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Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Welche Aspekte Sie beim Einstieg neuer Mitarbeiter beachten sollten

Für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters sollte mehr als ein Tag zur Mitarbeitereinführung eingeplant werden. Denn eine gute Einarbeitung ist die Basis für die künftige Zusammenarbeit. Was Sie vor dem ersten Arbeitstag, am ersten Arbeitstag und in der Zeit danach tun sollten.

Was vor dem ersten Arbeitstag zu tun ist

Bevor die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter die Stelle antritt, können Sie mit einer guten Vorbereitung Unsicherheiten bei allen Betroffenen abbauen. Das reduziert den Stress, denn sowohl der neue, als auch die bestehenden Mitarbeiter wissen, was auf sie zukommt. Das neue Teammitglied kann sich so besser vorbereiten. Die Formalitäten regelt meist die Personalverwaltung. Wer darüber hinaus Unterstützung beispielsweise bei der Wohnungssuche anbietet, zeigt seine Wertschätzung und motiviert den neuen Mitarbeiter, indem er sich kümmert. Die wichtigsten Schritte vor dem ersten Arbeitstag sind:

  • Den Einstieg vorab planen und vorbereiten.
  • Die Formalitäten klären und dem Mitarbeiter mitteilen, was er zum Einstieg alles mitbringen muss. Gerade Berufsanfänger brauchen hier Unterstützung.
  • Dem Mitarbeiter schon vorab die wichtigen Informationen zum Start zusenden.
  • Die Kollegen informieren.
  • Den Arbeitsplatz vorbereiten.
  • Organisatorische Hilfsmittel vorbereiten.
  • Andere Abteilungen informieren.
  • Den neuen Mitarbeiter in alle relevanten Dokumentationen einpflegen (zum Beispiel Telefonverzeichnis).
  • Ansprechpartner oder Helfer für die Einarbeitung bestimmen.
  • Die Beteiligung an genauen Aufgaben und Projekten kommunizieren.

Was am ersten und zweiten Arbeitstag zu tun ist

Der erste und der zweite Arbeitstag des neuen Kollegen sollten sehr genau geplant werden. Die Verantwortung für diese ersten Tage liegt bei der oder dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters. Die Führungskraft muss ihn erst einmal „an die Hand nehmen“ und alle wichtigen Stationen mit ihm durchgehen. Zudem sollten die Kollegen mitwirken, die das Know-how besitzen, das für den neuen Mitarbeiter zukünftig wichtig und hilfreich ist. Sie vermitteln nicht nur die fachlichen Aufgaben, sondern erklären auch die Ziele, die Prozesse, das Umfeld und vor allem die Organisationskultur – das sind alle formellen und informellen Regeln, Normen und Werte, die für die künftige Zusammenarbeit wichtig sein können.

Modelle zur Mitarbeitereinführung

Es gibt unterschiedliche Modelle, um einer neuen Mitarbeiterin, einem neuen Mitarbeiter alles Wichtige zu vermitteln (was, wann, wo, wie viele etc.), zu erklären (warum) und zu erläutern (wie):

Ein Kollege kümmert sich

Ein Mitarbeiter aus dem Team kümmert sich die ersten ein oder zwei Tage um den Neuen; er zeigt ihm alles, erklärt, macht bekannt, beantwortet Fragen und vermittelt, was formell und informell alles wichtig ist.

Mehrere Kolleginnen und Kollegen kümmern sich nach einem detaillierten Plan

Der neue Mitarbeiter muss mit mehreren seiner zukünftigen Kollegen sprechen. Deshalb gibt es einen Zeitplan, wer wann den Neuen in seinem Büro aufsucht und welches Thema dabei besprochen wird.

Der neue Mitarbeiter kümmert sich selbst mithilfe eines groben Plans

Der neue Mitarbeiter wandert selbst erst bei seinen Kollegen herum, schaut sich deren Arbeitsplatz an und holt sich die Informationen, die er braucht. Auch dafür gibt es einen konkreten Zeitplan mit den jeweiligen Gesprächsthemen.

Mentor oder Pate kümmert sich

Der neue Mitarbeiter bekommt einen Mentor oder Paten an die Seite gestellt, der ihn über einen längeren Zeitraum (zum Beispiel in der Probezeit) begleitet und jederzeit als Ansprechpartner für ihn da ist.

Die Führungskraft kümmert sich

Die Führungskraft selbst arbeitet den neuen Mitarbeiter ein. Das hat den Vorteil, dass die Führungskraft den neuen Mitarbeiter kennenlernt mit seinen Ansichten, Ideen und Arbeitsweisen. Und die Führungskraft setzt sich mit den Aufgaben an sich auseinander, was eine Gelegenheit zur Reflexion bietet. Außerdem kann sie damit selbst entscheiden, was sie dem neuen Mitarbeiter in welcher Form genau erkklärt; in den anderen Fällen ist sie darauf angewiesen, dass dies die bestehenden Kollegen richtig tun.

Abteilung und Unternehmen vorstellen

Die ersten Stunden des ersten Arbeitstages dienen dem Kennenlernen. Der neue Mitarbeiter soll seinen zukünftigen Arbeitsplatz kennenlernen; noch nicht die Details. Er soll seine Abteilung und das Unternehmen kennenlernen: die wichtigsten Einrichtungen, Orte, Techniken, Abläufe etc. Und er soll seine neuen Kollegen kennenlernen: Vorgesetzte, die Kollegen, mit denen er direkt zusammenarbeitet, eventuell die Mitarbeiter, die ihm unterstellt sind, und einige Kollegen aus anderen Abteilungen, die gegebenenfalls wichtig sind; insbesondere Personalstelle, Empfang, Kantine, Hausmeister, Betriebsrat, EDV-Abteilung etc. 

Informationen zum Arbeitsplatz geben

Dann braucht der neue Mitarbeiter alle wichtigen Informationen, die seinen Arbeitsplatz betreffen. Neben Handbüchern und Anleitungen zählen dazu auch alle Normen, Regelungen und Prozessbeschreibungen. Hier eine Auswahl, was relevant sein kann:

  • Handbücher oder Kurzanleitungen für spezielle Anwendungsprogramme
  • Ablagesystematik des Teams, der Abteilung, des Unternehmens
  • Regelungen zum Qualitätsmanagement (QM-Handbuch) und zum Umweltschutz (zum Beispiel Entsorgung von Abfällen)
  • Normen, die beachtet werden müssen: Gesetze, Tarifbestimmungen, Betriebsvereinbarungen, Spielregeln im Team
  • Handbuch zum Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement
  • Aushänge
  • Pläne wie Einsatzpläne, Lagepläne, Urlaubspläne etc.
  • Arbeitsvorlagen und Formulare, mit denen gearbeitet wird

Nicht alles braucht der Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. Er muss nur wissen, wo er diese Informationen bei Bedarf findet; zum Beispieil im Intranet, Abteilungsablage oder Schwarzes Brett. Dazu macht er sich entsprechende Notizen und Vermerke, oder er erhält eine Checkliste.

Hinweis Unterweisung nach den Bestimmungen des AGG

Einen besonderen Stellenwert hat die Unterweisung nach den Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Jedes Unternehmen ist verpflichtet, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesen Bestimmungen zu schulen oder zu unterweisen. Dazu sollte in den ersten Arbeitstagen eine Schulung stattfinden, oder die entsprechenden Informationen und Lernprogramme müssen den neuen Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden.

Gegebenenfalls gibt es in Ihrem Unternehmen weitere, gesetzlich oder durch ein Management-System vorgeschriebene Themen, nach denen eine Schulung erfolgen muss. Beispiel: Hygienerecht, Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Qualitätsmanagement, Datenschutz oder wichtige Verhaltensregeln im Umgang mit Kunden (Compliance).

In die eigentlichen Aufgaben einführen

Schließlich wird der neue Mitarbeiter in seine Aufgaben eingeführt. Die Führungskraft bespricht mit ihm die Stellenbeschreibung, das Aufgabengebiet, die Ziele, die Erwartungen an Leistung und Engagement und die Führungskraft vergibt erste Aufträge. Bei Bedarf werden konkrete Schulungen für die relevanten Arbeitsmethoden und Arbeitswerkzeuge durchgeführt.

Gerade am Anfang muss in den meisten Fällen noch häufiger abgestimmt werden, was zu tun ist, wie dabei vorgegangen wird und warum etwas wichtig ist. Der neue Mitarbeiter muss immer die Möglichkeit haben, dass seine Fragen beantwortet werden, und der Vorgesetzte muss öfter Rückmeldung oder Feedback geben, wie er mit der Arbeit des Mitarbeiters zufrieden ist (Lob, Verbesserungsvorschläge, Kritik).

Hinweis Infos zu den Aufgabenbereichen von Vorgesetzten

In diesen Kapiteln des Management-Handbuchs finden Sie weiterführende Informationen zu den Aufgabenbereichen von Vorgesetzten:

Einarbeitungszeit ist die Probezeit

Die Einarbeitung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters kann je nach Schwierigkeit und Komplexität der Tätigkeit mehrere Monate umfassen, also die gesamte Probezeit. In den ersten sechs Monaten werden dem neuen Mitarbeiter alle Aufgaben übertragen, die gemäß seinem Stellenplan relevant sind. So kann er sich in alle Aufgaben einarbeiten und sich mit ihnen vertraut machen, bis er die Leistungen erbringt, die von ihm erwartet werden. Die Führungskraft kann sich ein Bild davon machen, ob der Mitarbeiter den fachlichen Anforderungen gewachsen ist, ob er die erwarteten Leistungen erbringt und wie er sich dabei als Mensch gegenüber anderen Kollegen, Vorgesetzten, Kunden oder den ihr unterstellten Mitarbeitern verhält. Das Ziel der Einarbeitungsphase ist: Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter …

  • erfüllt alle übertragenen Aufgaben und hilft mit, die Team- oder Unternehmensziele zu erreichen.
  • weiß, woran die eigene Leistung gemessen wird und worauf es ankommt; er kennt die Key Performance Indicators.
  • bringt das eigene Fachwissen ein und entwickelt es regelmäßig weiter.
  • macht Verbesserungsvorschläge und setzt diese um.
  • trägt die Werte des Teams mit und achtet die gemeinsamen Spielregeln.
  • ist engagiert und unterstützt andere bei ihrer Arbeit.
  • vertritt die eigene Meinung und kehrt Konflikte nicht unter den Teppich, sondern trägt zu einer konstruktiven Lösung bei.
  • wird von den Kollegen innerhalb und außerhalb des Teams respektiert.
  • fühlt sich im Unternehmen wohl.

Praxis

Einstieg neuer Mitarbeiter planen und umsetzen

  • Machen Sie sich bewusst, dass die Einarbeitung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters einen neuen Prozess in Gang setzt.
  • Dieser Prozess beinhaltet vor allem, dass bestehende Mitarbeiter Orientierung bekommen und wissen, was von ihnen in dieser Phase erwartet wird.
  • Zeigen Sie, dass die Einarbeitung neuer Personen sinnvoll ist und vermeiden Sie, dass Ihre bestehenden Mitarbeiter dies als zusätzlichen Aufwand empfinden.
  • Als Führungskraft besprechen Sie die Einarbeitungsphase mit ihrem Team oder ihrer Abteilung und vergeben konkrete Aufgaben.
  • Als Führungskraft selbst sind Sie in die Einarbeitung involviert, übernehmen selbst Aufgaben und sind die Einarbeitungszeit über Ansprechpartner für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter.
  • Halten Sie alle wichtigen Schritte in einem Einarbeitungsplan oder einer Checkliste fest. Bessern Sie diese Vorlagen bei Bedarf nach und erweitern Sie sie durch die betreffenden Abteilungen. Denken Sie dabei auch an die für Sie selbstverständlich gewordenen Aufgaben und Abläufe.
  • Bessern Sie Ihren Einarbeitungsplan oder Ihre Checklisten dann nach, wenn Sie Fragen oder Feedback Ihrer neuen oder bestehenden Beschäftigten diesbezüglich bekommen.

Nutzen Sie folgende Arbeitsvorlagen und Checklisten, um mit diesen Regeln Ihr individuelles Handbuch zur Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen zu entwickeln.

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