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Entscheidungsvorlage erstellen

Wofür Sie eine Entscheidungsvorlage brauchen

Plötzlich kommt der Vorgesetzte und sagt: „Erstellen Sie bitte eine Entscheidungsvorlage und präsentieren Sie diese bei der nächsten Vorstandssitzung.“ Dann müssen Sie alle relevanten Informationen recherchieren und zusammenstellen, damit sich Entscheider ein Bild über Lösungen und Konsequenzen machen können. Ihre Aufgabe ist es, mit der Entscheidungsvorlage eine schlüssige Grundlage für gute Entscheidungen zu liefern.

Auftrag der Geschäftsleitung oder der Vorgesetzten

Vorstände, Geschäftsführer und andere Manager erwarten von ihren Mitarbeitern, dass sie Entscheidungen vorbereiten können. Sie erteilen den Auftrag, ein Konzept auszuarbeiten, mit dem eine Entscheidung vorbereitet wird. Wenn Sie einen solchen Auftrag erhalten, müssen Sie in Ihrem Konzept alle Informationen zusammentragen, die der Geschäftsleitung oder einem Gremium transparent aufzeigen, welche Konsequenzen mit einer Entscheidung verbunden sind.

Das setzt eine systematische Vorgehensweise zur Informationsrecherche und eine strukturierte Darstellung in einer Entscheidungsvorlage voraus. Um das zu leisten, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

  1. Auftragsklärung (worum geht es?)
  2. Darstellung der Entscheidungssituation (klären, was oder worüber entschieden werden soll)
  3. Informationsrecherche
  4. Informationsaufbereitung
  5. Aufschreiben und Präsentieren der Entscheidungsvorlage

Für Mitarbeiter ist ein Schema hilfreich, das vorgibt, wie die Entscheidungsvorlage erstellt wird und wie sie aussehen soll. Sie können ihre Vorgehensweise darauf ausrichten und wissen, welche Informationen sie zusammenstellen müssen.

StichwortEntscheidungsvorlage

Eine Entscheidungsvorlage ist ein Dokument, das alle Informationen enthält, anhand derer ein entscheidungsbefugter Akteur oder ein Gremium eine Entscheidung treffen kann. Umfang, Form und Inhalt der Entscheidungsvorlage müssen mit dem Auftraggeber oder dem Entscheider abgestimmt werden. Sie hängen ab von der Komplexität des Themas, der Entscheidungssituation, den Folgen, die mit der Entscheidung verbunden sein können, und mit den Anforderungen der Entscheider.

Oft erwarten Entscheider zusätzlich eine Kurzfassung der Entscheidungsvorlage. Die Kurzfassung wird auch Management Summary oder Executive Summary genannt. Sie benennt alle entscheidungsrelevanten Faktoren auf einer Seite.

Mit der Entscheidungsvorlage Informationen aufbereiten und dokumentieren

Eine Entscheidungsvorlage soll alle Informationen beinhalten, die dem Entscheider oder einem Entscheidungsgremium helfen, eine gute oder die richtige Entscheidung zu treffen. „Eine Entscheidung treffen“ bedeutet, es erfolgt eine Auswahl aus Handlungsoptionen. Zum Beispiel:

  • Soll eine Personalentwicklungsmaßnahme durchgeführt werden?
  • Soll der Eintritt in einen neuen Markt erfolgen?
  • Soll eine neue EDV-Technologie eingesetzt werden?
  • Soll ein Projekt für mehr Kundennähe gestartet werden?

Diese Entscheidung muss in diesen Fällen als eine Ja-Nein-Entscheidung aufbereitet werden. Es ist genauso möglich, die Fragestellung so zu formulieren, dass mit der Entscheidung aus mehreren Handlungsoptionen oder aus alternativen Lösungen ausgewählt wird. Beispiel für die entsprechende Fragestellung wäre dann: Welche der verfügbaren EDV-Technologien soll eingesetzt werden?

Die Entscheidungsvorlage soll auf solche Fragen eine nachvollziehbare Antwort liefern. Der Entscheider soll den Eindruck – im Idealfall die Gewissheit – haben, dass er mit der Entscheidungsvorlage alle Informationen hat, um diese Fragen zu beantworten. Zudem kann er seine Entscheidung gut begründen und belegen. Grundlage dafür sind die Informationen, Beispiele, Zahlen oder Fakten, die in der Entscheidungsvorlage zusammengestellt und beschrieben sind.

Die Folgen einer Entscheidung abschätzen und bewerten

Entscheidungen geschehen in den meisten Fällen im Hinblick auf die zukünftigen Konsequenzen oder Folgen, die mit einer Handlungsoption verbunden sein können. Da niemand in die Zukunft schauen kann, sind diese Folgen mit Unsicherheit behaftet. Um diese Unsicherheit zu reduzieren, braucht der Entscheider entsprechende Informationen, die mit der Entscheidungsvorlage zusammengetragen und aufbereitet werden. Mit Ihrer Entscheidungsvorlage erzeugen Sie also Transparenz über die Konsequenzen, die mit der Entscheidung verbunden sind. Konsequenzen einer Handlungsoption oder eines Lösungsvorschlags können sein:

  • Vorteile, Erlöse, Gewinne, Chancen oder Möglichkeiten
  • Nachteile, Kosten, Verluste, Gefahren, Risiken, Einschränkungen

Diese sind für jede Handlungsoption unterschiedlich und müssen entsprechend ermittelt, analysiert und dargestellt werden. Sie müssen in Ihrer Entscheidungsvorlage genau solche Informationen zusammenstellen und erläutern, die über diese Aspekte möglichst zuverlässig und nachvollziehbar Auskunft geben. Der Entscheider verknüpft diese Informationen mit seinen eigenen Informationen, seinem Wissen, seinen Erfahrungen, seiner Einstellung, seinen Werten, seinen Wünschen – und bewertet oder beurteilt diese. So bildet er sich seine Meinung und entscheidet dann.

Entscheidungen absichern und nachvollziehbar machen

Manche Entscheidungen werden „aus dem Bauch heraus“ und auf der Basis von Intuition und Erfahrung getroffen – auch in Unternehmen. Das müssen keine schlechten Entscheidungen sein. Aber sie sind für andere Mitarbeiter oder Mitglieder im Entscheidungsgremium schwer nachvollziehbar. Zudem ist es schwierig, eine Entscheidung nachzuvollziehen, wenn geraume Zeit vergangen ist und niemand die Gründe und Hintergründe für die jeweilige Entscheidung dokumentiert hat.

Deshalb müssen Entscheidungsvorlagen und die daraus abgeleiteten Entscheidungen schriftlich vorbereitet und dokumentiert werden. Das lässt andere Personen die Entscheidung nachvollziehen – auch zu einem späteren Zeitpunkt. Die Entscheider können sich damit absichern.

Wenn Sie eine Entscheidungsvorlage erstellen, sollten Sie deshalb darauf achten, dass diese für alle Entscheider mit ihrem jeweiligen Wissen und Kenntnisstand verständlich und nachvollziehbar ist. Und dass die Entscheidung und die Gründe, die dazu geführt haben, auch in Zukunft noch nachvollziehbar sind.

Gelegentlich treffen Entscheider ihre Entscheidung aus persönlichen Gründen, die als solche nicht offensichtlich sein und nicht dokumentiert werden sollen. Die Entscheidung für eine Lösung ist also schon gefallen – und muss im Anschluss noch „legitimiert“ werden. Auch dann kann ein Mitarbeiter den Auftrag erhalten, eine Entscheidungsvorlage zu erstellen. Diese muss dann so aufbereitet werden, dass die zuvor getroffene Entscheidung als die richtige dargestellt wird. Das kann für Sie als Mitarbeiter, der die Entscheidungsvorlage erstellen soll, ein Dilemma sein, das sich nur schwer auflösen lässt.

Hinweis Formale Entscheidungsvorlage

Manche Unternehmen geben ein Schema, ein Formblatt oder ein Raster für eine Entscheidungsvorlage vor, wenn ein Mitarbeiter etwas beantragen will oder von seinen Vorgesetzten eine Entscheidung wünscht. Beispiele dafür sind: Beschaffung einer Software, Start eines Projekts oder Teilnahme an einer Messe.

Praxis

Auftragsklärung für die Entscheidungsvorlage

Was erwarten Entscheider oder Entscheidungsgremien von Ihnen, wenn Sie eine Entscheidungsvorlage erstellen sollen? Stellen Sie Anforderungen und Erwartungen zusammen, die Sie bereits kennen oder indirekt in Entscheidungssituationen oder bei der Vorstellung von Entscheidungsvorlagen mitbekommen haben.

Wie lauten üblicherweise die Aufträge der Geschäftsleitung oder der Vorgesetzten, wenn Sie eine Entscheidungsvorlage erstellen sollen? Welche Informationen erhalten Sie mit diesem Auftrag? Welche Informationen brauchen Sie außerdem? Woher kommen diese?

  • Zu welcher Fragestellung oder Aufgabenstellung sollen Sie eine Entscheidungsvorlage erstellen?
  • Worum genau geht es?

Eine gute Entscheidungsvorlage besteht aus diesen Elementen:

  • Formulierung der Entscheidungssituation
  • Anlässe, Hintergründe, Rahmenbedingungen
  • Ziele und Bewertungskriterien
  • Darstellung der Handlungsoptionen
  • Analyse und Darstellung der Konsequenzen und Folgen
  • Entscheidungsvorschlag

Verfügbare Informationen prüfen

Klären Sie, ob Sie mit dem Auftrag Ihrer Geschäftsleitung oder Ihrer Vorgesetzten alle Informationen haben, um diese Aspekte in der Entscheidungsvorlage zu beschreiben. Dazu zählen beispielsweise:

  • Was genau soll entschieden werden?
  • Sind die Handlungsoptionen alle bekannt und beschrieben?
  • Welche Ziele und Bewertungskriterien sind für die Entscheider besonders relevant?
  • Welche Konsequenzen sollen betrachtet werden?
  • Wie soll die Entscheidungsvorlage aufbereitet oder präsentiert werden?
  • Wann soll die Entscheidungsvorlage fertig sein und wann soll sie präsentiert werden?
  • Wer wird die Entscheidungsvorlage lesen oder bei der Präsentation anwesend sein? Welche Entscheidungsbefugnisse haben diese Personen und was sind ihre Erwartungen, Ziele und Interessen?
  • Welche Ressourcen (Zeit, Geld) stehen für die Ausarbeitung der Entscheidungsvorlage zur Verfügung?
  • Wer soll in die Ausarbeitung der Entscheidungsvorlage eingebunden werden und mit wem muss man sich abstimmen?

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um die Informationen festzuhalten, die Sie bereits mit der Auftragsklärung brauchen.

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