Powerpoint-PräsentationBullet Points und die Alternativen

Powerpoint-Vorträge mit vielen Bullet Points langweilen und überfordern die Zuhörer. Die Botschaft kommt nicht an. Mit einfachen Alternativen lassen sich Folien besser gestalten.
erschienen: 21.01.2014
Schlagwörter: Präsentieren

Volle Folien, viel Text, unzählige Bullet Points und ein Redner der das alles monoton durchgeht oder sogar vorliest - das kennt wahrscheinlich jeder von Powerpoint-Präsentationen. Wer bei der Foliengestaltung auf einfache Elemente, ausreichend Leerraum (weiße Fläche), eine Kernbotschaft und die Wirkung von Bildern baut, erreicht sein Publikum, hinterlässt Wirkung und bleibt mit seiner Präsentation positiv in Erinnerung. Dennoch geben sich die meisten Vortragenden mit Powerpoint keine Mühe, damit die Wirksamkeit dieses Instruments besser wird. Das zumindest meinen diejenigen, die frustriert, gelangweilt und genervt schlechten Präsentationen zuhören müssen.

Wenn jemand ein Thema präsentiert, verfolgt er im Allgemeinen zwei Ziele: Er will informieren und sein Publikum bewegen. Dafür hat jede Präsentation einen Inhalt, aber auch eine Verpackung. Beide sind wichtig. Mit dem Begriff "Verpackung" sind viele Elemente gemeint, die einen Vortrag kennzeichnen. Neben der Person des Vortragenden, seiner Sprache, seinem Auftreten gehört auch die visuelle Gestaltung des Vortrags, der Folien seiner Powerpoint-Präsentation und ihrer Inhalte dazu.

Ein erster Schritt, um die Verpackung besser zu machen und damit auch den Inhalt wirksamer zu vermitteln, ist: Weg mit den Bullet Points! Zumindest sollten sie sparsam eingesetzt werden.

Was tun mit den Aufzählungszeichen?

Das beliebteste und oft einzige visuelle Element vieler Powerpoint-Vorträge ist das Aufzählungszeichen, meist als schwarzer Punkt oder Bullet Point. Daneben ist dann viel Text geschrieben, der eine Wiederholung dessen ist, was der Vortragende auch sagt. Die Zuhörer müssen also gleichzeitig lesen und zuhören – und sind damit meist überfordert.

Alternativen zur Punktaufzählung (Quelle: Beate Strauß)
Alternativen zur Punktaufzählung (Quelle: Beate Strauß)

Deshalb: Aufzählungszeichen so sparsam wie möglich, mit Bedacht oder am besten gar nicht einsetzen. Besser ist:

  • strukturierende Elemente wie einfache (!) Boxen, Tabellen oder Prozessdiagramme nutzen und aus dem Text eine Grafik machen, die Zusammenhänge aufzeigt;
  • sich auf eine Kernbotschaft pro Folie beschränken und sie durch ein Zahlendiagramm, ein Foto oder eine Zeichnung unterstreichen; wichtig ist, dass Botschaft und Bild gleichzeitig dargestellt werden.

Warum das Logo nicht auf jede Folie muss

Typische Präsentationen haben ein weiteres hervorstechendes Merkmal: Das Logo des Unternehmens. Es ist auf jeder Folie prominent platziert - und lenkt den Zuhörer und Zuschauer immer wieder vom Kern des Inhalts ab. Die gleichen negativen Effekte haben visuelle Elemente wie Linien, Balken, Verläufe, Copyright-Hinweise und was sich die Kollegen aus der Marketingabteilung unter dem Stichwort "Corporate Design" sonst noch alles einfallen lassen.

Es reicht aus, das Logo nur auf der ersten und letzten Folie zu platzieren; dort, wo das Unternehmen und der Vortragende sich vorstellen oder verabschieden. Schließlich wiederholt der Vortragende auch nicht auf jeder Folie seinen Namen. Und genauso können alle nutzlosen grafischen Elemente von der Folie verbannt werden. Sie lenken nur ab. Hier bringt der leere Raum viel mehr. Er schafft beim Publikum Ruhe und Konzentration auf das Wesentliche.

Wie Powerpoint-Folien wirkungsvoll gestaltet werden können

Garr Reynolds beschreibt in seinem Buch „Zen oder die Kunst der Präsentation“, wie Powerpoint-Vorträge wirkungsvoll visualisiert und gestaltet werden sollten. Seine Kernbotschaft für folienbasierte Präsentationen lautet:

„Die Inhalte müssen so elegant wie möglich angeordnet werden. Auf überflüssige Dekoration ist zu verzichten. Die Präsentation des Inhalts ist einfach, ausgewogen und schön anzusehen.“

Foliengestaltung hat demnach viel mit Kunst zu tun. Es gibt aber auch einige handwerkliche Regeln und Techniken, die man lernen kann. Dabei gibt es kein eindeutiges „richtig“ oder „falsch“. Maßgeblich sind immer das Publikum und der Zweck der Präsentation. Dennoch gibt es einige Grundregeln, die beherzigt werden sollten.

Tipps für die Foliengestaltung

Beschränkung auf das Wesentliche

Viele Folien sind mit Informationen überfrachtet, die eigentlich gar nicht wichtig sind. Unnötiger Text, viele Linien und dann auch noch Fotos oder Grafiken aus der Clip-Art-Bibliothek. All das lenkt von der wichtigen Botschaft und Information ab; erzeugen Unschärfe. Also raus damit. Allenfalls können Fotos, die sehr gut passen, eine Kernbotschaft visualisieren und unterstreichen.

Überlegenheit des Bildes

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Denn sie machen Argumente kräftiger und Geschichten anschaulicher. Mit Bildern sind Fotos, Zeichnungen oder Grafiken gemeint. Die meisten menschlichen Gehirne bringen Gedanken und Ideen in Bilder. Der Vortragende kann ihnen dabei helfen. Ein weiterer Vorteil: Zuhörer können Bilder schneller erfassen und dann dem Vortragenden zuhören – anstatt nebenbei den Text von den Folien lesen zu müssen.

Leerraum

Der Leerraum, die weiße Fläche, spielt bei der Gestaltung eine sehr wichtige Rolle. Leerraum wirkt. Doch viele versuchen, den Platz ihrer Folie bis auf den letzten Quadratzentimeter auszunutzen. Dabei hilft der Leerraum, die wenigen Elemente einer Folie ins Gleichgewicht zu bringen. So erzeugt er Eleganz und Übersicht.

Gegensatz

Einzelne Objekte können besonders hervorgehoben werden, indem Gegensätze dargestellt werden. Das Wichtige wird ganz groß – und alles andere ganz klein dargestellt. Das Wesentliche erhält eine Farbe – und alles weniger Wichtige bleibt grau. So werden einzelne Elemente durch Größe, Farbe oder Positionierung einander gegenübergestellt und damit in ihrer Bedeutung hervorgehoben.

Wiederholung

In einer Powerpoint-Präsentation sollte ein Element in identischer oder ähnlicher Form immer wieder wiederholt werden. Das sorgt für ein Gefühl der Einheit, erhöht die Konsistenz und verstärkt die Bindung. Auch hier gilt: Einsatz in Maßen und nicht im Übermaß.

Ausrichtung

Alle Elemente einer Folie sollten so positioniert sein, dass sie durch eine unsichtbare Linie miteinander verbunden und aneinander ausgerichtet sind. Raster können dabei helfen.

Nähe

Was auf einer Folie zusammengehört, muss auch beieinanderstehen. Der Betrachter darf nicht gezwungen werden, selbst zu überlegen, was wie zusammengehört.

Richtig sichtbar werdend diese Regeln erst an guten und passenden Beispielen. Hier finden Sie ein perfektes und prämiertes Beispiel von Jeff Brenman zum Thema „Thirst“ oder viele Unternehmensbeispiele von Duarte Design.

Oder einfach das Vorwort von Guy Kawasaki zum Buch von Garr Reynolds.

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Mut, neue Wege der Powerpoint-Präsentation zu gehen

Manche Mitarbeiter berichten, dass sie mit ihren Vorgesetzten ein Problem bekommen, wenn sie bei ihren Folien mehr Wert auf die Gestaltung legen und Inhalte anders aufbereiten als hintereinander weg geschrieben. Manche Chefs messen den Fleiß und das Arbeitspensum ihrer Untergebenen daran, wie viele Aufzählungspunkte und Text sie in einem Vortrag unterkriegen. Grafische Aufbereitungen, Bilder oder Fotos gelten als Zeitverschwendung. Und nicht selten hagelt es dann gehässige Kommentare oder gar böse Kritik: "Sie haben wohl zu viel Zeit für solchen Schnickschnack!?!"

Die größte Zeitverschwendung dürfte aber sein, wenn zahlreiche Mitarbeiter und Führungskräfte in einem Raum sitzen und sich einen Vortrag anhören, an den sie sich schon fünf Minuten später nicht mehr erinnern können. Doch auch hier ist eine Verallgemeinerung gefährlich. Denn immer noch gilt: Maßgeblich sind das Publikum und die Zielgruppe. Das Top-Management braucht meistens einfache und klare Botschaften. Die Experten aus den Fachabteilungen interessieren sich auch für Details und Hintergründe.

Fazit

Worauf es letztlich ankommt? Der verstorbene Werbeprofi Paul Arden bringt es auf den Punkt: „Je besser Ihre Präsentation aussieht, desto mehr Menschen werden sich daran erinnern. Noch wichtiger ist, dass sie sich an Sie erinnern.“

Allen, die ihre Powerpoint-Präsentationen in Zukunft wirksamer gestalten wollen und die bereit sind, sich von Punktaufzählungen zu lösen, sei geraten: Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Wenn Sie sich zunächst vornehmen, nie mehr als drei Bullet Points auf einer Folie zu bringen, haben Sie schon an Wirkung hinzugewonnen. Entfernen Sie sich mit den nächsten Schritten nicht zu weit von den Erwartungen Ihres Publikums. Aber seien Sie mutig genug, bei Ihrem Publikum einen „Wow-Effekt“ auszulösen.

Präsentationsfolien gestalten im Management-Handbuch
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Über den Autor
Dr. Jürgen Fleig

Dr. Jürgen Fleig ist Betreiber von www.business-wissen.de und Autor und Redakteur für Managementthemen. Er trainiert und berät seit 1990 in den Bereichen Konzeptentwicklung, Prozessgestaltung und Projektmanagement. Außerdem ist er Dozent für Marketing und Produktmanagement.

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