem Debriefing, können Sie die folgende Vorlage und Checkliste nutzen.

Kündigungsgespräch führen

Bereiten Sie sich gut auf ein Kündigungsgespräch vor:

  • Stellen Sie zusammen, was Sie wie möglichst bald ansprechen müssen.
  • Überlegen Sie genau, wie Sie den Kündigungsprozess gestalten, so dass die bleibenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht demotiviert werden.
  • Stimmen Sie sich mit der Unternehmensleitung und der Personalabteilung ab, wie der Kündigungsprozess abläuft und wie die Gespräche geführt werden: Was soll wann gesagt werden?
  • Stellen Sie sicher, dass die verbleibenden Mitarbeiter das Vorgehen als fair und angemessen empfinden, denn diese wollen Sie im Unternehmen halten und die Mitarbeiterbindung bei diesen Kolleginnen und Kollegen nicht gefährden.

Gehen Sie dafür die folgende Checkliste für den Kündigungsprozess durch.

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Mitarbeiterbindung" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen