ProjektmanagementWas Projektleiter können müssen

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Projektleiter brauchen neben ihrer fachlichen Kompetenz auch Fähigkeiten, die von Managern, Führungskräften und Unternehmern verlangt wird.
erschienen: 19.01.2015
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Ein Projekt zu leiten erfordert nicht nur eine neue Arbeitsweise. Es verlangt auch Fähigkeiten, die viele frischgebackene Projektleiter noch gar nicht haben. Grund: Projektleiter werden oft wegen ihrer hervorragenden fachlichen Leistungen ausgewählt. Verkehrt ist das nicht, denn Projektleiter müssen auch technische Details verstehen und die Richtigkeit sowie Qualität von Projektergebnissen prüfen können. Häufig wird jedoch vergessen, dass sie mehr benötigen als nur fachliches Know-how. Im Idealfall füllen sie die folgenden vier Rollen aus.

Projektleiter sind Fachmänner

Die meisten Projektleiter erfüllen die fachlichen Anforderungen. Sie sind in der Lage, technische sowie fachliche Details zu verstehen, zu bewerten oder auch selbst auszuarbeiten. Diese Feldkompetenz und Branchenkenntnis erleichtert einem Projektleiter die tägliche Arbeit, da er Zusammenhänge schneller durchdringt als ein Fachfremder.

Projektleiter sind Manager

Ein Projektleiter braucht aber auch methodisches Know-how, also Projektmanagement-Kompetenz. Deshalb schicken Unternehmen frischgebackene Projektleiter oft zu Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement. Die Projektleiter lernen dort die Instrumente zum Planen und Steuern von Projekten kennen. Unerlässlich ist das Beherrschen von Methoden unter anderem für folgende Aufgaben:

  • Ziel und Auftrag klären
  • Projektstrukturplan entwerfen
  • Aufwand schätzen
  • Terminplan erstellen
  • Ressourcen planen
  • Kosten kalkulieren
  • Risiko managen

Projektleiter sind Führungskräfte

Projektleiter sind auch Führungskräfte. Doch die Praxis zeigt: Gerade „weiche“ Themen werden bei entsprechenden Weiterbildungen oft wenig beachtet. Der Fokus liegt hier in der Regel auf der Fach- und Methodenkompetenz. Ein Projektleiter muss aber auch ein Team führen. Zudem sollte er in der Lage sein, die sich teils widersprechenden Interessen von Kunden, Vorgesetzten, involvierten Abteilungen und den eigenen Projektmitarbeitern zu managen.

Der Umgang mit den verschiedenen Stakeholdern eines Projektes erfordert ein hohes Maß an sozialer Kompetenz. Das wird in vielen Unternehmen jedoch nicht ausreichend berücksichtigt, wenn Projektleiter ernannt werden. Häufig verfahren sie stattdessen nach der Maxime, der Neue werde es mit der Zeit schon von selbst lernen. Doch diese Zeit kostet Geld, gerade in Projekten. Projektleiter stehen beim Wahrnehmen ihrer Aufgaben aber vor vielen komplexen Fragen sowie Herausforderungen. Zum Beispiel:

Projektteam

  • Wie besetze ich mein Projektteam so, dass sich die Fähigkeiten der Mitarbeiter optimal ergänzen?
  • Welche Phasen durchläuft ein neu formiertes Team, bevor es zum echten Team wird?
  • Worauf muss ich in diesem Prozess als Führungskraft achten?

Stakeholder

  • Welche Stakeholder gibt es?
  • Wie stehen diese zu dem Projekt?
  • Welche Handlungsstrategien sollte ich individuell anwenden?
  • Wie gehe ich mit Widerständen von Mitarbeitern oder Kollegen um, die von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind?

Konflikte

  • Wie erkenne ich Konflikte, aus denen Probleme erwachsen könnten, bereits in einer frühen Phase, sodass ein präventives Eingreifen möglich ist?
  • Welche Handlungsoptionen habe ich, wenn ein Konflikt eskaliert?

Projektleiter sind Unternehmer

Projektleiter sind auch Unternehmer. Sie sind, wenn auch nur für eine begrenzte Zeit, „Geschäftsführer“ eines Projekts. Genau wie die Führungsspitze eines Unternehmens müssen auch sie die Budgets ihrer Projekte planen und mit ihnen wirtschaften. Weitere unternehmerische Tätigkeiten eines Projektleiters sind:

  • Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durchführen
  • Risiken des Projekts identifizieren und bewerten
  • Handlungsstrategien entwickeln

Zudem sollte ein Projektleiter sein Projekt mit „Marketing-Aktivitäten“ innerhalb – und gegebenenfalls außerhalb – des Unternehmens bekannt machen und „verkaufen“. Gerade in diesen Punkten besteht ein großer Nachholbedarf. Projektleiter mit der Fähigkeit, unternehmerisch zu handeln, sind eher die Ausnahme.

Laufbahn eines Projektleiters

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Projektleiter entsprechend diesen Rollenanforderungen gezielt zu entwickeln. Zuvor sollte das Unternehmen jedoch eine Projektleiter-Laufbahn entwerfen und in der Organisation implementieren. Diese kann von Unternehmen zu Unternehmen verschieden gestaltet sein, sollte jedoch mindestens die drei folgenden Entwicklungsstufen enthalten:

Projektteam-Mitarbeiter

Der Mitarbeiter ist Teil des Projektteams und bringt dort seine jeweilige Fachexpertise ein. Er benötigt Grundkenntnisse des Projektmanagements, um mit den Kollegen eine gemeinsame „Projektsprache“ sprechen zu können.

Junior-Projektleiter

Dieser leitet zum ersten Mal ein kleines oder nach mehrjähriger Erfahrung auch ein mittelgroßes Projekt in Bezug auf Budget und Komplexität. Die als Projektmitarbeiter gewonnenen Grundkenntnisse gilt es im Rahmen dieser Funktion zu vertiefen und mit verschiedenen Softskills zu ergänzen.

Senior-Projektleiter

Dieser verfügt über eine langjährige Erfahrung im Projektmanagement. Er kann komplexe Projekte oder ein gesamtes Projektportfolio managen. Aufgrund seiner Erfahrung und Persönlichkeit hat er sich über die Jahre zu einem Unternehmer im Unternehmen entwickelt.

Die Projektleiter-Laufbahn soll den Mitarbeitern einen Entwicklungs- und Karriereweg neben der Fach- und Führungskräfte-Laufbahn eröffnen. Um gute Mitarbeiter für diese Laufbahn zu gewinnen, sollten Unternehmen diese genauso attraktiv gestalten wie die Linien-Laufbahnen. Das heißt, gleiche Möglichkeiten hinsichtlich Weiterbildung, Aufgabenumfang, Kompetenzen, Verantwortung sowie Gehalt.

Vom Projektmitarbeiter zum Projektleiter

Projektteam-Mitarbeiter benötigen in der Regel nur ein gewisses Basiswissen in Sachen Projektmanagement – vor allem, damit sie das gleiche Projektmanagement-Verständnis wie ihre Kollegen haben und mit den im Projekt verwendeten Tools arbeiten können. Anders sieht es bei Projektleitern aus, da sie vor komplexeren Herausforderungen stehen. Sie müssen auf die genannten vier Rollen gezielt vorbereitet werden. Dabei geht es um:

  • Vertiefung des Know-hows im Bereich Projektmanagement
  • Führen in Projekten
  • Konfliktmanagement
  • Soziale Intelligenz in Projekten
  • Präsentieren für Projektleiter
  • Moderation von Besprechungen und Workshops

Hat sich ein Junior-Projektleiter in verschiedenen kleinen und mittelgroßen Projekten bewährt, kann das Unternehmen ihn allmählich zum Senior-Projektleiter entwickeln, der komplexe Projekte und Projekt-Portfolios managen kann. Dabei geht es um Fähigkeiten wie:

  • Unternehmerisches Denken und Handeln
  • Multi-Projektmanagement
  • Internationales Projektmanagement
  • Krisenmanagement
  • Vertragsrecht für Projektmanager
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Über den Autor
Dr. Georg Kraus

Dr. Georg Kraus ist geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner. Für das Unternehmen arbeiten über 100 Berater, Trainer und Projektmanager. Kraus ist Autor des „Change Management Handbuch“ sowie zahlreicher Projektmanagement-Bücher.

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