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Besser präsentieren

Wie Sie eine Präsentation erstellen

Ein erfolgreicher Vortrag ist das Ergebnis einer guten inhaltlichen und organisatorisch Vorbereitung. Dazu gehört auch, sich auf eine Diskussion sowie auf Störungen und Blockaden vorzubereiten.

Bereiten Sie Ihre Präsentation oder Ihren Vortrag systematisch vor, indem Sie folgende Fragen beantworten:

  1. Was ist das Thema, zu dem Sie sprechen wollen oder sollen?
  2. Was ist das Ziel der Präsentation? Wollen Sie informieren, vermitteln, überzeugen oder motivieren? Was sollen die Zuhörer anschließend tun?
  3. Wer ist die Zielgruppe? Wen wollen Sie einladen? Auf wen müssen Sie sich einstellen? Müssen Sie Besonderheiten berücksichtigen? Welche Interessen könnte die Zielgruppe, das Publikum, haben?
  4. Warum wurden gerade Sie als Präsentator oder Redner gewählt? Was erwartet das Publikum von Ihnen?
  5. Was können oder sollen die Inhalte sein? Was ist wichtig, um das Ziel zu erreichen?
  6. Was ist die Kernbotschaft? Wenn die Zuhörer sich genau eine Botschaft Ihrer Präsentation merken könnten, welche sollte das sein?
  7. Wie ist der Ablauf Ihrer Präsentation oder der Veranstaltung? Wann werden Sie präsentieren? Wie lange sollen oder wollen Sie präsentieren?
  8. Was muss bezüglich Technik, Raum und anderen Rahmenbedingungen vorbereitet werden?

Inhalt der Präsentation vorbereiten

Zur Vorbereitung des Inhaltes sollten Sie zunächst Ihre Kernbotschaft bestimmen: Woran sollen sich die Zuhörer in jedem Fall erinnern? Was ist also die wichtigste Aussage Ihres Vortrags? Darauf bauen Sie Ihre Geschichte auf und Ihre Inhalte. Sie sammeln Ihren Stoff, selektieren, komprimieren und visualisieren. Beschränken Sie sich auf die Inhalte, die neu sind, Ihre Zielgruppe interessieren könnten und die Ihrem Ziel dienen. Achten Sie auch auf Ihre Argumentationskette.

Eröffnung - Hauptteil - Schluss

Orientieren Sie sich am klassischen dreiteiligen Schema mit entsprechender Gewichtung (kurz - ausführlich - kurz), um Ihre Inhalte darzustellen:

  1. Eröffnung: Begrüßen Sie die Zuhörenden (gegebenenfalls anwesende Personen, Gruppen bei einer Feierlichkeit), nennen Sie das Thema und Ihr Ziel, Ihre Frage- oder Problemstellung oder die Ausgangssituation. Sagen Sie in wenigen Sätzen, warum Ihre Präsentation für die Zuhörenden wichtig ist und alle aufmerksam zuhören sollten (aber nicht belehrend).
  2. Hauptteil: Hier liefern Sie die zentralen Inhalte, Lösungen, Argumente, Begründungen, Belege, Beispiele und wichtige Informationen wie Statistiken. Gliedern Sie Ihren Stoff und bedenken Sie, dass weniger mehr ist. Visualisieren Sie, stellen Sie Fragen und sorgen Sie für Abwechslung.
  3. Schluss: Nennen Sie Ihre Kernbotschaft, die Sie Ihrem Publikum mitgeben wollen. Zeigen Sie nächste Schritte auf, appellieren Sie und fordern Sie zum Handeln auf.

Welche Inhalte sich für die Eröffnung eignen

Für die Eröffnung Ihres Vortrags können Sie eine für Ihre Zielgruppe relevante aktuelle Meldung bringen, die die Aufmerksamkeit Ihres Publikums erhöht. Klassisch können Sie in der Eröffnung ein Zitat einer bekannten Persönlichkeit nennen, auf das Sie sich auch im weiteren Verlauf Ihres Vortrags beziehen. Um Ihr Publikum zum Nachdenken anzuregen, eignen sich Fragen wie "Haben Sie eine Vorstellung davon, wie häufig ...?" oder "Wissen Sie, warum wir ...?". Beantworten Sie die Frage selbst und leiten Sie so zu Ihrem Thema über.

Möglich ist auch ein provokanter Einstieg, womit Sie es spannend machen und mit der Abschwächung Ihrer provokanten Aussage zum Hauptteil überleiten. Wichtig dabei: Das Publikum, aber auch abwesende Personengruppen dürfen nicht persönlich attackiert werden. Erlaubt für den Einstieg sind auch: eine Falschmeldung, die vom Vortragenden berichtigt wird; eine humorvolle Bemerkung (keine Witze) oder das Erzählen von persönlichen Erlebnissen, die in Zusammenhang mit dem Thema stehen. 

Welche Inhalte sich für den Schluss eignen

In einem klassischen Abschluss fassen Sie das Wichtigste kurz zusammen. Nutzen Sie jedoch keine Formulierungen wie " ... nun habe ich alles Wesentliche gesagt." Für Ihren Schluss können Sie auf die meisten Möglichkeiten zurückgreifen, die sich auch für den Einstieg eignen. Besonders gelungen wirkt ein Vortrag, wenn Sie Ihren Gedanken oder Ihre Frage aus dem Einstieg am Schluss noch einmal aufgreifen und zu Ende führen oder abschließend beantworten. Neben einem Appell ist meist ein persönlicher Dank an das Publikum angebracht.

Abbildung 1: Grundstruktur einer Präsentation
Abbildung 1: Grundstruktur einer Präsentation

Diskussion vorbereiten

Wenn Sie nach Ihrer Präsentation eine Diskussion führen wollen, sollten Sie sich auf mögliche Fragen und Einwände vorbereiten. Art und Inhalt der Diskussionsbeiträge hängen von Ihrem Thema ab. Erörtern Sie, was Ihre Zuhörer fragen und einwenden könnten. Überlegen Sie auch, welche Erfahrungen Sie bereits mit Ihrem Thema gesammelt haben - das gibt Ihnen Hinweise auf mögliche Beiträge aus dem Publikum. Behalten Sie während der Diskussion Ihre Aufgaben als Vortragender im Hinterkopf:

  • Führen Sie eine zielführende Diskussion.
  • Begrenzen Sie die Diskussion zeitlich.
  • Koordinieren Sie Wortmeldungen und legen Sie eine Reihenfolge fest.
  • Fassen Sie den Diskussionsbeitrag für das Publikum zusammen (vor allem, wenn dieser schlecht zu hören war).
  • Diskutieren Sie sachlich und fordern Sie das auch von Ihrem Publikum, wenn es sein muss.
  • Schließen Sie eine Diskussion ab, indem Sie für Sie zwei wichtige Diskussionsbeiträge noch einmal nennen und eine Schlussfolgerung oder Handlung für sich selbst ableiten. Beispiel: "Vielen Dank für die Beiträge zu ... Das werde ich in meinem Konzept ... einbauen. Damit gebe ich das Wort wieder an ...".

Sich mit Raum und Technik vertraut machen

Schaffen Sie sich einen Heimvorteil, indem Sie sich auch mit dem Raum und der Technik für Ihre Präsentation vertraut machen. Prüfen Sie die technischen Voraussetzungen:

  1. Wie groß ist der Raum? Wie viele Zuhörende erwarten Sie? Kann Ihr Publikum Sie sehen?
  2. Sieht Ihr Publikum Ihre Präsentationsfolien? Kann Ihr Publikum alles lesen?
  3. Gibt es ein Rednerpult? Wo stehen Sie nicht im Bild? Werfen Pflanzen oder Gegenstände einen Schatten auf die Projektionsfläche?
  4. Welche Medien brauchen Sie: Flip-Chart, Pinnwand, Projektor, Laptop, Stifte, Zeigestock oder Laserpointer und Mikrofonanlage? Haben Sie die Medien zur Verfügung, die Sie benötigen? Funktionieren diese einwandfrei?Kommen Sie damit zurecht?
  5. Stellen Sie sich auch darauf ein, dass ein Medium plötzlich ausfällt: Überlegen Sie im Voraus, was Sie dann tun können.
  6. Bereiten Sie bei Bedarf die Unterlagen vor, die Sie an die Teilnehmer austeilen wollen.

Sich auf Störungen und Blockaden vorbereiten

Bereiten Sie sich auf mögliche Störungen bei Präsentationen vor, indem Sie vor Ihrer jeweiligen Präsentation überlegen: Was könnte passieren? Beispiele für Störungen und Ihre Reaktion darauf können sein:

  • Teilnehmer kommt nicht oder zu spät: Lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen. Begrüßen Sie kurz durch Blickkontakt.
  • Teilnehmer stellen Fragen zum Ablauf: Gehen Sie gezielt darauf ein. Oder verweisen Sie ruhig und freundlich auf das Ende Ihres Vortrags.
  • Sie versprechen sich: Korrigieren Sie und fahren Sie fort. Sie müssen sich dafür nicht entschuldigen.
  • Bestimmte Begriffe fallen Ihnen nicht ein: Umschreiben Sie, was Sie sagen wollten. Oder fassen Sie das Gesagte noch einmal zusammen.
  • Sie haben einen Blackout und wissen nicht mehr weiter: Bleiben Sie ruhig und sehen Sie in Ihren Notizen nach, was Sie sagen wollten. Wiederholen Sie den letzten Satz und fahren Sie fort. Möglich ist auch, dass Sie sagen, dass Sie den Faden verloren haben und kurz nachsehen.
  • Teilnehmer stellen Fragen zum Inhalt: Gehen Sie kurz und gezielt auf die Frage ein. Nicht zum Thema gehörende Fragen verweisen Sie ruhig und freundlich auf das Ende oder an die Stelle Ihres Vortrags, wo dies behandelt wird. Wenn Sie keine Antwort wissen, geben Sie dies zu. Sie können anbieten, den Frager dazu noch einmal nachträglich zu informieren.
  • Teilnehmer führen Seitengespräch: Versuchen Sie durch Blickkontakt die Aufmerksamkeit wieder zu gewinnen. Oder sprechen Sie die Störung direkt, aber freundlich an.
  • Teilnehmer äußern Killerphrasen: Gehen Sie darauf gar nicht ein. Bieten Sie an, am Ende in der Runde dies noch einmal zur Diskussion zu stellen.
  • Es entstehen technische Pannen: Verzichten Sie auf das Hilfsmittel. Oder machen Sie eine Pause, bis die Störung behoben ist.
  • In der Diskussion kommen unsachliche Beiträge: Nehmen Sie jeden Beitrag ernst. Fragen Sie nach, wie der Frager es gemeint hat, warum er dieser Auffassung ist. Fragen Sie nach Beispielen und Gründen. Sie sollten sich nicht persönlich angegriffen fühlen. Bleiben Sie sachlich.
  • In der Diskussion drängt sich ein Zuhörer in den Vordergrund: Antworten Sie kurz. Vermeiden Sie Blickkontakt mit ihm. Nehmen Sie Blickkontakt zu anderen auf. Bitten Sie direkt auch die anderen um Fragen. Bieten Sie gegebenenfalls an, seine Fragen später im persönlichen Gespräch zu beantworten.

Präsentation nachbereiten

Bereiten Sie Ihre Präsentation nach, indem Sie nachträglich folgende Fragen reflektieren:

  • Haben Sie Ihr Ziel erreicht?
  • Entsprachen Ihre Inhalte und die Aufbereitung den Erwartungen der Teilnehmenden?
  • Kamen die Eröffnungs- und Schlussworte überzeugend an?
  • Waren die Inhalte gut strukturiert? War ein "roter Faden" erkennbar?
  • War die Visualisierung verständlich?
  • War Ihr Medieneinsatz erfolgreich?
  • Haben Sie angemessene Mimik und Gestik verwendet?
  • Haben Sie deutlich, frei und dynamisch gesprochen?
  • Konnten die Fragen in der Diskussion beantwortet werden?
  • Wie war die Beziehung zu den Teilnehmenden? Hielten Sie Blickkontakt? Waren die Teilnehmenden interessiert?
  • Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit Ihrem Vortrag und Ihrem Auftreten?
  • Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?

Praxis

Präsentation vorbereiten

Nutzen Sie die folgende Arbeitsvorlage, um Ihre nächste Präsentation vorzubereiten.

  • Notieren Sie Schritt für Schritt, was genau Sie tun oder umsetzen müssen bezüglich: Thema, Ziel, Zielgruppe, Inhalt, Zeit, Ablauf, Technik und Unterlagen.
  • Prüfen Sie nach Ihrer Präsentation, ob Ihre Erwartungen eingetroffen sind.

Inhalte vorbereiten

Bestimmen Sie zunächst Ihre Kernbotschaft und notieren Sie diese in die folgende Arbeitsvorlage:

  • Woran sollen sich die Zuhörenden in jedem Fall erinnern?

Auf Ihre Kernbotschaft bauen Sie Ihre Inhalte auf:

  • Sammeln, selektieren, komprimieren und visualisieren Sie Ihren Stoff.
  • Beschränken Sie sich auf neue Inhalte und Inhalte, die Ihre Zielgruppe interessieren könnte und die Ihrem Ziel dienen.
  • Achten Sie auf Ihre Argumentationskette.

Inhalte strukturieren

  • Benennen Sie zunächst das Thema Ihres Vortrags.
  • Orientieren Sie sich bei der Ausarbeitung Ihres Vortrags am Schema der Tabellen in den folgenden Vorlagen. Diese Schemen können Sie als allgemeine Gliederung und Struktur für Ihre Präsentation, aber auch für Zusammenfassungen oder für Dokumentationen nutzen.
  • Passen Sie das Schema an Ihre konkreten Inhalte an. Was Sie bei den einzelnen Schritten anführen, hängt von Ihrem Thema und vom Ziel Ihrer Präsentation ab.

Sich auf Störungen vorbereiten

In der Tabelle der folgenden Vorlage zeigen wir Beispiele für mögliche Störungen sowie Ihre mögliche Reaktion darauf auf. Was könnte darüber hinaus passieren? Halten Sie Ihre Erfahrungen mit Störungen und Blockaden sowie erfolgreiche Reaktionen darauf fest.

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