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Prozesskostenrechnung

Das Unternehmen als Prozess-Hierarchie

Tätigkeiten als kleinste Analyseeinheit

Ausgangspunkt der Prozesskostenrechnung sind die Tätigkeiten und Aktivitäten einzelner Mitarbeiter, die sich aus ihrer Aufgabe bzw. Stellenbeschreibung ergeben. Jede Tätigkeit hat Eingangs- und Ausgangsgrößen, die sie wesentlich charakterisieren. Das können bestimmte Ereignisse oder Ergebnisse vorgelagerter Prozesse sein. Die Tätigkeiten werden meistens mit einem Substantiv und einem Verb beschrieben.

Einige dieser Größen lassen sich messen und sind mengenorientiert. Solche Einflussgrößen bestimmen, wie oft die entsprechende Tätigkeit durchgeführt wird oder wie umfangreich sie ist. Sie werden auch als Maßgrößen bezeichnet.

Beispiele aus dem Bereich der Auftragsbearbeitung:

  • Anfragen von Kunden bearbeiten
  • Angebote erstellen
  • Nach Angeboten nachhaken
  • Informationen an Kunden senden
  • Auftrag entgegennehmen und einplanen
  • Produkt-/ Projekt-Stückliste erstellen

Können Sie für diese Tätigkeiten relevante Maßgrößen identifizieren?
(Anzahl der Kundenanfragen, Anzahl der Angebote, Anzahl Angebote ohne Rückmeldung nach 1 Woche, Anzahl Kunden, die weitere Informationen wünschen, ...)




Verdichtung der Tätigkeiten zu Teilprozessen

In einem Teilprozess werden mehrere Tätigkeiten zusammengefasst, die sich aufeinander beziehen und einem logischen Ablauf folgen. Der Teilprozess ist charakterisiert durch Ressourcen, die er nutzt, Qualitätsmerkmale, Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten und das Ergebnis – der Output – das er produziert. Er lässt sich als so genannter Regelkreis verstehen und beschreiben.

Auch hier können spezifische Maßgrößen das Ausmaß, dem Umfang oder die Dauer eines Teilprozesses festlegen. Die oben genannten Tätigkeiten können beispielsweise den Teilprozess „Kundenauftragsbearbeitung“ beschreiben. Eine wichtige Maßgröße wäre in diesem Fall die Anzahl der Kundenaufträge.

Für die Prozesskostenrechnung ist es wichtig zu unterscheiden:

  • repetitive, leistungsmengeninduzierte (lmi) Teilprozesse: sie verhalten sich mengenvariabel und sind von der Arbeitsmenge abhängig;
  • leistungsmengenneutrale (lmn) Teilprozesse: sie fallen generell an, unabhängig von der Arbeitsmenge.

Welche Teilprozesse und Tätigkeiten im Rahmen der Prozesskostenrechnung betrachtet werden, hängt von der gewünschten Eindringtiefe bzw. dem Detaillierungsgrad ab. Eine zu feine und differenzierte Analyse wäre mit einem erheblichen Aufwand für die Recherche, Datenzusammenstellung und Analyse verbunden. Gleichwohl sollte der Teilprozess so genau beschrieben werden, dass Gestaltungs- und Optimierungspotenziale auch im Detail sichtbar werden.

Die Kostentreiber der Teilprozesse

Da Teilprozesse Ressourcen verbrauchen, kosten sie Geld. Wenn die Arbeitszeit eines Mitarbeiters die zentrale Ressource ist, kann dieser Ressourcenverbrauch in Euro (oder einer anderen Währung) angegeben werden. Maßgrößen, die diesen Werteverzehr direkt beeinflussen, werden als Kostentreiber (Cost Driver) bezeichnet.

Sie legen fest, wie oft und in welcher Art der Teilprozess durchgeführt werden muss. Je größer die Maßgröße der Kostentreiber ist, desto mehr Zeit braucht der Mitarbeiter für die Bearbeitung oder desto mehr Kosten und Gemeinkosten entstehen durch diesen Teilprozess. Der Aufwand für den Teilprozess steigt also mit dem Kostentreiber.

Beispiele für Kostentreiber

Anzahl der Bestellungen im Teilprozess „Bestellungen bearbeiten“;

Anzahl Schulungstage für den Teilprozess „Schulungen planen“;

Anzahl Firmenfahrzeuge für den Teilprozess „Leasing-Verträge verwalten“;

Anzahl Kundenreklamationen für den Teilprozess „Beschwerden bearbeiten“

etc.

Für einen Teilprozess kann es mehrere Kostentreiber geben. Je besser diese analysiert und hinterfragt werden, desto mehr Transparenz und Kostenbewusstsein entsteht. Im nächsten Kapitel lernen Sie mehr zur Analyse der Kostentreiber.

Stellen Sie für Ihren ausgewählten Untersuchungsbereich alle Teilprozesse zusammen. Überlegen Sie, welche Kostentreiber relevant sein könnten.




Hauptprozesse setzen sich aus Teilprozessen zusammen

Auf einer weiteren übergeordneten Ebene werden aus Teilprozessen so genannte Hauptprozesse gebildet. Sie beschreiben für das Unternehmen zentrale und zusammengehörende Abläufe, in die mehrere Kostenstellen eingebunden sind.

Einige Experten ordnen die Hauptprozesse noch einmal so genannten Geschäftsprozessen unter. Wichtig ist, dass es im Unternehmen eine Prozess-Hierarchie gibt, die im Rahmen der Prozesskostenrechnung genau beleuchtet wird. Wie viele Ebenen dabei unterschieden werden, ist eine Frage der Komplexität der Prozesse, der Größe des Bereichs oder des Unternehmens und des gewünschten Detaillierungsgrades.

Beispiele für Hauptprozesse

Lieferanten betreuen, Bestellungen abwickeln, Kundengruppen erschließen, Beschwerden managen, ...

Die folgende Abbildung verdeutlicht die Zusammenhänge.

Prozess-Hierarchie im Unternehmen

Beschreiben Sie nun die Hauptprozesse für Ihren Untersuchungsbereich.




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