Kapitel 021: ProtokollführungDas sollten Sie beim Protokolle schreiben beachten

Unmittelbar vor Beginn der Besprechung sollten sich der Leiter und der Protokollführer auf das Erstellen des Protokolls einstellen und die notwendigen Vorbereitungen treffen. Als Leiter sollten Sie mit dem Protokollführer vereinbaren, wie Sie während der Besprechung miteinander kommunizieren, falls der Protokollführer Fragen hat oder etwas unklar ist.

Sie übergeben ihm die aktuelle Tagesordnung und die Liste der eingeladenen Teilnehmer. Alle Schriftstücke, die Ihnen bereits vorliegen, händigen Sie in Kopie dem Protokollführer aus; er braucht sie spätestens nach der Veranstaltung.

Mit Beginn der Besprechung weisen Sie als Leiter der Besprechung darauf hin, dass ein Protokoll erstellt wird. Sie stellen den Protokollführer vor. Im Einzelfall können Sie erst jetzt mit den Teilnehmern abstimmen, welche Form das Protokoll haben soll, ob es den Teilnehmern zur Korrektur vorgelegt wird, bis wann es verfügbar ist und wer es erhalten soll; in diesem Fall ist die Flexibilität des Protokollführers gefordert.

Als Protokollführer achten Sie ergänzend zu den Punkten, die auch für den Leiter der Besprechung wichtig sind, auf folgende Aspekte:

• Sie legen die Teilnehmerliste aus und bitten alle, sich einzutragen und gegebenenfalls zu unterschreiben.
• Sie stellen sicher, dass Sie von Ihrem Platz aus alles sehen und alle gut verstehen können.
• Sie haben die Technik (Papier, Stifte, Laptop, Aufnahmegerät) vorbereitet und auf Funktionsfähigkeit überprüft.

Wenn Sie geübt sind, nutzen Sie für die Erstellung des Protokolls Ihren Laptop und eine passende Vorlage, wie Sie sie im Praxisteil finden. Sie müssen dann nur die einzelnen Beiträge und Ergebnisse in die Vorlage einpflegen.

Machen Sie sich auf einer gesonderten Seite Notizen, wenn etwas unklar ist und wenn Sie dies während der Besprechung oder danach noch klären müssen.

Wenn Sie die Besprechung zunächst handschriftlich festhalten, achten Sie auf folgende Aspekte:

• Nummerieren Sie Ihre Seiten akkurat durch, sodass die Reihenfolge nicht durcheinanderkommt.
• Beginnen Sie mit jedem Thema eine neue Seite. Lassen Sie zwischen den Notizen und am Rand ausreichend Platz für Ergänzungen oder Korrekturen. Beschriften Sie die Seiten nur auf der Vorderseite.
• Schreiben Sie Ihre Fragen oder Unklarheiten auf ein gesondertes (andersfarbiges) Blatt, damit Sie dieses jederzeit schnell zur Hand haben und die Fragen zu geeigneter Zeit klären können.
• Prüfen Sie in jeder Pause und am Ende der Besprechung, ob Ihre Notizen vollständig sind und Sie kein Blatt verloren oder verlegt haben.

Wenn Sie ein Aufnahmegerät nutzen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie im Nachhinein die einzelnen Beiträge den richtigen Personen zuordnen können. Wenn Sie diese nicht an der Stimme erkennen können, lassen Sie diese ihre Namen sagen oder machen Sie sich Notizen.

Wenn Sie keine Aufnahme machen, müssen Sie überlegen, welche Beiträge Sie festhalten. Hier sollten Sie beachten:

• Überlegen Sie bei jedem Wortbeitrag: Spielt er nach der Besprechung, in zwei Tagen, in zwei Wochen oder in zwei Monaten noch eine Rolle? Wenn nein, ist er unwichtig.
• Anträge müssen Sie immer wortgetreu aufschreiben, wie sie der Antragsteller formuliert hat.
• Geben Sie keine Emotionen der Teilnehmer wieder. Beschränken Sie sich auf die sachlichen Inhalte.
• Notieren Sie Stichworte, keine vollständigen Sätze zu den Beiträgen. Ergänzen Sie die Stichworte dann, wenn es auf Details ankommt oder wenn es zu Missverständnissen kommen kann. Wichtig ist, dass Sie nach der Besprechung alle Beiträge von ihrem sachlichen Inhalt her erinnern können.
• Hilfreich kann sein, wenn Sie in zwei Spalten die Stichworte einerseits und notwendige Ergänzungen dazu andererseits festhalten.
• Für wichtige und häufig benutzte Fachbegriffe können Sie Abkürzungen verwenden, die Sie im Nachhinein wieder rekonstruieren müssen.
• Hören Sie konzentriert und genau zu. Wenn Sie etwas nicht verstanden oder mitbekommen haben, fragen Sie nach, oder klären Sie es später mit dem Leiter der Besprechung.
• Überprüfen Sie den Ablauf der Besprechung und vergleichen Sie, ob Sie der vorgegebenen Tagesordnung folgen. Ordnen Sie alle Beiträge den entsprechenden Tagesordnungspunkten (TOPs) zu.
• Wenn zu einem Thema mehrere Redner der Reihe nach sprechen, halten Sie in einer Punktaufzählung in der Wortreihenfolge fest: Wer sagt was?
• Nutzen Sie Kürzel für die Teilnehmer, die Sie später eindeutig zuordnen können. In manchen Fällen kann es dabei hilfreich sein, einen Sitzplan anzufertigen, in dem vermerkt ist, wer wo saß.

In einzelnen Fällen kann es notwendig sein, dass Sie ein Protokoll vollständig aus dem Gedächtnis erstellen müssen. Beispielsweise dann, wenn der Protokollführer kurzfristig ausgefallen ist, oder wenn sie die Ergebnisse eines bilateralen Gesprächs mit Mitarbeitenden oder Kundinnen und Kunden niederschreiben wollen.

Hier gilt umso mehr: Protokoll direkt nach dem Gespräch erstellen! Zudem können Sie sich bereits während des Gesprächs einige Notizen machen, die Ihnen beim Erinnern helfen. Hilfreich ist, wenn Sie diese direkt in Ihre Tagesordnung oder einen vorbereiteten Besprechungsleitfaden schreiben.

Bei einer Besprechung mit mehreren Teilnehmern können Sie die wichtigen Ergebnisse mit diesen zusammen protokollieren. Etwa in der Form, dass Sie alle Vereinbarungen an einem Flipchart oder einer Pinnwand festhalten, oder dass Sie gemeinsam am Laptop alle wichtigen Punkte zusammentragen.