EntgeltVergütungssystem ändern – so bereiten Sie sich vor
Umstellung des Vergütungssystems planen
Bevor Sie das Vergütungssystem verändern oder gar erneuern, beantworten Sie einige wichtige Fragen:
- Was sind die Stärken und Schwächen der aktuellen Vergütungselemente?
- Welche konkreten Schwachstellen sollen durch das neue System beseitigt werden?
- Welche Unternehmensbereiche und Mitarbeitergruppen werden von der Reform betroffen sein?
- Welche Entscheidungsträger müssen informiert werden?
- Wie und wann werden Mitarbeitende informiert?
Sie sollten alle Vergütungselemente prüfen. Dazu gehören:
- Grundvergütung
- Zuwendungen oder Zulagen
- Benefits, wie Sachzulagen und Firmenwagen
- Leistungsorientierte Anteile
- Erfolgsorientierte Anteile
- Mitarbeiterkapitalbeteiligung
- Virtuelle Beteiligung (zum Beispiel Stock Appreciation Rights)
- Wertguthaben oder Lebensarbeitszeitkonten
Vorlage
Die folgende Arbeitsvorlage enthält Fragen und Anregungen, mit denen Sie sich auf die Umstellung Ihres Vergütungssystems vorbereiten können. Gehen Sie dabei so vor:
- Beantworten Sie die Fragen zu notwendigen Vorüberlegungen.
- Beschreiben und bewerten Sie die Bestandteile Ihres aktuellen Vergütungssystems.
- Leiten Sie aus den ermittelten Stärken und Schwächen mögliche Ziele und dahin führende Änderungen ab.
- Notieren Sie Ihr individuelles Fazit und die aus Ihrer Sicht nun notwendigen Schritte.
- Entwickeln Sie ein neues oder verändertes Vergütungssystem.
- Binden Sie dabei Betriebsrat oder Personalrat sowie Betroffene ein.
- Kommunizieren Sie die Änderungen an Ihre Mitarbeitenden.
Mitarbeitende einbinden und über Änderungen informieren
Die Einführung oder tiefgreifende Veränderung eines etablierten Vergütungssystems stößt bei Mitarbeitenden häufig auf Skepsis.
Deshalb ist es wichtig, die Einführung einer neuen Vergütung sorgfältig zu planen und zu kommunizieren. Noch wichtiger ist es, bei der Ausgestaltung und Festlegung des Vergütungssystems die Betroffenen und den Betriebs- oder Personalrat einzubeziehen.
Die Änderung des Vergütungssystems ist mitbestimmungspflichtig
Wenn im Unternehmen neue Entlohnungsgrundsätze oder Entlohnungsmethoden eingeführt oder bestehende verändert werden sollen, ist dies mitbestimmungspflichtig. Das besagt § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG.
Ausnahme: Es gibt Vorgaben aus einer Tarifvereinbarung oder anderslautende gesetzliche Vorgaben. Außerdem sind die Höhe des jeweiligen Entgelts sowie individuelle Entgeltvereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht mitbestimmungspflichtig.
Sie müssen also den Betriebs- oder Personalrat in die Entwicklung eines Vergütungssystems frühzeitig einbinden und eine gemeinsame Lösung finden, wenn Sie für eine Gruppe von Beschäftigten oder für die gesamte Belegschaft ein neues Vergütungssystem entwickeln. Ansonsten kann der Betriebs- oder Personalrat die Zustimmung verweigern.
Gibt es keine Interessenvertretung der Mitarbeitenden, kann der Arbeitgeber allein über das Vergütungssystem entscheiden. Aber auch in diesem Fall ist eine frühzeitige Abstimmung mit den Betroffenen zu empfehlen.
Um die Betroffenen einzubinden, sollten Sie diese mindestens frühzeitig über das Vorhaben informieren. Verwenden Sie unsere Muster-Formulierung für Ihr Schreiben oder Ihre Präsentation, um die Mitarbeitenden über die geplanten Änderungen am Vergütungssystem zu informieren:
Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
im Zuge unserer fortlaufenden Bemühungen, die Leistungsfähigkeit unseres Vertriebsteams zu optimieren und faire Rahmenbedingungen und attraktive Arbeitsplätze zu schaffen, möchten wir Sie über eine bevorstehende Veränderung im Bereich der Vergütungsstruktur informieren.
Die Einführung eines neuen Vergütungssystems stellt eine bedeutende Veränderung dar. Wir schätzen die langjährige Bindung unserer Mitarbeitenden an das bisherige System und verstehen, dass Veränderungen immer eine gewisse Unsicherheit mit sich bringen.
Jedoch sind wir fest davon überzeugt, dass die Einführung dieses neuen Vergütungskonzepts eine positive Wirkung auf das Unternehmen und Sie haben wird. Die Veränderung kann nicht nur zur Erreichung verschiedenster Unternehmens- und Vertriebsziele beitragen, sondern auch die Transparenz der Vergütung verbessern, Anreize schaffen und die Motivation sicherstellen.
Die Vorteile sind:
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Zielerreichung: Das Vergütungssystem wurde so gestaltet, dass es eine präzisere Ausrichtung auf unsere Unternehmensziele ermöglicht. Dadurch wird nicht nur die individuelle Leistung, sondern auch der Gesamterfolg des Teams verbessert und entsprechend vergütet.
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Leistungsanreize: Durch die Anpassung der Vergütung an unterschiedliche Kriterien erwarten wir eine bessere Ausrichtung auf die individuellen und die Teamziele. Dies wird nicht nur zu mehr Transparenz und Fairness bei der Vergütung, sondern auch für individuelle Leistungsanreize sorgen. Das sichert langfristig die Stabilität unseres Unternehmens und der Arbeitsplätze.
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Motivation: Im Vergleich zu traditionellen Provisionssystemen belohnt das neue Konzept Mehrleistung signifikant stärker. Dadurch schaffen wir Anreize für eine kontinuierliche Verbesserung und setzen Impulse für noch mehr Motivation und Engagement.
Wir sind zuversichtlich, dass diese neue Vergütungsstruktur unser Unternehmen in eine erfolgreichere Zukunft führen wird. In den kommenden Wochen werden wir Ihnen weitere Informationen bereitstellen und stehen jederzeit für offene Gespräche und Fragen zur Verfügung.
Wir danken Ihnen für Ihr Engagement und Ihre Mitarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Name] [Position] [Unternehmensname]
Akzeptanz steigern durch Einkommensgarantie
Wenn Sie Mitarbeitende während einer Übergangszeit vor möglichen Einkommenseinbußen schützen, fördert das die Akzeptanz. Dies wird durch die Gewährung einer Einkommensgarantie erreicht, die den Mitarbeitenden über einen festgelegten Zeitraum hinweg das Einkommen sichert, das sie gemäß dem vorherigen Vergütungssystem erhalten hätten.
Sollte sich etwa nach einem Jahr herausstellen, dass das Einkommen nach dem alten System höher gewesen wäre, wird der Differenzbetrag an die Mitarbeitenden ausgezahlt. Diese Garantie gewähren einige Unternehmen für einen Zeitraum von ein bis zwei Jahren.
Drei häufige Fehler bei der Einführung neuer Vergütungssysteme
Wer die häufigsten Fehler kennt, wird sie selbst nicht begehen. Befassen Sie sich daher vorab mit den folgenden Problemen, die es zu vermeiden gilt:
1. Änderungskündigungen aussprechen
Wenn ein neues Vergütungssystem eingeführt werden soll, müssen die Mitarbeitenden dies mittragen. Schließlich sollen sie zukünftig anders vergütet werden, als im Arbeitsvertrag verbindlich vereinbart wurde. Um dieses Problem zu „umschiffen“, sprechen manche Unternehmen sogenannte Änderungskündigungen aus.
Mit einer Änderungskündigung soll nicht das Arbeitsverhältnis beendet werden, sondern Unternehmen möchten einen in Einzelpunkten geänderten Vertrag abschließen; also zu teilweise neuen Bedingungen. Arbeitnehmer reagieren auf ein solches Vorgehen häufig irritiert. Daher ist viel Aufklärung im Vorfeld erforderlich. Denn der jeweilige Mitarbeiter muss der Vertragsänderung letztlich zustimmen.
Unter dem Vertrauensverlust leiden die Motivation, die Mitarbeiterbindung und die Reputation des Unternehmens als Arbeitgeber. Auch aus rechtlicher Sicht sind Änderungskündigungen nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
2. Hohen variablen Anteil einführen
Viele Unternehmen möchten mit einem neuen Vergütungssystem höhere variable Anteile einführen. Laut geltender Rechtsprechung dürfen variable Anteile allerdings nicht größer sein als ein Viertel der Gesamtvergütung. Der Grund ist simpel: Eine gewisse Einkommenssicherheit muss gewährt werden, gerade für Angestellte.
3. Besitzstand nicht wahren
Wenn die Vergütung umgestellt wird, sollte das besitzstandwahrend geschehen, um Mitarbeitende wirtschaftlich nicht schlechterzustellen. Das heißt: Die Umstellung sollte für die Belegschaft einkommensneutral verlaufen. Das Unternehmen erfährt dadurch keinen Nachteil, da dieses Vorgehen zugleich kostenneutral ist.