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Außendienst

Reisender und Handelsvertreter im Außendienst und ihre Vergütung

Zunächst müssen Sie klären, welche Person oder Personenkreis die Aufgaben des Außendienstes übernehmen soll. Häufig sind das Reisende, die in Ihrem Unternehmen angestellt sind, oder Handelsvertreter, die selbstständig arbeiten. Wägen Sie Vorteile und Nachteile dieser Vertriebsformen ab und legen Sie dann die Organisation fest.

Reisender oder Handelsvertreter – Kriterien für die Auswahl

Die Aufgaben des Außendienstes kann ein Reisender oder ein Handelsvertreter übernehmen. Der Reisende ist Angestellter des Unternehmens. Der Handelsvertreter ist selbstständig. Welche dieser beiden möglichen Formen für den Außendienst gewählt wird, hängt ab von den Kosten und von qualitativen Faktoren. Als qualitative Faktoren müssen beachtet werden:

  • Wie gut vertritt der Außendienstmitarbeiter das Unternehmen im Außenraum, insbesondere beim Kunden? Ist er ein guter Markenbotschafter?
  • Wie gut kennt er die Produkte?
  • Vertritt er noch andere Produkte? Eventuell auch die von Wettbewerbern?
  • Wie genau kennt er den Markt und seine Kunden?
  • Hat er bereits bestehende Kundenkontakte, die er nutzen kann?

Die Vergütung von Reisenden und von Handelsvertretern setzt sich meistens aus einem fixen und einem variablen, erfolgsabhängigen Anteil zusammen. Beim Reisenden ist der fixe Anteil an der Vergütung meistens höher als beim Handelsvertreter. Der wird stärker erfolgsabhängig bezahlt. Das bedeutet für das Unternehmen: Die Kosten für den Reisenden sind höher, wenn dieser nicht erfolgreich ist, da das fixe Gehalt trotzdem fällig ist. Umgekehrt sind die Kosten für den Handelsvertreter dann hoch, wenn dieser sehr erfolgreich ist, weil er eine höhere Provision (variabler Anteil) erhält.

Alternative Vertriebsformen und Verkaufsorgane

Neben diesen beiden klassischen Formen des Außendienstes gibt es weitere Möglichkeiten. Die Aufgaben des Außendienstes können auch Agenturen, Makler oder andere Vertriebspartner übernehmen. So spielt der Maklervertrieb für Versicherungen eine sehr wichtige Rolle. In diesem Fall können wiederum Reisende eingesetzt werden, um die Vertriebspartner zu betreuen (mehrstufiges Vertriebssystem).

Außerdem setzen einige Unternehmen die besondere Form des Multi-Level-Marketings, des Netzwerk-Marketings bzw. des Strukturvertriebs ein. Hier entsteht ein Geflecht oder eine Hierarchie aus meistens selbstständigen Außendienstmitarbeitern, die zum einen Kunden, zum anderen aber auch weitere selbstständige Außendienstmitarbeiter akquirieren, die dann meist im Familien- und Bekanntenkreis die Produkte empfehlen und verkaufen sollen. So entsteht eine sehr große Vertriebsorganisation, in der die Akteure ausschließlich erfolgsorientiert (variabel) vergütet werden.

Verträge schließen mit Außendienstmitarbeitern

Ihr Unternehmen sollte die Bedingungen der Zusammenarbeit mit den eigenen Außendienstmitarbeitern (Reisender) oder mit externen Personen oder Organisationen (Handelsvertreter) vertraglich genau regeln. Dort können Sie dann Ziele individuell vereinbaren, Aufgaben genau beschreiben und zuweisen, Vergütungen vereinbaren und Rahmenbedingungen festlegen. Sie können im Einzelnen im Vertrag beschreiben, welche Pflichten und Rechte jeder Partner hat. Bei angestellten Reisenden gelten arbeitsrechtliche und tarifliche Bestimmungen.

Vergütungsmodelle im Außendienst

Es gibt unterschiedliche Meinungen darüber, ob die Höhe des Gehalts für den Außendienstmitarbeiter (Reisender oder Handelsvertreter) ein Motivationsfaktor ist oder nicht und ob man damit sein Verhalten in eine aus Sicht des Unternehmens gewünschte Richtung lenken kann. Dass dies der Fall ist, darauf setzen die Befürworter von variablen Gehältern oder Gehaltsbestandteilen. Und diese spielen im Außendienst eine wichtige Rolle.

Denn in wenigen anderen Unternehmensbereichen kann man das Entgelt so direkt und für den Mitarbeiter unmittelbar sichtbar an seine Leistung, seinen Erfolg und seine Zielerreichung knüpfen. Die besonderen Bedingungen im Außendienst legen es nahe, einen vergleichsweise hohen Anteil des Gehalts variabel, also erfolgsabhängig, zu gestalten – auch wenn es Unternehmen gibt, die bewusst davon abweichen und ihre Außendienstmitarbeiter nicht durch erfolgsabhängige Gehälter motivieren; sie erhalten ein Fixgehalt, unabhängig davon, wie viele Kunden sie akquirieren oder wie viel Umsatz sie erzeugen. Als Gehaltsbestandteile kommen in Betracht:

  • fixes Gehalt, Vergütung oder Budget, um dem Mitarbeiter auch Sicherheit zu geben, aus der heraus er mit seinen Kunden souveräner verhandeln kann (er muss nicht jeden Auftrag zu jedem Preis annehmen)
  • Provision als variabler Bestandteil des Gehalts (Reisender) oder der Vergütung (Handelsvertreter), die sich danach bemisst, ob und in welchem Maße Vertriebsziele erreicht werden (diese Ziele müssen gemeinsam festgelegt werden)
  • Prämie, wenn der Reisende oder Handelsvertreter darüber hinaus besondere Leistungen zeigt (zum Beispiel Engagement im Vertriebsteam, Weiterbildung)

Vergütung an mehreren Zielen orientieren

Im Fall, dass ein erfolgsabhängiges Entgelt im Außendienst bezahlt wird, wird es oft am Umsatz festgemacht, den ein Mitarbeiter im Außendienst erzielt. Davon sind aber viele Unternehmen abgekommen. Denn so orientieren sich die Außendienstmitarbeiter häufig sehr einseitig am Umsatz, was für das Unternehmen nicht immer vorteilhaft ist. Andere Ziele, die genauso wichtig sind, sollten sein: Deckungsbeiträge mit den Kundenaufträgen, Anzahl neuer Kunden, Umsatz mit bestimmten Produkten, Umsätze in den Folgejahren, erzielte Konditionen (Preise, Rabatte).

Vergütungssysteme sollten also nicht einseitig am Umsatzerfolg des Reisenden oder Handelsvertreters festgemacht werden, sondern dazu führen, das die für das Unternehmen relevanten Ziele erreicht werden, die mit den Interessen und der Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters abgestimmt sind.

Praxis

Schritt 1: Akteure im Außendienst auswählen

  • Welche Personen oder Organisationen sind in Ihrem Außendienst eingebunden?
  • Mit welchen Akteuren – Reisender, Handelsvertreter oder andere – wollen Sie im Rahmen von Vertrieb und Verkauf zusammenarbeiten?
  • Welche Vorteile und welche Nachteile ergeben sich daraus für Ihren Vertrieb?

Schritt 2: Entgeltsystem regeln

  • Welches Entgeltsystem setzen Sie in Ihrem Außendienst ein?
  • Was funktioniert gut?
  • Was sollte verbessert oder geändert werden?
  • Was sind die Gründe dafür?

Schritt 3: Verträge mit Außendienstmitarbeitern abschließen

  • Informieren Sie sich bei Ihrem Verband oder bei Vereinigungen für Außendienstmitarbeiter: Welche vertraglichen Bestimmungen sind in Ihrer Branche üblich?
  • Welche Spielräume haben Sie? Eventuell auch, um sich von Wettbewerbern abzuheben?
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