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Projektmanagement mit Excel

Phasen des Projektmanagements im Überblick

Projektmanagement hat fünf Phasen: Vorbereiten, Initiieren, Planen, Steuern und Abschließen. Hier finden Sie einen Überblick über die Aufgaben in diesen Phasen.

Projektmanagement prägt den Alltag aller Unternehmen und vieler Mitarbeiter. Insofern gehören Projekte schon zur Routine. Gleichwohl bleiben viele Projekte stecken, versanden, bringen nicht die gewünschten Ergebnisse, kosten mehr als geplant und dauern länger als erwartet. Risiken und Unwägbarkeiten gehören beim Projektmanagement einfach dazu.

Projekte gelingen mit einfachen Werkzeugen

Erfahrene Projektmitarbeiter und Projektleiter wissen, wie man mit den Unwägbarkeiten im Projekt umgeht. Sie kennen die wirklich wichtigen und kritischen Erfolgsfaktoren, erkennen Abweichungen und Probleme frühzeitig und können gegensteuern. Eines ihrer Erfolgsrezepte ist: Sie haben sich im Laufe ihrer Projektarbeit eine Reihe von Werkzeugen erarbeitet und zurechtgelegt, von denen sie wissen: Damit bewältige ich jedes Projekt. Mehr als 80 solcher Werkzeuge - in Form von Excel-Arbeitsmappen - stellen wir Ihnen auf dieser und den folgenden Seiten vor. 

Phasen des Projektmanagements

Zu den Phasen des Projektmanagements zählen:

1. Vorbereiten

In dieser ersten Phase wird die Entscheidung für oder gegen ein Projekt vorbereitet. Es wird geprüft, worum es im Projekt gehen soll, warum es wichtig ist, welche Ziele verfolgt und welche Ergebnisse erreicht werden sollen. Der Projektantrag wird gestellt und zur Entscheidung vorgelegt.

2. Initiieren

Die zweite Phase beginnt mit dem Projektauftrag. Hier werden die Grundlagen geschaffen und die Rahmenbedingungen für das Projekt geklärt. Die Projektziele, die Ergebnisse und Liefergegenstände werden bestimmt, die Erfolgsfaktoren und Risiken werden identifiziert, das Projektteam wird zusammengestellt und die Inhalte werden mit den relevanten Stakeholdern abgestimmt. Gegebenenfalls werden die erforderlichen Gremien (zum Beispiel ein Lenkungskreis) eingerichtet.

3. Planen

Die Projektplanung erfolgt während des gesamten Projekts. Zunächst werden Aufgaben, Termine, Kosten, Kapazitäten, Ergebnisse und Meilensteine geplant und im Projektstrukturplan festgehalten. Beschaffungen, Verträge, Reporting und Kommunikation werden geplant, und die Risiken für das Projekt werden abgeschätzt. Wichtig ist, dass der ursprüngliche Plan während der Projektlaufzeit immer wieder aktualisiert und angepasst wird.

4. Steuern

Die Aktivitäten zur Umsetzung der einzelnen Maßnahmen werden ständig aufeinander abgestimmt. Arbeitspakete werden freigegeben, die Umsetzung wird überwacht und die Ergebnisse (Qualität, Zeit, Kosten) werden laufend überprüft. Wichtig ist, dass der Informationsaustausch zwischen allen relevanten Beteiligten reibungslos funktioniert. Weicht die Umsetzung (Ist) vom Plan (Soll) ab, muss entsprechend gesteuert werden: Der Plan wird angepasst, und es werden Ressourcen entsprechend neu verteilt. Die Stakeholder werden laufend informiert.

5. Abschließen

Am Ende wird das Projekt vom Auftraggeber abgenommen, wenn die Ergebnisse und Liefergegenstände sowie deren Qualität den Erwartungen entsprechen. Der Projektleiter überprüft die Wirtschaftlichkeit, dokumentiert die Ergebnisse, beendet Verträge und sorgt dafür, dass Erfahrungen für zukünftige Projekte genutzt werden können. Das Projektteam wird aufgelöst.

Diese fünf Phasen des Projektmanagements (siehe Abbildung 1) finden Sie in sehr ähnlicher Form auch in den allgemein anerkannten und häufig zugrunde liegenden Modellen bzw. Systemen zum Projektmanagement nach PMI (Project Management Institute), GPM (Gesellschaft für Projektmanagement) oder PRINCE II. Sie können die Excel-Vorlagen aus den folgenden Abschnitten also auch im Rahmen dieser Projektmanagement-Systeme einsetzen.

Abbildung 1: Projektphasen im Überblick
Abbildung 1: Projektphasen im Überblick

Praxis

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um über Ihren Projektverlauf und die übergeordneten Arbeitsschritte und Projektergebnisse einen Überblick zu haben.

  • Klären Sie, welche Projektkomponenten aus der Übersicht für Ihr Projekt relevant sind.
  • Ermitteln Sie, welche Aktionen und Maßnahmen dafür jeweils notwendig sind.
  • Bewerten Sie (grün, gelb oder rot), ob Sie alle notwendigen Informationen beisammen haben und wie weit Sie mit den entsprechenden Aktionen und Maßnahmen sind.
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