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Kritische Personalgespräche

Vorbereitung eines kritischen Personalgesprächs

Gerade kritische Personalgespräche müssen sorgfältig vorbereitet werden. Dazu zählen die Inhalte und Themen genauso wie Rahmenbedingungen und Ablauf. Vor allem sollten Sie vorher überlegen, was Sie erreichen wollen und welchen Standpunkt Sie vertreten. Dafür gibt es Fragen, die Sie klären müssen.

Wie Sie das Mitarbeitergespräch strukturieren

Gesprächseröffnung
Die Gesprächseröffnung dient dazu, Kontakt herzustellen, eine positive Atmosphäre zu schaffen und Spannung abzubauen.

Bearbeitung des Sachverhalts
Der Hauptteil des Gesprächs soll als respektvolle Situation empfunden werden. Die Ansprache sollte offen, sachlich, ruhig und respektvoll erfolgen. Dem Mitarbeiter soll genügend Raum für sachliche Argumente, aber auch für emotionale Reaktionen gegeben werden.

Gesprächsabschluss
Das Gespräch soll positiv – oder vielmehr nicht negativ – in Erinnerung bleiben. Zumindest sollte Verständnis für die jeweilige Situation oder Sichtweise entstanden sein. Dazu sollte das Gespräch freundlich, aber bestimmt abgeschlossen werden.

Was Sie wann ansprechen

Inhaltlich sollten Sie folgende Punkte abarbeiten:

Gesprächseröffnung

  • Begrüßung
  • Thema, Anlass und Ziel des Gesprächs nennen
  • Gesprächsrahmen festlegen

Hauptteil des Gesprächs

  • Thema und Situation darlegen (Zahlen, Daten, Fakten)
  • Sicht des Gesprächspartners erfragen und Möglichkeit zur Darstellung geben (mögliche Einwände etc.)
  • Beide Sichtweisen zusammenbringen und Ergebnisse zusammenfassen
  • Eine gemeinsame Lösung erarbeiten und Ziele definieren
  • Entscheidungen treffen und Vereinbarungen festhalten (ggf. schriftlich)

Gesprächsschluss

  • Gesprächsergebnis und Vereinbarungen zusammenfassen
  • Dank aussprechen
  • Positiver Ausblick (Zuversicht äußern etc.)
  • Ggf. neuen Gesprächstermin vereinbaren

Inhaltliche, organisatorische und persönliche Vorbereitung des Personalgesprächs

Ein erfolgreiches Mitarbeiter- oder Personalgespräch muss sorgfältig vorbereitet werden. Dazu gehören die inhaltliche, organisatorische sowie die persönliche Vorbereitung. Sie sollte schriftlich erfolgen. Die Vorbereitung erhöht nicht nur die innere Überzeugung oder ein sicheres Auftreten. Sie hilft vor allem, sich über das Ziel des Gesprächs klar zu werden, um es entsprechend im Gesprächsaufbau und der Argumentation zu berücksichtigen. Außerdem werden mögliche Gegenargumente, Mitarbeiterreaktionen und Schwierigkeiten im Vorfeld reflektiert und im Vorfeld bedacht.

Inhaltliche Vorbereitung:

  • Formulieren Sie Ihr Ziel (ggf. Teilziele).
  • Sammeln Sie Zahlen, Daten und Fakten und trennen Sie diese Punkte von persönlichen Einschätzungen, Meinungen und Stimmungen.
  • Beachten Sie die Vorgeschichte des Problems.
  • Beachten Sie die Sichtweise Ihres Mitarbeiters zum Sachverhalt.

Organisatorische Vorbereitung:

  • Überlegen Sie sich, wo das Gespräch stattfinden soll und welche Sitzanordnung günstig ist.
  • Planen Sie den Zeitrahmen für das Gespräch.
  • Überlegen Sie sich, wann und wie Sie zum Gespräch einladen.

Persönliche Vorbereitung:

  • Reflektieren Sie Ihre Einstellung zur Situation und zum Gespräch.
  • Formulieren Sie Ihr (persönliches) Anliegen.
  • Prüfen Sie, ob Sie gegebenenfalls eine Mitverantwortung tragen.

Praxis

Schwierige Personalgespräche vorbereiten

Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung auf Ihr nächstes schwieriges Personalgespräch die inhaltliche, organisatorische sowie die persönliche Ebene. Beantworten Sie dazu die Fragen in der Tabelle der folgenden Vorlage.

Die Beantwortung dieser Fragen ist eine gute Grundlage um zu klären:

  • Wie mache ich meinen Standpunkt deutlich?
  • Wie soll ich mein Anliegen formulieren und welche Fragen stelle ich?
  • Mit welchen Gegenargumenten, Gegenreaktionen oder Schwierigkeiten muss ich rechnen?
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