Kommunikation6 Grundregeln für verständliches Schreiben

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Diese Grundregeln sollten Sie befolgen, wenn Sie E-Mails, Berichte, Anschreiben oder sonstige Texte verfassen. Mit Beispielen.
erschienen: 29.08.2016
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Wir verfassen Anschreiben an Kunden, Rundschreiben an Mitarbeiter, Berichte an Aktionäre, Fachartikel in Zeitschriften oder auch einfach nur E-Mails – und die Empfänger verstehen nur Bahnhof. Sie müssen einzelne Abschnitte mehrfach lesen, um sie zu verstehen.

Was macht einen gut verständlichen Text aus? Welchen Spielregeln folgt er?

Ein Gedanke, ein Satz

Zwar ist es hilfreich, Sätze miteinander zu verbinden. Vor allem dann, wenn die Gedanken zusammengehören. Im Zweifelsfall sollten man aber in einem Satz besser nur einen Gedanken unterbringen.

Negativ-Beispiel

Die methodische Gestaltung des Lernens orientiert sich zunehmend an den realen Entwicklungen in Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur und ermöglicht eine bedarfsgerechte emotionale Imprägnierung des Wissens durch Begeisterung, Leidenschaft, Engagement, Willen, Interesse, Neugier, Wissbegier, Entdeckergeist, Phantasie - aber auch durch Vorsicht, Bedachtsamkeit, Angst.

Positiv-Beispiel

Die methodische Gestaltung des Lernens orientiert sich zunehmend an den realen Entwicklungen in der Gesellschaft. Sie orientiert sich auch an den Entwicklungen in der Kultur und der Wirtschaft. Das Wissen wird bedarfsgerecht imprägniert, zum Beispiel durch Begeisterung, Leidenschaft, Neugier oder Fantasie. Ebenso wird das Wissen mit Vorsicht, Bedachtsamkeit oder Angst verknüpft.

Diese Regel bedeutet nicht, dass Sätze unbedingt kurz sein müssen. Wichtig ist, dass die Häppchen, wie beim Essen, getrennt voneinander genossen werden. Dann sind sie leichter verdaulich.

Subjekt nach vorne

Die Regel lautet: Erst Subjekt, dann Prädikat, dann Objekt.

Negativ-Beispiel

Von den 5.600 teilnehmenden Unternehmen gab immerhin mehr als die Hälfte der Befragten an, längerfristig mit geringeren Ausfuhren zu rechnen.

Positiv-Beispiel

5.600 Unternehmen nahmen teil. Mehr als die Hälfte der Befragten gab an ...

Auch hier gilt: Es geht nicht darum, diese Regel immer und konsequent anzuwenden. Zumindest aber in der Mehrzahl der Fälle. Dann wirkt ein anderer Satzbau, der hin und wieder eingestreut wird, als Abwechslung und wohltuend.

Aktiv statt Passiv

Passiv-Sätze sollte man nur dann verwenden, wenn sie sich nicht vermeiden lassen.

Negativ-Beispiel

Das Wissen wird bedarfsgerecht imprägniert.

Positiv-Beispiel

Modernes Lernen ermöglicht eine Imprägnierung des Wissens.

Oder:

Das neue Lernen führt dazu, dass wir erworbenes Wissen mit Gefühlen verbinden.

Durchsuchen Sie Ihre Texte also nach folgenden Wortstämmen:

  • wird
  • wurd
  • werd
  • word

Dann finden Sie Passive und können prüfen, ob sie nötig sind. Passiv-Konstruktionen sollten nicht grundsätzlich vermieden werden. Sie sollten nur die Ausnahme bleiben.

Verb statt Substantiv

Wir verwenden oft Substantivierungen. Zum Beispiel: Bearbeitung, Vollendung, Einführung, Beratung, Gestaltung. Dahinter stecken die Verben bearbeiten, vollenden, einführen, beraten und gestalten. Substantivierungen erschweren das Verständnis erheblich. Sie sind oft auch völlig unnötig.

Negativ-Beispiel

Die methodische Gestaltung des Lernens orientiert sich ...

Positiv-Beispiele

Das Lernen der Zukunft wird so gestaltet, dass ...

Oder ohne Passiv:

Wir werden in Zukunft Lernen so gestalten, dass …

Mit der Suche nach „ung“ finden Sie Substantivierungen im Text.

Adjektiv statt Substantiv

So wie wir Verben zum Substantiv machen, gehen wir oft auch mit Adjektiven um. Wir schreiben zum Beispiel, Sauberkeit, Offenheit, Einfachheit, Geschlossenheit, statt sauber, offen, einfach und geschlossen. Hier gilt das Gleiche wie bei den Verben.

Negativ-Beispiel

Das sind ureigene Anliegen von New Work: die Transparenz der eigenen Rolle, der Beziehungen und der Aufgabe, Handlungsfähigkeit und Selbstwirksamkeit sowie das Erkennen von Sinn in der eigenen Arbeit.

Dieser Satz macht es den Lesern schwer. In Transparenz steckt „transparent“, oder besser „klar“, in Handlungsfähigkeit steckt „handlungsfähig“ und in Selbstwirksamkeit „selbstwirksam“.

Positiv-Beispiel

New Work hat ein ureigenes Anliegen: Die eigene Rolle soll klar sein. Ebenso die Beziehungen zu anderen und die eigene Aufgabe. Alle Mitarbeiter sollen handlungsfähig sein. Sie sollen erleben, dass sie eine Wirkung erzielen. Und sie sollen einen Sinn in der eigenen Arbeit sehen.

Der Text ist zwar etwas länger, aber um Vieles verständlicher. Wenn Sie in Ihrem Text Substantivierungen von Adjektiven aufspüren möchten, dann suchen Sie nach der Endung „eit“.

Wenig Adjektive und Adverbien

Tatsächlich tendieren wir dazu, unsere Texte mit Adjektiven und Adverbien aufzumöbeln, obwohl es oft nicht nötig ist. Zum Beispiel: mit „sichtlichem“ Stolz“ statt „mit Stolz“. Oder: „begeistert“ gelobt statt „gelobt“.

Negativ-Beispiel

Sehr gut qualifizierte, geeignete Menschen sollen zu einer Bewerbung angeregt werden.

Hier würde ein Adjektiv genügen, denn „geeignet“ bedeutet ja bereits, dass die Bewerber auch qualifiziert sind!

Fazit und letztes Beispiel

Auch für die Grundregeln verständlichen Schreibens gilt: Keine Regel ohne Ausnahme. So sind zum Beispiel Substantivierungen nicht grundsätzlich verboten, ebensowenig wie das Passiv. Auch wenn einmal das Objekt am Anfang eines Satzes steht, sorgt das für Abwechslung. Trotzdem ist es hilfreich, wenn Sie Ihre eigenen Texte hin und wieder überprüfen und sie hinsichtlich der hier aufgeführten Regeln optimieren.

Ein letztes Beispiel:

Daran schließt sich eine proaktive Auseinandersetzung mit Wertekonflikten und Handlungswidersprüchen an, die neben dem (kognitiven) Erkennen und (emotionalen) Bewältigen von Ambiguität letztlich durch die Handlungsentscheidung gekennzeichnet ist, ungewöhnliche, neuartige – und gleichsam ethisch vertretbare – Lösungsmöglichkeiten für Wertekonflikte beziehungsweise die aus ihnen resultierenden Dilemmata-Situationen zu entwickeln.

Eine mögliche Alternative:

Wenn sich die Teilnehmer mit Wertekonflikten und Widersprüchen in ihren Handlungen auseinandersetzen, erkennen sie, dass die Welt mehrdeutig ist. Mehr noch: Sie können diese Mehrdeutigkeit besser verarbeiten. Außerdem entwickeln sie neue Lösungsmöglichkeiten für Zwickmühlen, und zwar solche, die ethisch vertretbar sind.

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Über den Autor
Johannes Thönneßen

Johannes Thönneßen ist Dipl. Psychologe, Autor, Geschäftsführer der MWonline GmbH und selbstständiger Berater mit dem Schwerpunkt Kommunikation, Personalentwicklung und Personalinstrumente. Er hat jahrelang als Personalentwickler der Bayer AG gearbeitet und betreibt seit 1998 die Internetseite Managementwissen online, auf der er und andere Autoren aktuelle Managementtrends kommentieren.

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