Premium
Projektmanagement-Handbuch erstellen

Projektprozesse beschreiben

Dieses Projektmanagement-Handbuch zeigt als Muster und Vorlage, welche Inhalte in einem Projektmanagement-Handbuch enthalten sein sollten. Sie können diese Vorlage nach Bedarf auf Ihre Unternehmensspezifika anpassen. Unter dem Aspekt Projektprozesse sollten Sie beschreiben, wie ein Projekt in Ihrem Unternehmen eingestuft, konzipiert, realisiert und abgeschlossen wird. Legen Sie die Art der Kommunikation sowie Richtlinien für Dokumentenmanagement und Berichtswesen fest.

4. Projektidee

Projektideen sind Ahnungen über Aufgaben oder Tätigkeiten, die vermeintlich nicht im Tagesgeschäft in der Linienfunktion durchgeführt werden können. Projektideen können aus Kundenaufträgen, Kundenanforderungen oder Marktbedürfnissen entstehen, sie sind spontane Ideen eines Mitarbeiters oder einer Gruppe der Muster AG, oder sie sind Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Kommt die Idee von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, so ist diese Person der Ideen-Coach. Der Ideen-Coach treibt diese Idee voran, bis die Idee einen Auftrag oder ein Projekt initiiert oder abgelehnt wird. Hat eine Mitarbeitergruppe diese Idee, so benennt sie einen Ideen-Coach aus ihren Reihen.

Es ist von Vorteil, wenn der Ideen-Coach die spätere Projektleitung übernimmt. Ist der Ideen-Coach eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb, so sollte diese Person die spätere Projektleitung frühzeitig einbeziehen, wenn es um in die Erarbeitung der Informationen für die Vorbereitungsphase geht. Der Ideen-Coach präsentiert die Projektidee der Abteilungsleitung der jeweiligen Einheit. 

5. Einstufung in Auftrag oder Projekt

Allgemeines

Die Einstufung einer Tätigkeit in Auftrag oder Projekt ist für die spätere Projektsteuerung wichtig. Hier konkurriert häufig das Handeln mit wirtschaftlichen Aspekten bzw. Risiken. Die Einstufung bietet Hilfestellung, die Steuerung in der adäquaten Hierarchiestufe durchzuführen.

Aus der Vorlage Projektverantwortungs-Matrix sind die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten bei Aufgaben, Aufträgen oder Projekten zu erkennen.

Entscheidung

Die Entscheidung, ob eine Tätigkeit im Tagesgeschäft abgearbeitet wird, obliegt der Abteilungsleitung der jeweiligen Einheit. Der Ideen-Coach präsentiert die Projektidee. Gemeinsam wird diskutiert, ob diese Aufgabe als Projekt durchgeführt werden soll.

Als Hilfestellung kann die Checkliste Entscheidungshilfe zur Projekteinstufung genutzt werden.

Abschließend entscheidet die Abteilungsleitung, ob die Vorbereitungsphase beauftragt wird. Nach der Beauftragung ist der Ideen-Coach für die Durchführung der Vorbereitungsphase und der damit verbundenen Dokumentenerstellung verantwortlich.

6. Projektvorbereitung

Die Projektvorbereitungsphase dient dazu, sich einen groben Überblick über das Projekt zu verschaffen, um auf Basis dieser realistischen, aber im Detail noch nicht verifizierten Fakten zu entscheiden, ob man in die Konzeptionsphase einsteigt.

Zu diesem Zeitpunkt ist die Auftragsnummer für das Vorhaben zu vergeben, um ab hier schon ein Projekt-Controlling zu ermöglichen. Nach Abschluss der Vorbereitungsphase müssen folgende Ergebnisse vorliegen:

  1. mit dem Kunden abgestimmtes Lastenheft (Kundenanforderungen)
  2. grobes Projektziel
  3. grobe Risikobetrachtung
  4. gegebenenfalls Angebot über eine Fachkonzeptphase

Diese Ergebnisse werden verantwortlich durch den Ideen-Coach erarbeitet.

Die Fachkonzeptphase sollte kostenpflichtig sein. Zu diesem Zeitpunkt sollten keine verbindlichen Aussagen zu den Kosten des Realisierungsprojektes getroffen werden.

7. Freigabe der Konzeptionsphase

Die Freigabe der Konzeptionsphase erfolgt in der Regel durch die Annahme des Angebots der Konzeptionsphase durch den Kunden und den nachfolgenden Auftrag. Liegt ein Kundenauftrag vor oder ist es per Einstufung ein Auftrag, so beauftragt die Abteilungsleitung die Konzeptionsphase. Bei internen Projekten erfolgt die Beauftragung durch den Lenkungsausschuss. Nach Vorlage der Freigabe sind auf der Basis der vom Ideen-Coach präsentierten Unterlagen folgende Entscheidungen zu treffen:

  • Beauftragung der Konzeptionsphase des Projektes
  • Bestätigung der Entscheidung ob Auftrag oder Projekt
  • Benennung der Projektleitung
  • Zusage der geplanten Kapazitäten für die Konzeption durch den Lenkungsausschuss
  • Zeitvorgabe für die Konzeptionsphase

Die Beauftragung der Konzeptionsphase erfolgt schriftlich, aber formlos. Es wird eine Projektakte angelegt.

8. Projektkonzeption

Die Konzeptionsphase ist entscheidend für den Erfolg des Projektes. Dazu werden die Grundlagen für den Lenkungsausschuss erarbeitet, um die Entscheidung für das GO der Realisierung zu treffen. Außerdem werden die gesamte Projektstruktur und der Projektablauf konzipiert.

Projektziel

Das grobe Projektziel der Vorbereitungsphase wird durch das Projektteam weiter konkretisiert und detailliert.

Projektteam

Die Projektleitung benennt in Abstimmung mit den jeweiligen Linienverantwortlichen die Projektmitglieder.

Projekt-Kickoff

In einem Kickoff-Meeting wird die grobe Projektkonzeption durchgesprochen, die dann im Laufe der Konzeptionsphase immer stärker detailliert wird.

Pflichtenheft

Auf Basis des groben Pflichtenheftes und aus den bekannten Kundenanforderungen wird ein detailliertes Pflichtenheft erstellt, in dem die technischen Anforderungen konkretisiert werden.

Projektgliederung

Die Projektgliederung ist das grundlegende Ordnungsraster und Ordnungssystem der operativen Projektplanung und Projektabwicklung. Nach dem Prinzip vom „Groben zum Feinen“ wird das Projekt in Teilprojekte und Arbeitspakete unterteilt. Auf der Ebene der Arbeitspakete sind die erwarteten Ergebnisse, die aufzuwendenden Kapazitäten und die erwarteten Kosten zu planen. Für jedes Arbeitspaket ist eine verantwortliche Person aus dem Projektteam zu benennen. Die Projektgliederung (in der Regel eine grafische Übersicht) wird von allen Projektteammitgliedern gemeinsam erarbeitet.

Projektablauf

Nach der Erstellung der Projektgliederung sind die Arbeitspakete in eine logische und zeitliche Reihenfolge (Projektnetzplan, Strukturplan) zu bringen, aus der sich die Projektphasen ergeben. Die Projektphasen werden durch Meilensteine getrennt. Meilensteine sind Zeitpunkte, an denen wichtige Ergebnisse des Projektes vorliegen. Üblicherweise werden Meilensteine mit einer Sitzung des Lenkungsausschusses begleitet, in der über den Projektfortschritt berichtet wird.

Wirtschaftliche Daten

Das zu genehmigende Projektbudget ist nach Investitionen und Kostenarten aufzugliedern und bis auf die Arbeitspakete aufzuteilen. Es ist anschließend eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung oder Wirtschaftlichkeitsanalyse durchzuführen.

Risiken

Es ist eine Risikoanalyse durchzuführen, in der betrachtet wird, welche durch die Muster AG nicht beeinflussbaren Faktoren eintreten können, die das Erreichen des Projektergebnisses in Zeit und Budget in Frage stellen. Diese nicht beeinflussbaren Faktoren können beispielsweise sein: politische Risiken, Gesetzesänderungen, Marktveränderungen, Managementwechsel oder technische Risiken

Nach Abschluss der Konzeptionsphase müssen folgende Ergebnisse vorliegen:

  1. Detailliertes Pflichtenheft mit den technischen Anforderungen
  2. Projektorganisation mit Lenkungsausschuss, Projektleitung, Projektteammitglieder
  3. Projektgliederung
  4. Projektnetzplan oder Strukturplan
  5. Projektbudget
  6. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
  7. Risikoanalyse
  8. Angebot für die Realisierungsphase

9. Freigabe der Realisierungsphase

Projektauftrag

Die Freigabe der Realisierungsphase erfolgt bei internen Projekten durch den Lenkungsausschuss. Bei Projekten, die auf der Basis von Kundenanforderungen ablaufen, und bei Aufträgen durch die Abteilungsleitung, geben diese Auftraggeber das Projekt frei. Auf der Basis der erarbeiteten Projektkonzeption werden die Projektleitung und das Projektteam mit der Realisierung des Projektes beauftragt.

Change-Requests

Mit dem detaillierten Pflichtenheft sind die erwarteten Ergebnisse des Projektes konkret beschrieben und mit dem Kundenauftrag bestätigt worden. Alle zusätzlichen Anforderungen, die ab jetzt vom Kunden gestellt werden, sind kostenpflichtig und beeinflussen die Kapazitäten, Durchlaufzeiten, Kosten oder Qualität. Dem Kunden sind daher die Auswirkungen aufzuzeigen. Er muss daraufhin diese Änderungen schriftlich beantragen. Die Änderungen mit ihren Auswirkungen sind im nächsten Meeting des Lenkungsausschusses zu präsentieren.

Wenn keine Freigabe erfolgt

Wird die Realisierungsphase nicht freigegeben, so ist das eingesetzte Projektteam zu entlasten und die Projektnummer zu sperren.

10. Projektrealisierung

Abhängig von der Art des Projektes unterscheidet sich die jeweilige Realisierungsphase. Trotzdem gelten methodische Ansätze für alle Projekte gleichermaßen.

Projektsteuerung

Es gibt zwei wichtige Elemente bei der Projektsteuerung. Das erste Element ist die Abweichungsanalyse zwischen Soll und Ist, die auf der Basis der Arbeitspakete ermittelt werden muss. Das andere Element ist eine Vorausschau der Verantwortlichen der Arbeitspakete auf den voraussichtlichen Endtermin und die voraussichtlichen Kosten und Kapazitäten.

Da die Projektleitung Abweichungen frühzeitig erkennen muss, präsentieren die Verantwortlichen der Arbeitspakete in der oben angegebenen Struktur. Dieses sollte mit dem Formular Bericht Arbeitspaket geschehen. Die Projektleitung verdichtet sie in der gleichen Struktur zu Teilprojekt- und Projektberichten (siehe: Formular Bericht Teilprojekt und Formular Bericht Projekt). Die Ergebnisse trägt die Projektleitung dem Lenkungsausschuss im jeweiligen Meeting vor.

Beim Eintreten von Störungen gibt der Lenkungsausschuss der Projektleitung Hilfestellung. Zudem überwacht der Lenkungsausschuss die Wirtschaftlichkeit des Projektes. Hierzu sind von der Projektleitung folgende Formulare zu erstellen:

  • Bericht Projekt
  • Projektstrukturplan

Priorisierung von zeitkritischen Arbeitspaketen

Bei der Priorisierung der Ressourcen ist darauf zu achten, dass den Arbeitspaketen, die auf dem kritischen Pfad liegen, besondere Aufmerksamkeit zu widmen ist. Arbeitspakete sind dann auf dem kritischen Pfad, wenn sie keinen Zeitpuffer haben, das heißt, die benötigte Zeit zur Abarbeitung des Arbeitspakets ist identisch mit der Zeit, die rechnerisch zur Verfügung steht.

11. Projektabschluss

Die Ergebnisse müssen vom Kunden schriftlich abgenommen werden. Das kann mit dem Formular Abnahmeprotokoll Projektkunde erfolgen. Es ist zu analysieren, ob aus dem Projekt heraus Informationen an andere Abteilungen, die für den Betrieb des Projektergebnisses zuständig sind, oder an den Support gegeben werden müssen.

Auf der Basis der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist bei Projekten dem Lenkungsausschuss der Muster AG eine Nachkalkulation des Projektes vorzulegen.

Wird das Projekt durch den Lenkungsausschuss uneingeschränkt freigegeben, so wird die Projektnummer gesperrt und das Projektteam entlastet. Dieses gilt nicht für eine eingeschränkte Freigabe. Hier bleibt die Projektnummer offen, um weitere Projektaufwände unter dieser Nummer verrechnen zu können.

Bei Projektabschluss müssen folgende Ergebnisse vorliegen:

  1. Abnahmeprotokoll Projektkunde
  2. Übergabeprotokoll an Betrieb und Support
  3. Nachkalkulation
  4. Freigabe durch den Lenkungsausschuss
  5. Benennung eines Produkt-Verant­wortlichen seitens der Muster AG in Absprache mit dem Kunden oder Auftraggeber

Das Projektteam wird gebeten, die Erfahrungen aus dem Projekt, die das Projektmanagement-Handbuch betreffen, dem Prozesseigner für das Projektmanagement mitzuteilen.

Praxis

Projektmanagement-Handbuch anpassen

Passen Sie diese Vorlage bzw. dieses Muster auf Ihr Unternehmen hin an, bezüglich:

Projektideen

Fügen Sie Ihrem Projektmanagement-Handbuch hinzu, wer für Projektideen und Projektanfragen verantwortlich ist und an welcher Station eine Übergabe der Verantwortlichkeit erfolgt.

Einstufung in Auftrag oder Projekt

Die Einstufung Ihrer Tätigkeiten in Auftrag oder Projekt ist für die Projektsteuerung in der adäquaten Hierarchiestufe hilfreich.

  • Halten Sie die Verantwortlichkeiten bei Aufgaben, Aufträgen und Projekten in einer Übersicht fest.
  • Passen Sie dazu die Tabelle des folgenden Formulars an Ihre Unternehmensspezifika an und vergeben Sie entsprechend die Label AG für Auftrag, PR für Projekt und AG (PR) für externe Projekte, bei denen ein Kundenauftrag vorliegt.

Projektvorbereitung und Freigaben

Beschreiben Sie, wie Projektantrag und Projektauftrag gehandhabt werden. Etwa in Bezug auf Auftragsnummer, Projektakte und Form der Beauftragung, zum Beispiel schriftlich aber formlos.

Benennung der Projektleitung

Nach Vorlage der Freigabe ist eine Projektleitung zu benennen. Machen Sie bei der schriftlichen Ernennung der Projektleitung mindestens folgende Angaben:

  • Projektname
  • Auftragsnummer
  • Zeitraum der Beauftragung

Das Dokument ist von der Projektleitung und von dem oder der Vorsitzenden des Lenkungsausschusses zu unterschreiben.

Projektkonzeption

Unter dem Ge­sichts­punkt Projektkonzeption beschreiben Sie folgende Aspekte:

  • Wie sollen die Projektziele definiert werden, etwa mit dem SMART-Prinzip?
  • Welche Funktion erfüllen das Lastenheft (Auftraggeber) und Pflichtenheft (Auftragnehmer)?
  • Wenn notwendig, ist eine Stakeholder-Analyse durchzuführen. Fügen Sie hinzu, was in solch einem Fall beachtet werden muss.
  • Wenn notwendig, ist eine Risikoanalyse durchzuführen. Erklären Sie, wie eine Risikoanalyse durchgeführt werden soll.

Nutzen Sie für Ihre Projektkonzeption die folgenden Vorlagen.

Change-Requests

Nutzen Sie für die schriftliche Beantragung von Projektänderungen durch den Projektkunden das folgende Formular.  

Projektrealisierung und Projektsteuerung

Wenn Sie die Aufgaben bei der Projektrealisierung beschreiben, geht es um eine effektive Projektkontrolle und Projektsteuerung. Ergänzen Sie,

  • welche Aufgaben die Projektleitung, die Projektmitarbeiter und andere Projektbeteiligte im Rahmen der Projektsteuerung übernehmen sollen.
  • bei Bedarf, den Projektsteuerungszyklus Ihrer Projekte (Ist-Werte, Soll-Ist-Vergleich, Ursachenanalyse, Maßnahmen, Planungsrevision).

Wichtig sind Hinweise, wie die Verantwortlichen auf Abweichungen reagieren sollen. Zum Beispiel: Wer muss wen informieren, wenn die Kosten einen gewissen Prozentwert überschreiten oder Termine überschritten werden?

Für alle Projektphasen

In allen Phasen eines Projekts sind folgende Aspekte wichtig:

  • die Art der Kommunikation: Legen Sie fest, wie im Rahmen der Projektorganisation zwischen den Beteiligten kommuniziert werden soll.
  • das Dokumentenmanagement: Geben Sie Richtlinien vor, wie Dokumente abgelegt und gemanagt werden sollen.
  • das Berichtswesen: Geben Sie Richtlinien vor, welche Berichte von wem, wann und wie geschrieben werden sollen.

Nutzen Sie folgende Formulare für die Projektsteuerung.

Projektabschluss

Legen Sie fest, was zum formalen Projektabschluss durchgeführt werden muss. Das Projekt ist dann beendet, wenn der Kunde, der Auftraggeber oder der Lenkungsausschuss das Projekt formal abgenommen haben. Dazu werden die Projektergebnisse (Qualität) geprüft, die Dauer und Termineinhaltung im Projekt sowie die geplanten und tatsächlich verbrauchten Kosten (Budget). Für diese Abnahmekriterien können Kriterien festgelegt werden, die zeigen, ob das Projekt beendet werden kann und wie es zu bewerten ist.

Nutzen Sie die folgenden Abnahmeformulare, um damit den Projektabschluss zu dokumentieren.

Schließen Sie das Projekt nicht nur mit der formalen Abnahme der Projektergebnisse ab, sondern nutzen Sie dies, um Ihre Projektorganisation zu verbessern. Legen Sie dazu die Aufgaben zum Projekt-Review fest. Zum Beispiel: Wie erfolgt der Lessons-Learned-Prozess? Wenn sich ein Abschluss-Workshop mit allen Projektbeteiligten bewährt hat, beschreiben Sie, wie die gemachten Erfahrungen ausgewertet werden und wie diese eventuell in eine neue Version des Projektmanagement-Handbuchs einfließen sollen.

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Projektmanagement-Handbuch erstellen" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen