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Ziele SMART formulieren

SMARTe Ziele und wie sie formuliert werden

Mitarbeiter verstehen und befolgen Ziele nur dann, wenn diese klar formuliert sind und deutlich wird, warum sie wichtig sind. Das gelingt mit der SMART-Formel für Ziele. Damit erkennen die Mitarbeiter, welches Ergebnis sie liefern müssen und wann sie das Ziel erreicht haben. Hier erfahren Sie, wie Sie mit SMARTen Zielen führen und nicht Aufgaben vorgeben.

Ziele sind Ergebnisse und keine Aufgaben

Ziele sollen Ergebnisse beschreiben und SMART formuliert sein. SMART bedeutet:

  • Specific (genau beschrieben)
  • Measurable (messbar)
  • Attainable (erreichbar)
  • Relevant (wichtig)
  • Timed (zeitlich bestimmt)

In der Realität sieht das anders aus. Führungskräfte definieren viel häufiger nur Aufgaben und keine Ziele. „Ein Kontrollsystem entwickeln und einführen“ oder „Die Vertriebsstelle in Ungarn besetzen“ sind Beispiele für Aufgaben, aber keine Ergebnisse. Auch aus komplexen Unternehmenszielen – Ertrag, EBIT, Kostensenkung, Marktanteil – werden meistens nicht Einzelziele, also Teil-Ergebnisse abgeleitet, sondern direkt Aufgaben.

Wir denken sehr handlungsorientiert in Aufgaben. Aber Führungskräfte sollen in Ergebnissen denken und Ziele vereinbaren. Nur wenn die Mitarbeiter selbst daraus ihre Aufgaben ableiten, können sie ihre Potenziale und Kompetenzen wirklich einsetzen. Wer ein paar Tipps beachtet, kann seine Führungsergebnisse erheblich verbessern, indem er mit SMARTen Zielen arbeitet.

Ziele genau beschreiben

Ziele werden oft allgemein oder schwammig formuliert. Niemand weiß so richtig, was genau erreicht werden soll. Beispiel: „Wir brauchen ein gutes Kontrollsystem.“ Der qualitative Aspekt des Ziels muss deshalb durch einen Zusatz beschrieben werden. Zum Beispiel: „Das Kontrollsystem ist dann akzeptabel, wenn es folgende Kriterien erfüllt: ...“ oder „...wenn es die im Konzept vereinbarten Kriterien erfüllt“.

Das betrifft auch individuelle Entwicklungsziele von Mitarbeitern. Die Kompetenzentwicklung ist Mittel, und der Zweck, das Ziel, kann messbar formuliert werden: „Ab 1.8.2016 kann Mitarbeiter Maier Excel-Tabellen zu den Themen ABC und DEF selbstständig erstellen und auswerten. Eine akzeptable Auswertung zum Thema ABC liegt am 10.8.2016 vor.“

Ergebnisse können so formuliert werden:

  • quantitativ: als Preis, Stück, Zahl von Bestellungen
  • relativ: in Schulnoten, auf einer Skala von eins bis sechs
  • über den Zustand: ein Konzept liegt vor beziehungsweise liegt nicht vor, erreicht beziehungsweise nicht erreicht

So formulieren Sie Ziele und keine Aufgaben

Formulieren Sie nicht „Bis zum 1.8.2016 mache ich...“, denn dann beschreiben Sie meistens eine Aufgabe.

Formulieren Sie „Ab 1.8.2016 läuft ein Kontrollsystem, das folgende Ergebnisse bringt: ...“ oder „Ab 1.4.2016 ist die Vertriebsstelle in Ungarn mit einem geeigneten Kandidaten besetzt.“

Verwenden Sie folgende Formulierungshilfen:

  • „Am 1.8.2016 habe ich ... erreicht.“
  • „Ab 1.8.2016 wird ... sein.“
  • „Im Zeitraum vom 1.8. bis 3.12.2016 werden ... um … verbessert.“

Ziele messbar machen

Ein Ziel kann messbar formuliert werden, wenn es mit einer messbaren Kennzahl (quantitativ), mit einer Wertungsskala (relativ) oder einer eindeutigen Zustandsbeschreibung verknüpft ist. Wird die Zielerreichung durch eine messbare Kennzahl dargestellt, muss diese Kennzahl eindeutig definiert sein. Dazu gehören neben der Zahl auch die Mess-Einheit (Euro, Stück etc.) und das Messverfahren, das beschreibt, was genau gemessen oder gezählt wird und auf welchen Zeitraum sich die Messung bezieht. Auch bei einer Bewertungsskala muss angegeben werden, welche Kriterien der Bewertung zugrunde liegen und wer was bewertet.

Ist der Messaufwand allerdings größer als der Ertrag, der durch das Ziel erreicht wird, wird keine vernünftige Führungskraft messen. Wird das Ziel SMART formuliert, ist auch ohne Messaufwand eine nachvollziehbare, begründete und damit akzeptable Einschätzung möglich.

Bei qualitativen Zielen, die nicht im engeren Sinn messbar sind, hilft ein Vorher-Nachher-Vergleich. Der sollte in den Umsetzungsprozess integriert sein, indem während der Umsetzung von Maßnahmen immer wieder geprüft wird, ob sich etwas verändert und verbessert hat oder ob das Ziel erreicht ist. Diese Bewertungen im Prozess unterstützen Veränderungsprozesse nachhaltig und sie erhöhen die Akzeptanz der Veränderung.

Im nächsten Schritt brauchen Ziele und die Messwerte eine Soll-Vorgabe. Sie drückt aus, bei welchem gemessenen Wert das Ziel als „erreicht“ gilt. Oder sie beschreibt den gewünschten Zustand anhand von klar erkennbaren Kriterien (ist erfüllt, läuft, ist besetzt, arbeitet produktiv etc.).

Ziele und Soll-Vorgaben müssen erreichbar sein

Wie werden die passenden Soll-Vorgaben gefunden? Realistische Soll-Vorgaben können nur zusammen mit den Verantwortlichen für die Zielerreichung erarbeitet werden. Deshalb ist eine Zielklausur der schnellste und effektivste Weg, realistische Ziele zu erarbeiten. Die Mitarbeiter oder Führungskräfte, die für die Zielerreichung verantwortlich sind, müssen als Betroffene beteiligt werden. Sie haben in der Regel das notwendige Fachwissen und die Hintergrundinformationen und können die Dauer von Prozessen und die Stolpersteine besser einschätzen.

Wenn die Führungskraft mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam die Soll-Vorgaben für die Ziele erarbeitet und bespricht, dann können folgende „Ausgangswerte“ genutzt werden:

  • Soll-Vorgaben aus übergeordneten Zielen und Vorgaben
    Beispiel: Die Geschäftsleitung will den Umsatz im kommenden Jahr im X Prozent steigern. Dann muss das Team den Beitrag Y dazu leisten.
  • Soll-Vorgaben aus der Vergangenheit
    Beispiel: Im letzten Jahr lag die Zahl krankheitsbedingter Fehltage unter X Prozent, in diesem Jahr soll es ebenso sein.
  • Ist-Werte aus der Vergangenheit überprüfen und in Soll-Vorgaben übertragen
    Beispiel: Im letzten Jahr haben X Prozent der Kunden das Unternehmen weiterempfohlen. Das ist zuwenig. In diesem Jahr sollen es X+Y Prozent sein.
  • Soll-Vorgaben aus begründeten Schätzungen ableiten
    Beispiel: Eine Analyse der wirtschaftlichen und politischen Rahmenbedingungen sowie die Marktstudie ABC haben ein Marktwachstum von X Prozent in Aussicht gestellt. Deshalb soll der Absatz im nächsten Jahr Y Stück betragen.

Ziele müssen relevant sein

Damit Ziele von den Mitarbeitern akzeptiert werden, für die Handlungen und Aktivitäten der Mitarbeiter von Bedeutung und damit relevant sind, müssen die Mitarbeiter den „Sinn“ der Ziele erkennen. Es ist Aufgabe jeder Führungskraft, diesen Sinn zu vermitteln. Sie kann dazu Ziele auf drei Handlungsfeldern einsetzen:

1. Funktionale Ziele für den Verantwortungsbereich
Funktionale Ziele werden aus den Unternehmenszielen (Liquidität, Ertrag, Ertragspotenziale) abgeleitet. Sie beschreiben den Zweck und Beitrag eines Verantwortungsbereichs im Unternehmen. Die Ziele können strategischer oder operativer Natur sein.

2. Entwicklungsziele für den Verantwortungsbereich
Das sind Veränderungsziele für den gesamten Verantwortungsbereich, die den Bereich in die Lage versetzen sollen, die funktionalen Ziele noch besser zu erreichen. Dazu gehören auch Ziele zur Verbesserung der Mitarbeitermotivation.

3. Entwicklungsziele für Mitarbeiter
Über diese Ziele sollen die Kompetenzen und Fähigkeiten von Mitarbeitern verbessert werden, um aktuelle Aufgaben noch besser (im Sinne von Ergebnisqualität, Zeitbedarf etc.) durchzuführen oder um sie auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten. Hierbei spielen die Entwicklungsinteressen der Mitarbeiter eine wichtige Rolle.

SMART-formulierte Ziele auf den ersten beiden Handlungsfeldern werden in der Zielklausur erarbeitet. Die vom Mitarbeiter vermutete Relevanz der eigenen Ziele für das Gesamtunternehmen hat die größte Auswirkung auf die Leistungsbereitschaft. Ziele aus dem dritten Handlungsfeld (Entwicklungsziele für Mitarbeiter) werden im Mitarbeitergespräch SMART formuliert.

Ziele müssen terminiert werden

Bis wann ist das Ziel erreicht? Ohne eine klare Vereinbarung über den Zeitpunkt der Zielerreichung sind Projektmanagement und Aufgabenplanung unmöglich. Genauso wie die Soll-Vorgaben für Ziele muss auch der Zeitrahmen mit den für die Ziele verantwortlichen Mitarbeitern geklärt werden:

  • Zeitraum angeben: Im Zeitrahmen von drei Monaten soll … erreicht werden
  • Zeitpunkt angeben, bis zu dem das Ziel erreicht sein soll: Am 30.11.2016 soll … erreicht sein

Ausgehend von diesen Zielterminen werden die Maßnahmen rückwarts geplant. Das ist der Kern von Projektmanagement und Aufgabenplanung.

SMART-Ziele enthalten das Ergebnis, nicht den Weg zum Ergebnis

Erst müssen das Ziel und die gewünschten Ergebnisse formuliert sein. Dann wird daraus der Weg abgeleitet, der beschreibt, wie das Ziel und die Ergebnisse erreicht werden. Die Wegbeschreibung umfasst Aufgaben, Tätigkeiten, Abläufe und Prozesse.

Starten Sie nach der Zielfindung einen kreativen Denkprozess: Leiten Sie aus dem Ziel den besten Weg ab, um das Ziel zu erreichen. Entwickeln Sie alternative Wege – mindestens zwei, wenn nicht sogar drei Wege. Wenn es scheinbar nur einen – altbewährten – Weg gibt, sollten Sie sofort skeptisch werden. Stellen Sie diesen Weg bewusst in Frage. Gute Führungsergebnisse entstehen, wenn Sie die richtigen Ziele finden und dann den besten Weg dahin wählen.

Praxis

Um Ziele SMART zu formulieren, benennen Sie diese zunächst allgemein. Beschreiben Sie dann möglichst konkret:

  • Woran erkennt man (im Einzelnen), ob das Ziel erreicht wurde?
  • Leiten Sie daraus Kennzahlen ab, mit denen Sie die Zielerreichung messen.
  • Legen Sie Soll-Vorgaben fest, die anspruchsvoll, aber auch realistisch sind.
  • Prüfen Sie für die Ziele, welche Bedeutung und Relevanz sie für Ihr Unternehmen haben.
  • Stellen Sie einen Zeitbezug her: Bis wann sollen die Soll-Vorgaben erreicht werden?

Hilfreich für die SMARTe Zielformulierung ist eine Vorgehensweise, wie sie bei der Entwicklung einer Balanced Scorecard erfolgt. Nutzen Sie dazu für Ihre Zielformulierung die folgenden Vorlagen:

Erstellen Sie eine Liste der Ziele, die für Sie in Ihrem Verantwortungsbereich maßgeblich sind. Das können funktionale Ziele oder Bereichsziele sein. Nutzen Sie die folgende Excel-Vorlage, um die Ziele soweit möglich SMART zu beschreiben. Benennen Sie:

  • Zielfeld: Allgemeine Benennung des Ziels; worum geht es?
  • Zieldefinition: Woran machen Sie fest, ob das Ziel erreicht ist? Welcher Indikator oder welche Kennzahl drückt das aus?
  • Messung: Was genau soll gemessen werden? Wie messen oder bewerten Sie die Zielerreichung?
  • Angemessenheit: Erläutern Sie kurz, inwiefern die Ziel- oder Soll-Vorgabe erreicht werden kann.
  • Relevanz: Stellen Sie einen Bezug her zu übergeordneten Unternehmenszielen oder erläutern Sie, warum dieses Ziel für Sie und Ihre Mitarbeiter wichtig ist.
  • Termin: Geben Sie einen Zeitraum an, innerhalb dessen das Ziel erreicht werden soll. Oder geben Sie einen Zeitpunkt an, bis zu dem das Ziel erreicht oder das Ergebnis vorliegen soll.

Alternativ können Sie Ihre Ziele in der folgenden Tabelle SMART erfassen und beschreiben. Hier werden funktionale und Bereichsziele unterschieden. Sie geben an:

  • Zielfeld: Allgemeine Benennung des Ziels; worum geht es?
  • Formulierung eines SMARTen Ziels in einem Satz.
  • Benennen Sie die für die Zielerreichung verantwortliche Person.
  • Gegebenenfalls können Sie bereits Maßnahmen festhalten, die für die Zielerreichung notwendig sind.
  • Falls mehrere Maßnahmen oder umfangreiche Aufgaben für die Zielerreichung notwendig sind, müssen Sie daraus ein Projekt definieren.
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