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Personalbeschaffung

Bewerbungsunterlagen sichten und beurteilen

Bewerbungsunterlagen hinterlassen einen ersten Eindruck der Bewerbung und des interessierten Kandidaten. Beim Sichten der Unterlagen sollten Sie sich an vorab festgelegten Kriterien orientieren. Außerdem sollten Sie sich beim Lesen der Bewerbung Notizen zu den für Sie relevanten Auswahlkriterien machen. Wenn Sie Online-Bewerbungen bevorzugen, sollten die Formulare flexibel gestaltet werden, damit standardisierte Formulare nicht standardisierte Eingaben durch die Bewerber provozieren.

Wenn sich Kandidaten mit ihrem Interesse an einer Stellenausschreibung beim Unternehmen melden, ist der erste Kontakt hergestellt. Meist erfolgt dieser Kontakt mit den schriftlichen Bewerbungsunterlagen des Kandidaten. Damit können sich das Unternehmen und die Verantwortlichen, die über die Auswahl mitentscheiden, ein erstes Bild von der Bewerberin oder dem Bewerber machen.

Klassische Bewerbungsmappe gibt ersten Eindruck

Bei der Form und bei den Inhalten ihrer Bewerbungsunterlagen orientieren sich die Bewerberinnen und Bewerber im Allgemeinen daran, was die unzähligen Bewerbungsratgeber empfehlen. So hat sich gewissermaßen ein Standard herausgebildet, der aber durchaus auch Varianten hat. Einerseits hilft es dem Unternehmen zu prüfen, ob sich ein Kandidat an diese Vorgaben hält; ein erstes Auswahlkriterium. Anderseits fällt es bei der Gleichförmigkeit der Bewerbungen schwer, die wirklich guten und passenden Kandidaten zu entdecken. Das Problem stellt sich insbesondere dann, wenn sehr viele Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung eingehen.

Welche Auswahlkriterien sind die wichtigsten?

Der erste Eindruck, der sich aus den Bewerbungsunterlagen ergibt, kann trügen. Die Bewerberinnen und Bewerber schreiben passende Formulierungen aus den Ratgebern ab oder machen beschönigende oder sogar falsche Angaben im Lebenslauf und zu ihren Kompetenzen. Gleichwohl bleibt zur Vorselektion keine andere Möglichkeit, als die Bewerbungsunterlagen zu sichten und auszuwerten. Als wichtige Auswahlkriterien können dabei helfen:

  • optischer Gesamteindruck der Bewerbung: vermittelt einen Eindruck von der Arbeitsweise des Kandidaten
  • das Anschreiben: klar, korrekt und mit guten Argumenten, die für die Bewerbung sprechen
  • der Lebenslauf: übersichtlich, informativ, schlüssig, Entwicklung sichtbar
  • Zeugnisse oder andere Belege für die vorhandenen Kompetenzen: Stimmigkeit, Aussagekraft, Beleg für Kompetenzen

Bewerbungsfoto – ja oder nein?

Im Allgemeinen legen Bewerberinnen und Bewerber ihren Unterlagen noch immer ein Foto bei, und von den Unternehmen wird es wohl noch sehr oft als ein Bewertungskriterium verwendet. Doch nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (AGG) ist Vorsicht geboten. Auf den Fotos sind Merkmale erkennbar, die nach dem AGG nicht als Auswahlkriterium gelten dürfen. Das gibt Bewerbern die Möglichkeit zu behaupten, es läge Diskriminierung vor. Ob es flächendeckend soweit kommt (wie in den angelsächsischen Ländern), dass Bewerbungsfotos von den Unternehmen nicht mehr akzeptiert werden und auch die Bewerberinnen und Bewerber keine mehr beilegen, ist derzeit noch offen.

Schritte beim Sichten der Bewerbung

In jedem Fall sollte jede schriftliche Bewerbung professionell bearbeitet werden. Dazu gehören folgende Schritte: 

  • die genaue Sichtung
  • die Auswertung und das Festhalten der Eindrücke und Bewertungen
  • der Entscheid zur weiteren Vorgehensweise
  • bei einer negativen Bewertung das Zurücksenden der Unterlagen

Online-Bewerbungen flexibel gestalten

Vor allem große Unternehmen erwarten, dass sich Bewerberinnen und Bewerber online über entsprechende Formulare auf der Internet-Seite des Unternehmens bewerben. Die Unternehmen wollen damit diesen Prozess der Vorauswahl standardisieren und teilweise vielleicht sogar automatisieren. So sparen sie sich vor allem das Handling der Bewerbungsmappen und das aufwendige Rücksenden. Sie können aber auch standardisierte Auswahlkriterien anlegen, mit deren Hilfe geeignete Kandidaten einfacher gefunden werden sollen.

Standardisierte Formulare zur Bewerbung provozieren auch standardisierte Eingaben durch die Bewerberinnen und Bewerber. Die Gefahr dürfte deshalb sein, dass passende Kandidaten vorschnell herausgefiltert werden. Es ist ratsam, auch Online-Bewerbungen flexibel zu gestalten und individuell auszuwerten und zu analysieren.

Praxis

Bewerbungsunterlagen sichten

Bevor Sie die Bewerbungsunterlagen sichten, sollten Sie das Anforderungsprofil der zu besetzenden Stelle zur Hand nehmen.

Notieren Sie zu jeder Bewerbung, was Ihnen bei den Bewerbungsunterlagen auffällt – wie im Beispiel der folgenden Vorlage. Halten Sie dazu fest: 

  • K.O.-Kriterien, die nicht erfüllt sind und weshalb die Bewerbung nicht berücksichtigt werden kann
  • besondere Merkmale, warum die Bewerbung in die engere Auswahl kommen sollte
  • was die Bewerbung im positiven und negativen Sinn auszeichnet
  • was unschlüssig oder offen ist (das muss gegebenenfalls im Bewerbungsgespräch geklärt werden)

Nutzen Sie für das Sichten der Bewerbungen die folgende Vorlage als Beispiel.

Prozess der Bewerberauswahl planen

Die Bearbeitung der Bewerbungen und Kandidaten kann ein sehr aufwendiger Prozess sein. Um den Überblick über die eingegangenen Bewerbungen und den Stand der Bearbeitung zu behalten, können Sie die folgenden Excel-Vorlagen nutzen.

Halten Sie für jeden einzelnen Kandidaten fest, welche Aktivitäten des Personalauswahlprozesses Sie bereits durchgeführt haben und welche noch anstehen. Außerdem erkennen Sie, wie viele Bewerbungen Sie im entsprechenden Prozessschritt noch bearbeiten müssen.

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