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Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Diese Aspekte sind beim Einstieg zu beachten

Die wichtigsten Schritte vor dem ersten Arbeitstag sind:

  • Den Einstieg vorab planen und vorbereiten.
  • Dem Mitarbeiter schon vorab die wichtigen Informationen zum Start zusenden.
  • Die Formalitäten klären und dem Mitarbeiter mitteilen, was er zum Einstieg alles mitbringen muss.
  • Die Kollegen informieren.
  • Den Arbeitsplatz vorbereiten.
  • Organisatorische Hilfsmittel vorbereiten.
  • Andere Abteilungen informieren.
  • Den neuen Mitarbeiter in alle relevanten Dokumentationen einpflegen (zum Beispiel Telefonverzeichnis).
  • Ansprechpartner oder Helfer für die Einarbeitung bestimmen.

Der erste und der zweite Arbeitstag des neuen Kollegen sollten sehr genau geplant werden. Die Verantwortung für diese ersten Tage liegt beim Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters. Er muss ihn erst einmal „an die Hand nehmen“ und alle wichtigen Stationen mit ihm durchgehen. Zudem sollten die Kollegen mitwirken, die das Know-how besitzen, das für den neuen Kollegen zukünftig wichtig und hilfreich ist. Sie vermitteln nicht nur die fachlichen Aufgaben, sonder erklären auch die Ziele, die Prozesse, das Umfeld und vor allem die Organisationskultur – das sind alle formellen und informellen Regeln, Normen und Werte, die für die zukünftige Zusammenarbeit wichtig sein könnten.

Dabei gibt es unterschiedliche Modelle, um einem neuen Mitarbeiter alles Wichtige zu vermitteln (was, wann, wo, wie viele etc.), zu erklären (warum) und zu erläutern (wie):

  • Ein Mitarbeiter aus dem Team kümmert sich die ersten ein oder zwei Tage um den Neuen; er zeigt ihm alles, erklärt, macht bekannt, beantwortet Fragen und vermittelt, was formell und informell alles wichtig ist.
  • Der neue Mitarbeiter muss mit mehreren seiner zukünftigen Kollegen sprechen. Deshalb gibt es einen Zeitplan, wer wann den Neuen in seinem Büro aufsucht und welches Thema dabei besprochen wird.
  • Der neue Mitarbeiter wandert selbst erst bei seinen Kollegen herum, schaut sich deren Arbeitsplatz an und holt sich die Informationen, die er braucht. Auch dafür gibt es einen konkreten Zeitplan mit den jeweiligen Gesprächsthemen.
  • Der neue Mitarbeiter bekommt einen Mentor oder Paten an die Seite gestellt, der ihn über einen längeren Zeitraum (zum Beispiel in der Probezeit) begleitet und jederzeit als Ansprechpartner für ihn da ist.

Die ersten Stunden des ersten Arbeitstages dienen dem Kennenlernen. Der neue Mitarbeiter soll seinen zukünftigen Arbeitsplatz kennenlernen (noch nicht die Details). Er soll seine Abteilung und das Unternehmen kennenlernen (die wichtigsten Einrichtungen, Orte, Techniken, Abläufe etc.). Und er soll seine neuen Kollegen kennenlernen: den Vorgesetzten, die Kollegen, mit denen er direkt zusammenarbeitet, eventuell die Mitarbeiter, die ihm unterstellt sind, und einige Kollegen aus anderen Abteilungen, die gegebenenfalls wichtig sind (insbesondere Personalstelle, Empfang, Kantine, Hausmeister, Betriebsrat, EDV-Abteilung) etc.

Dann braucht der neue Mitarbeiter alle wichtigen Informationen, die seinen Arbeitsplatz betreffen. Neben Handbüchern und Anleitungen zählen dazu auch alle Normen, Regelungen und Prozessbeschreibungen. Hier eine Auswahl, was relevant sein kann:

  • Handbücher oder Kurzanleitungen für spezielle Anwendungsprogramme
  • Ablagesystematik (des Teams, der Abteilung, des Unternehmens)
  • Regelungen zum Qualitätsmanagement (QM-Handbuch) und zum Umweltschutz (zum Beispiel Entsorgung von Abfällen)
  • Normen, die beachtet werden müssen (Gesetze, Tarifbestimmungen, Betriebsvereinbarungen, Spielregeln im Team)
  • Handbuch zum Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement
  • Aushänge
  • Pläne (Einsatzpläne, Lagepläne, Urlaubspläne etc.)
  • Arbeitsvorlagen

Nicht alles braucht der Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. Er muss nur wissen, wo er diese Informationen bei Bedarf findet (Intranet, Abteilungsablage, Schwarzes Brett etc.).

Hinweis

Einen besonderen Stellenwert nimmt die Unterweisung nach den Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Jedes Unternehmen ist verpflichtet, neue Mitarbeiter in diesen Bestimmungen zu schulen oder zu unterweisen. Dazu sollte in den ersten Arbeitstagen eine Schulung stattfinden oder die entsprechenden Informationen und Lernprogramme müssen dem neuen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.

Gegebenenfalls gibt es in Ihrem Unternehmen weitere gesetzlich oder durch ein Management-System vorgeschriebene Themen, nach denen eine Schulung erfolgen muss. Beispiel: Hygienerecht, Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Qualitätsmanagement, Datenschutz etc.

Schließlich wird der neue Mitarbeiter in seine Aufgaben eingeführt. Der Vorgesetzte bespricht mit ihm die Stellenbeschreibung, das Aufgabengebiet, die Ziele, die Erwartungen an Leistung und Engagement und er vergibt erste Aufträge. Bei Bedarf werden konkrete Schulungen für die relevanten Arbeitsmethoden und Arbeitswerkzeuge durchgeführt.

Gerade am Anfang muss in den meisten Fällen noch häufiger abgestimmt werden, was zu tun ist, wie dabei vorgegangen wird und warum etwas wichtig ist. Der neue Mitarbeiter muss immer die Möglichkeit haben, dass seine Fragen beantwortet werden und der Vorgesetzte muss öfter Rückmeldung geben, wie er mit der Arbeit des Mitarbeiters zufrieden ist (Lob, Verbesserungsvorschläge, Kritik).

In diesen Lösungshilfen finden Sie weiterführende Informationen zu diesen Aufgabenbereichen des Vorgesetzten:

Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters umfasst die gesamte Probezeit. In den ersten sechs Monaten werden ihm alle Aufgaben übertragen, die gemäß seinem Stellenplan relevant sind. So kann er sich in alle Aufgaben einarbeiten und sich mit ihnen vertraut machen, bis er die Leistungen erbringt, die von ihm erwartet werden. Der Vorgesetzte kann sich dabei ein Bild davon machen, ob der Mitarbeiter den fachlichen Anforderungen gewachsen ist, ob er die erwarteten Leistungen erbringt und wie er sich dabei als Mensch gegenüber anderen Kollegen, Vorgesetzten, Kunden oder seinen ihm unterstellten Mitarbeitern verhält.

Am Ende dieser Einarbeitungsphase sollte stehen:

  • Der Mitarbeiter erfüllt alle übertragenen Aufgaben und hilft mit, dass die Ziele erreicht werden.
  • Er weiß, woran seine Leistung gemessen wird und worauf es ankommt.
  • Er bringt sein Fachwissen ein und entwickelt es regelmäßig weiter.
  • Er macht Verbesserungsvorschläge und setzt diese um.
  • Er trägt die Werte des Teams mit und achtet die gemeinsamen Spielregeln.
  • Er ist engagiert und unterstützt andere bei ihrer Arbeit.
  • Er vertritt seine Meinung und kehrt Konflikte nicht unter den Teppich, sondern trägt zu einer konstruktiven Lösung bei.
  • Er wird von den Kollegen innerhalb und außerhalb des Teams respektiert.
  • Er fühlt sich im Unternehmen wohl.
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