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Angebot schreiben

Angebotsunterlagen zusammenstellen, abgeben und nachverfolgen

Das Angebot zusammenstellen

Nun sollten Sie alle Informationen ermittelt haben, die Sie für das Angebot benötigen. Im nächsten Schritt machen Sie daraus ein schriftliches Angebot. Dabei helfen die folgende Excel-Vorlage und das Formblatt.

Dem Angebot die richtige Form geben

Ist das Angebot geschrieben, muss es zu einem attraktiven Leistungspaket zusammengestellt werden. Das bedeutet, es wird ansprechend formatiert und gestaltet, es wird ein motivierendes Anschreiben erstellt, und es werden ergänzende Unterlagen oder Informationen beigefügt. Das können sein:

  • Produktbeschreibungen
  • Technische Informationsblätter
  • Hintergrundinformationen
  • ergänzende Produkt- oder Leistungsangebote
  • Serviceangebote (Beratung, Schulung, weitergehende Garantieleistungen, Finanzierung etc.)
  • Anwendungsbeispiele
  • Referenzen
  • Methodenbeschreibungen
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen
  • Normen und Gesetze

Die äußere Form des Angebots sollte die Wertigkeit des Kunden unterstreichen. Deckblatt, hochwertige Bindung, Papierqualität und Corporate Design wirken professionell; ein Begleitbrief unterstreicht die Bedeutung des Kunden und kann individuelle Aspekte des Angebots und des Anbieters herausstellen. Manche Verkäufer meinen sogar, es spiele eine Rolle, wie die Angebotsunterlagen duften.

Dann versenden Sie das Angebot in der Form, wie es der Kunde erwartet; schriftlich oder elektronisch. Achten Sie dabei besonders auch auf Sicherheit und Verschlüsselung. Eine einfache Variante des verschlüsselten elektronischen Versands kann sein:

  • Packen Sie alle Angebotsunterlagen inklusive Anschreiben in eine Zip-Datei, die Sie mit einem Kennwortschutz versehen.
  • Senden Sie diese Zip-Datei an den Empfänger Ihres Angebots per E-Mail.
  • Teilen Sie dem Kunden das Kennwort zum Öffnen der Zip-Datei getrennt davon mit (telefonisch, per Briefpost oder in einer separaten E-Mail).

Hinweis

Einige Kunden beziehungsweise Auftraggeber (öffentliche Auftraggeber) machen strenge Formvorschriften, wie das Angebot bei ihnen eingehen soll. Das betrifft beispielsweise die Art der Verpackung und Adressierung. Achten Sie bei der Ausschreibung für das Angebot auf diese Formvorschriften und halten Sie sich strikt daran.

Welche Verbesserungspotenziale erkennen Sie bezüglich Form und Formvorschriften bei Ihren Angeboten?




Angebote dokumentieren

Wichtig ist, dass Sie alle abgegebenen Angebote erfassen und dies auch dokumentieren. Legen Sie also einen Ordner mit allen Angeboten an und nummerieren Sie die Angebote eindeutig (zum Beispiel fortlaufend). Fassen Sie in dem Ordner (elektronisch oder in Papierform) alle mit dem Angebot versendeten Unterlagen zusammen.

Das Steuerrecht und das Handelsrecht schreiben vor, welche Geschäftsunterlagen in welcher Form und über welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die wesentlichen Vorschriften dazu finden sich in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB). Angebote gehören zu den Geschäftsunterlagen, wenn daraus ein Auftrag wurde (erfolgreiches Angebot); sie müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Nicht erfolgreiche Angebote müssen nicht aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich jedoch, alle abgegebenen Angebote für eine Auswertung aufzubewahren.

Angebote nachverfolgen

Behalten Sie Ihr Angebot auch nach der Abgabe immer im Blick. Sie können drei bis fünf Arbeitstage nachdem der Kunde das Angebot vermutlich erhalten hat nachfragen,

  • ob das Angebot angekommen ist,
  • ob alle Informationen darin enthalten sind, die der Kunde für seine Entscheidung benötigt,
  • wann Sie mit einer (vorläufigen) Entscheidung durch den Kunden rechnen können.

Zu diesem Termin fragen Sie wieder nach, wie die Entscheidung ausgefallen ist. Es kann mit dem Kunden also vereinbart werden, wann man nachhaken kann. Halten Sie sich dann an diese Vereinbarung.

Wie fassen Sie bei Ihren abgegebenen Angeboten nach? Wie wollen Sie das verbessern?




Angebote anpassen

Falls der Kunde einzelne Punkte des Angebots geändert haben möchte, müssen Sie im Einzelfall entscheiden, ob Sie das Angebot nachbessern und ändern. Oft wird über Leistungen und häufiger noch über den Preis verhandelt. Dann passen Sie gegebenenfalls die entsprechenden Positionen des Angebots an und geben ein geändertes oder neues Angebot ab.

Falls nun eine Bestellung durch den Kunden erfolgt, müssen Sie prüfen, ob diese Ihrem Angebot entspricht. Möglicherweise hat der Kunde mit seiner Bestellung eine Modifikation vorgenommen, die so in Ihrem Angebot nicht vorgesehen war. Dann müssen Sie prüfen, ob Sie dem mit einem neuen Angebot entsprechen wollen – oder durch Ihre Bestellbestätigung Ihrerseits eine Willenserklärung zu diesem Kaufvertrag abgeben.

Angebote und Angebotserstellung überwachen und verbessern

Machen Sie ein Angebots-Controlling. Da der Aufwand für die Erstellung eines Angebots oft sehr hoch ist, sollten Sie klären, wie erfolgreich Sie mit Ihren Angeboten sind – und gegebenenfalls Defizite beheben. Dafür können Sie Kennzahlen wie in der folgenden Excel-Tabelle nutzen:

Die wichtigsten Kriterien zur Analyse der Qualität Ihrer Angebote und zur Verbesserung haben wir in der folgenden Vorlage zusammengestellt:

Hinweis

Eine ausführliche Excel-Vorlage zur Angebotsverfolgung und Projektsteuerung finden Sie in dieser Lösungshilfe:

Projektsteuerung: Excel-Vorlage für Angebotsverfolgung, Projektsteuerung und Projektabrechnung

Der Angebotsprozess endet im besten Fall mit der Bestellung durch den Kunden (seine Willenserklärung) und Ihrer Auftrags- oder Bestellbestätigung. Sollte der Kunde Ihr Angebot nicht annehmen, fragen Sie ihn nach den Gründen.

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