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Protokollführung

Vorbereitung der Protokollführung

Wenn Sie als Leiter einer Besprechung ein Protokoll erstellen wollen, müssen Sie das Schreiben des Protokolls, die Protokollführung, vorbereiten. Sie müssen festlegen, wer das Protokoll schreiben soll und welche Form es haben soll. Die Tagesordnung der Besprechung ist eine wichtige Grundlage für eine gute Protokollführung.

Zweck des Protokolls klären

Die Protokollführung sollte nicht erst mit Beginn des Gesprächs oder der Besprechung geklärt werden. Schon im Vorfeld muss bestimmt werden:

  • Wofür soll das Protokoll erstellt werden?
  • Wie lange wird es Bedeutung haben?
  • Wer wird es lesen?
  • Was müssen Außenstehende, Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen, nachvollziehen?
  • Welche Beweiskraft ist gegebenenfalls erforderlich?

Daraus ergibt sich meist die Form des Protokolls. Klären Sie als Leiter oder Moderator der Besprechung vorab mit dem Protokollführer, welche Form das Protokoll haben soll. Klären Sie auch, ob alle Teilnehmer das Protokoll vor der Fertigstellung noch einmal lesen sollen, um Änderungswünsche – soweit sie sachlich korrekt und angebracht sind – einbringen zu können.

Tagesordnung, Rahmenbedingungen und Protokollführer klären

Grundlage eines guten Protokolls ist eine Tagesordnung, die bereits die wichtigen Informationen über die Rahmenbedingungen enthält:

  • Thema
  • Zeit und Dauer der Besprechung
  • Ort
  • Teilnehmer
  • Ziele
  • Tagesordnungspunkte (TOPs)

Als Leiter oder Moderator einer Besprechung sollten Sie dafür sorgen, dass die Tagesordnung und die Einladung an die Teilnehmer zu diesen Punkten Informationen liefert. Sie werden dann im Protokoll übernommen. Schließlich legen Sie den Protokollführer (Protokollant) fest, der das Protokoll erstellen soll.

Das muss der Protokollführer können

Der Protokollführer oder Protokollant dokumentiert die Besprechung und beeinflusst damit, wie die Besprechung und die besprochenen Themen im Nachhinein bewertet und welche Aktionen daraus abgeleitet werden. Zudem unterschreibt er das Protokoll, womit er die Verantwortung für die Inhalte übernimmt. Dies ist zum Beispiel für eine gerichtliche Auseinandersetzung wichtig, wenn das Protokoll als Beweismittel herangezogen wird.

Wenn Sie eine Besprechung leiten oder moderieren, sind Sie für die Auswahl des Protokollführers verantwortlich. Seine wichtigen Kompetenzen und Eigenschaften sollten sein:

  • Protokollsprache (Deutsch) beherrschen: Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung
  • mit dem Thema vertraut sein
  • Begrifflichkeiten kennen
  • Probleme und Ziele kennen
  • Bedeutung der Beiträge richtig einschätzen
  • Rückfragen stellen, wenn etwas akustisch oder inhaltlich nicht verstanden wurde
  • neutral sein und persönliche Meinung zum Thema und zu den Teilnehmenden ausblenden
  • längere Zeit sehr konzentrieren können
  • geistig beweglich sein
  • hitzigen Diskussionen folgen können
  • Schreibtechniken beherrschen: Stenografie, Tippen am Computer

Achten Sie auch darauf, dass es einen stellvertretenden Protokollführer gibt, falls der eigentliche ausfällt. Wenn Sie selbst Protokolle erstellen wollen oder dürfen, dann überprüfen Sie im Vorfeld, ob Sie die genannten Eigenschaften mitbringen und ob Sie dies neben Ihrer Rolle als Leiter der Besprechung auch leisten können.

Es ist sehr empfehlenswert, die Funktion des Leiters oder Moderators einer Besprechung von der des Protokollführers zu trennen; sie brauchen dafür zwei Personen. Wenn Sie als Leiter oder Moderator dennoch selbst das Protokoll erstellen wollen oder müssen, überlegen Sie, wie Sie diese beiden Funktionen vereinbaren können. Etwa dadurch, dass Sie alle Ergebnisse gleich gemeinsam mit den Teilnehmern festhalten (Computer und Beamer, Flipchart, Pinnwand) oder dass Sie sich Notizen machen und anschließend ein Protokoll aus dem Gedächtnis erstellen.

Lernen Sie Protokolle zu schreiben

Protokollführung ist eine wichtige Schlüsselkompetenz für viele Mitarbeiter und Führungskräfte. Wenn Sie häufig an Besprechungen teilnehmen oder wenn Sie oft mit Protokollen arbeiten, dann sollten Sie sich diese Kompetenz aneignen.

So bereiten Sie sich auf die Protokollführung vor

Achten Sie auf die Technik. Können Sie alle Teilnehmer gut sehen und verstehen? Haben Sie ausreichend Schreibgeräte (Papier, Stifte)? Können Sie sich auf Ihren Laptop verlassen, wenn Sie das Protokoll direkt damit erfassen wollen? Nutzen Sie ein Aufnahmegerät und ist sichergestellt, dass dies über ausreichend Aufnahmekapazität und Stromversorgung verfügt? Haben Sie einen Notfallplan, wenn ein technisches Gerät ausfällt?

Wenn es im Unternehmen ein Formular oder eine Vorlage zur Erstellung von Protokollen gibt, sollten Sie diese auch nutzen. In manchen Fällen gibt es für Besprechungen auch eine eigene Geschäftsordnung. Dort ist beispielsweise festgelegt, wie Beschlüsse gefasst werden können, wie Diskussionsbeiträge gesteuert oder abgebrochen werden können oder wie Abstimmungen ablaufen müssen. Der Protokollführer und der Leiter der Besprechung sollten diese Regelungen im Vorfeld klären und beherrschen.

Es ist auch von Vorteil, wenn Sie sich als Protokollführer über die Teilnehmer, ihre Funktion, ihre Befugnisse und ihre Interessen und persönlichen Merkmale, wie zum Beispiel Vielredner, Leiseredner oder Zwischenrufer, informieren.

Schließlich sollten Sie auch darauf achten, dass die Erstellung des Protokolls viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Planen Sie diese Zeit ein – möglichst direkt im Anschluss an die Besprechung. Sie sollten keinesfalls mehrere Tage zwischen Besprechung und Protokollerstellung verstreichen lassen!

Praxis

Planen Sie die Erstellung des Protokolls im Vorfeld der Besprechung – als Leiter oder Moderator der Besprechung und als Protokollführer. Und bereiten Sie die Teilnehmerliste vor. Nutzen Sie dazu die folgenden Vorlagen:

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