E-Rechnung – diese Pflichten kommen auf Unternehmen zu

Viele Unternehme verschicken Rechnungen schon seit einiger Zeit via E-Mail als PDF. Das spart Porto und schont die Umwelt. Allerdings handelt es sich hierbei nicht um eine E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinne.

Mit einer E-Rechnung werden strukturierte Datensätze anstelle eines zusammenhängenden Rechnungstextes übermittelt. Die Daten aus der E-Rechnung können dank eines festgelegten Formates mit einem entsprechenden Programm vom Empfänger direkt zugeordnet und weiterverarbeitet werden, ohne (weitere) manuelle Eingaben.

Verpflichtet zum Versand und Empfang von E-Rechnungen sind Unternehmen ausschließlich im gewerblichen oder B2B-Bereich. Leistungen zwischen Unternehmen müssen also per E-Rechnung abgerechnet werden, wenn sich beide Unternehmen im Inland befinden.

Dies ist der Fall, wenn der Sitz des Unternehmens, die Geschäftsführung oder die am Umsatz beteiligte Betriebsstätte sich im Inland befinden. Ein Unternehmen wird nicht automatisch zum Erstellen einer E-Rechnung verpflichtet, nur weil es umsatzsteuerlich in Deutschland registriert ist; zusätzlich muss der Betrieb auch in Deutschland ansässig sein.

Rechnungen an private Kunden oder Endverbraucher müssen keine E-Rechnung sein. Diese Kunden können sogar auf dem Ausstellen einer Brief- oder PDF-Rechnung bestehen.

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen mindestens in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein Jahr später, ab dem 01.01.2026, müssen Betriebe dann E-Rechnungen erstellen und versenden können.

Bis Ende 2026 dürfen Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch mittels Papierrechnung abgerechnet werden. Bis Ende 2027 dürfen für Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden, wenn der Umsatz im Jahr 2027 erzielt wurde. Diese Übergangsregelungen gelten für alle B2B-Umsätze.

Die steuerrechtlichen Regelungen zur E-Rechnung sind Teil des Wachstumschancengesetzes, das im Jahr 2023 verabschiedet wurde. Aber: Am 24.11.2023 wurde der Vermittlungsausschuss angerufen. Dementsprechend beziehen sich die folgenden Ausführungen auf den Gesetzesstand vom 17.11.2023. Änderungen könnten sich im Jahr 2024 noch ergeben.

Ab dem 01.01.2028 dürfen für B2B-Umsätze nur noch E-Rechnungen ausgestellt werden, die den neuen Anforderungen entsprechen. Dies soll die Umsetzung neuer Meldesysteme und die Einführung der einheitlichen EU-Mehrwertsteuerregistrierung (ViDA) erleichtern.

Hier noch einmal alle wichtigen Daten zur E-Rechnung in der Übersicht (Stand Januar 2024):

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Das elektronische Rechnungsformat und die verwendete Syntax müssen der EU-Norm für Rechnungsstellung EN 16931 und der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Dabei dürfen die Mitgliedsstaaten die Vorgaben der EU-Norm selbst ausgestalten und eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS) festlegen.

Zur Erstellung einer E-Rechnung darf auch ein anderes strukturierter elektronisches Format verwendet werden, aber nur unter zwei Voraussetzungen:

• Die Ersteller und Empfänger der Rechnung haben das abweichende Format vorher vereinbart.
• Die Angaben lassen sich korrekt und vollständig extrahieren, gemäß den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931.

Außerdem muss die E-Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten, wie sie gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) gefordert werden.

Das Verfahren zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten (Electronic Data Interchange, kurz EDI) darf von Unternehmen auch weiterhin genutzt werden. Allerdings müssen die erfassten und übermittelten Informationen so extrahiert werden können, dass das Ergebnis mit den Vorgaben aus der CEN Norm EN 16931 kompatibel ist.

Unternehmen, die den Bund beliefern, sind seit geraumer Zeit dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und elektronisch zu übermitteln. Es ist davon auszugehen, dass der Umgang mit der E-Rechnung auch in Zukunft sehr ähnlich ablaufen wird – dann nicht mehr nur bei der Rechnungsstellung für den Bund, sondern auch bei der Rechnungsstellung zwischen zwei Unternehmen.

Für die „E-Rechnung-Bund“ wird die sogenannte XRechnung verwendet. Das „X“ in dieser Bezeichnung steht dafür, dass die Rechnungsdaten im XML-Format vorliegen.

Die XRechnung kann entweder über die Internetplattform des Bundes (kurz: ZRE) erstellt werden, oder Sie nutzen eine spezielle Software. Die Anwendung ist bei den meisten Anbietern denkbar einfach: Sie geben alle Rechnungsdaten über eine Maske in die entsprechenden Felder ein und lassen die E-Rechnung generieren.

Zudem geben Sie die Leitweg-ID des Kunden ein, um den Rechnungsempfänger eindeutig zu identifizieren. Die Leitweg-ID wird Ihnen vom Rechnungsempfänger mit der Bestellung genannt. Falls nicht, müssen Sie diese von ihm anfordern. Der Versand der E-Rechnung erfolgt dann automatisch im Hintergrund an den richtigen Empfänger.

Eine Alternative zur XRechnung ist das ZUGFeRD-Format. Beide Formate entsprechen den Vorgaben der Norm EN 16931. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Format, was bedeutet: Der Empfänger kann die Rechnung ohne elektronische Hilfsmittel lesen, gleichzeitig kann die Rechnung elektronisch verarbeitet werden.

Abgesehen von den Übergangsregelungen gilt die Pflicht zur E-Rechnung ab dem 01.01.2025. Ab diesem Zeitpunkt sollten Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Endverbraucher müssen eine E-Rechnung nicht akzeptieren. Sie können auf die Rechnung per Post oder im E-Mail-Anhang als PDF bestehen. Unternehmen benötigen die ausdrückliche Zustimmung des Verbrauchers, um Privatpersonen eine E-Rechnung ausstellen zu dürfen.