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Projektabschluss

Die Ergebnisse festhalten

Projekte sind eine ideale Gelegenheit für jedes Unternehmen zu lernen. Voraussetzung ist, die Erfahrungen, die das Projektteam mit dem Projektverlauf macht, werden reflektiert, festgehalten und kommuniziert. Oft haben Unternehmen klare und formale Vorgaben, wie Projektergebnisse dokumentiert und präsentiert werden. Wichtig ist aber, den Projektabschluss als Lernprozess zu verstehen und zu organisieren. Ziel muss sein, dass kommende Projektmanager aus den Erfahrungen der früheren Projekte lernen und dass dieses Wissen im Unternehmen lebendig ist.

Die typischen Instrumente, um Projektergebnisse festzuhalten, sind:

  • Dokumentation,
  • Präsentation,
  • Abschlussworkshop.

Die Dokumentation der Projektergebnisse

Hier sehen viele Projektleiter vor allem die Zeit und die Arbeit, die damit verbunden ist. Alles aufschreiben – das ist vor allem Fleißarbeit. Nichtsdestotrotz verlangen viele Auftraggeber einen Projektabschlussbericht als Dokumentation der Ergebnisse und der erbrachten Leistungen. Oder es ist nach den Vorgaben des Unternehmens zum Projektmanagement verpflichtend. Oft ist die Abgabe dieser Dokumentation oder des Projektberichts auch die formale Bedingung für das offizielle Projektende und die Abnahme.

Sehen Sie es vor allem als Chance für sich selbst, für Ihre Nachfolger und Mitstreiter sowie für das Unternehmen, aus Ihren eigenen Erfahrungen zu lernen. Und stellen Sie dar, was Sie im Projekt geleistet haben. Auch für Sie als Projektleiter ergibt sich mit der Reflexion des Projekts ein großer Lerngewinn.

Der Projektabschlussbericht enthält nach DIN 69901 die „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte.“ Was in dem Projektbericht dann steht, hängt von der Art des Projekts ab. Folgende Aspekte können eine Rolle spielen und können als grobe Gliederung oder Strukturierung dienen:

  1. Titel und Projektthema
  2. Impressum: Projektleiter, Teammitglieder, Auftraggeber, Bearbeitungszeit etc.
  3. Zweck und Zielsetzung des Projekts
  4. Anforderungen der Zielgruppen und des Auftraggebers: erforderliche Projektqualität
  5. Ausgangssituation und bisherige Lösung
  6. Probleme, die sich dabei zeigen
  7. Lösungen, die im Rahmen des Projekts umgesetzt wurden: Merkmale, Anwendung
  8. Strategie-Fit: Erläuterung, wie das Projekt die strategischen Ziele des Unternehmens oder der Abteilung unterstützt und welche Beiträge es dazu leistet
  9. Kostenplanung und tatsächliche Kosten; Begründung der Abweichungen
  10. Erlös- und Nutzenplanung und was tatsächlich erreicht wurde
  11. Chancen und Risiken für die Zukunft
  12. Sicherheit und Compliance: Das muss beachtet werden
  13. Management und Projektorganisation: Vorgehensweise im Projekt, Zeitplan, Budgetplan und tatsächlicher Ablauf, Öffentlichkeitsarbeit
  14. Anmerkungen und Anhänge: Alle weiterführenden Informationen, die wichtig sind, Verweis auf Dokumente, die während des Projekts entstanden sind (Projektstrukturplan, Terminplan, Kosten- und Ressourcenplan, Protokolle, Aktennotizen, Projektstatusberichte)

Formale Abschlussarbeiten

Im Rahmen dieser Abschlussarbeiten sollte auch eine Nachkalkulation erstellt werden: Was hat das Projekt jetzt insgesamt gekostet? Falls mit weiteren Nacharbeiten oder mit Garantiefällen gerechnet werden muss, sollten Sie entsprechende Rückstellungen machen. Dann können auch alle Projektkonten geschlossen werden. Verträge werden geprüft und entsprechend beendet. Falls es spezielle technische Einrichtungen gab (Projektbüro etc.) werden diese geräumt oder geschlossen.

Präsentation der Ergebnisse

Oft muss ein Projekt vor dem Auftraggeber, Lenkungskreis oder der Zielgruppe (Stakeholdern) präsentiert werden – sie ist fast unverzichtbar. Das heißt: Die wichtigsten Aspekte aus dem Projektbericht werden visuell aufbereitet und in Form einer Präsentation (meist mit Powerpoint) mündlich vorgetragen. Hier geht es vor allem darum, sich auf die wichtigen Kernaspekte zu beschränken (je nach verfügbarer Zeit):

  • Warum haben wir das Projekt durchgeführt?
  • Was waren die Anforderungen?
  • Was haben wir gemacht?
  • Welchen Erfolg hat das gehabt?
  • Wie geht es weiter?

Mehr zur Gliederung und Aufbereitung von Präsentationen finden Sie in dieser Lösungshilfe:

Präsentationstechnik: Informationen, Ideen und Konzepte besser vermitteln

Abschlussworkshop mit den Projektbeteiligten

Das Projektteam sollte sich ebenfalls noch einmal treffen – gegebenenfalls mit dem Auftraggeber, ausgewählten Stakeholdern und dem Lenkungskreis, um über konkrete Erfahrungen zu sprechen. Hier kann ein sogenanntes Debriefing erfolgen: mit Erkenntnissen, Hinweisen und Empfehlungen. Dabei geht es vor allem um eine nachträgliche Bewertung von:

  • Zusammenarbeit im Team, mit dem Auftraggeber, den Stakeholdern und dem Lenkungskreis,
  • inhaltlichen Ergebnissen,
  • Arbeitsprozessen,
  • Arbeitsatmosphäre.

Dabei können auch emotionale Themen, Enttäuschungen und persönliche Erfolge angesprochen werden. Im Vordergrund sollte stehen, dass alle Beteiligten aus dem Projekt lernen. Fehler und ihre Ursachen sollten offen dargelegt werden. Und mögliche Maßnahmen und Verbesserungen für die Zukunft sollten daraus abgeleitet werden. Es darf aber nicht um Schuldzuweisungen gehen, denn sonst kommen die Themen, aus denen sich am meisten lernen lässt, nicht zur Sprache.

Mögliche Fragestellungen sind:

  • Haben wir die gesetzten Ziele (Termine, Kosten, Sachergebnis) erreicht?  Wenn nein, was waren die wichtigsten Gründe dafür, dass wir sie verfehlt haben?
  • Ist der Kunde bzw. der interne Auftraggeber mit dem Projektergebnis zufrieden? Wenn nein, was waren die wichtigsten Gründe für seine Unzufriedenheit?
  • Was ist im Projekt gut, was schlecht gelaufen? Wie war das Klima im Team? Wie war die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und Externen?
  • Welche Konsequenzen werden aus den Erfahrungen für künftige Projekte gezogen? Sind diese Erfahrungen dokumentiert? Wie werden sie allgemein zugänglich gemacht?

Schließlich können auch die noch offenen Aufgaben (Offene-Punkte-Liste) besprochen werden und geklärt werden, wie sie abgearbeitet werden.

Hier finden Sie eine Lösungshilfe zur Organisation einer entsprechenden Besprechung:

Moderationstechnik: Besprechungen effektiv vorbereiten und durchführen

Lernprozess organisieren

Im Idealfall werden alle diese Ergebnisse und Erkenntnisse in einer angemessenen Form dokumentiert, sodass sie in der Zukunft im Unternehmen schnell und effektiv genutzt werden können. Wichtig ist dabei, dass alle relevanten Mitarbeiter zu jeder Zeit schnell und effektiv auf die Ergebnisse zugreifen können. Das kann bedeuten:

  • Alle Dokumente (Projektberichte, Präsentationen, Erfahrungsberichte aus dem Abschlussworkshop) werden so abgelegt, dass sie je nach Fragestellung bei zukünftigen Projekten wieder abgerufen werden können (im Intranet oder in einem Wissensmanagement-System).
  • Mitarbeiter finden schnell heraus, wer im Rahmen der Projekte Erfahrungen sammeln konnte, sich ein Expertenwissen angeeignet hat und als Ansprechpartner zur Verfügung steht (für inhaltliche Fachthemen oder für das Methodenwissen zum Projektmanagement).

Darüber hinaus können diese Kompetenzen und Erfahrungen auch in die interne Kommunikation des Unternehmens einfließen (zum Beispiel Mitarbeiterzeitungen, Wandtafeln, Besprechung mit Führungskräften und Mitarbeitern). Und sie sollten Grundlage für Schulungen sein. Wenn beispielsweise neue Mitarbeiter im Projektmanagement geschult werden, können erfahrene Projektmanager berichten und die „Neulinge“ können auf die bestehenden Dokumente zurückgreifen.

Manche Erkenntnisse können auch außerhalb des Projekts im Unternehmen allgemein genutzt werden – etwa durch die Anpassung von Prozessen, durch neue Werkzeuge für die Bewältigung der täglichen Arbeit oder durch einzelne Verbesserungsvorschläge. Nutzen Sie dieses Potenzial und prüfen Sie, welche Erkenntnisse aus Ihrem Projekt in der Organisation allgemein hilfreich sind und umgesetzt werden könnten.

Erstellen Sie den Projektabschlussbericht und eine Präsentation dazu. Planen Sie, wie Sie die Erfahrungen und die Projektbewertung austauschen und wichtige Erkenntnisse festhalten.




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