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Projektmanagement mit Excel

Initiieren: Vom Projektauftrag zum Projekt-Kick-off-Meeting

Wenn Entscheider den Startschuss für ein Projekt gegeben haben, müssen einige vorbereitende Aufgaben erledigt werden. Hier ist die Projektleitung gefragt. Sie muss die Stakeholder und ihre Anforderungen kennen, Ziele klären, Rahmenbedingungen beachten und das Team zusammenstellen.

Mit dem Projektauftrag startet das Projekt. Vor der eigentlichen Projektplanung, als Detaillierung und Fortschreibung des Projektantrags, müssen noch Rahmenbedingungen geklärt und Grundlagen für die Projektarbeit geschaffen werden. Die folgenden Aufgaben sind im Rahmen der Projektinitiierung und Projektvorbereitung zu erledigen:

  • Anforderungen ermitteln (gegebenenfalls Pflichtenheft bzw. Lastenheft erstellen)
  • Projektinhalte bestimmen (aus den Anforderungen ableiten)
  • Projektziele bestimmen (sofern nicht schon beim Projektantrag entsprechend formuliert)
  • Liefergegenstände und Ergebnisse des Projekts beschreiben (sofern nicht schon beim Projektantrag entsprechend formuliert)
  • Qualitätskriterien bestimmen
  • Wirtschaftlichkeit des Projekts analysieren (woran wird der wirtschaftliche Erfolg festgemacht?)
  • Risiken identifizieren
  • Projektteam zusammenstellen
  • Projektorganisation planen
  • Kommunikation im Projekt planen
  • Gremien einrichten (zum Beispiel Lenkungskreis, Fachbeirat etc.)

Das Kick-off-Meeting

Das Projekt im engeren Sinne startet oft mit einer sogenannten „Kick-off-Veranstaltung“. Diese kann am Ende der Initiierungsphase durchgeführt werden. Denn mit der Projektvorbereitung liegen die wichtigen Eckdaten für die detaillierte Projektplanung (siehe nächster Abschnitt) vor. Sie können beim Kick-off-Meeting präsentiert werden.

Praxis

Die folgenden Arbeitsvorlagen und Excel-Dokumente helfen bei den Aufgaben im Rahmen der Projektvorbereitung.

Projektauftrag formulieren

Die folgende Vorlage fasst die Vorgaben und Informationen, die mit dem Projektauftrag verbunden sind, zusammen. Insbesondere werden hier festgehalten:

  • Ausgangssituation und Problembeschreibung
  • Lösungsvorschlag
  • Rahmenbedingungen
  • Befugnisse der Projektleitung
  • Chancen und Risiken
  • erwartete Ergebnisse
  • Projektteam (soweit bereits festgelegt)
  • Kosten bzw. Budget

Mit der folgenden Checkliste überprüfen Sie, ob alle wichtigen Fragen zu Ihrem geplanten Projekt geklärt sind und welche Punkte noch offen sind. Sie stecken die Rahmenbedingungen ab. Besonders relevant sind die Aspekte:

  • Vorgeschichte
  • Projektziele
  • Organisation
  • Ressourcen
  • Termine
  • mögliche Fallstricke

Projektressourcen und Projektergebnisse identifizieren

Ein Projekt benötigt Ressourcen (Mitarbeiter, Technik) und liefert Ergebnisse. Als Projektleiter müssen Sie also klären, mit welchen Inputs das Projekt rechnen kann und welche Outputs andere Personen (Stakeholder) vom Projekt erwarten. Mit der folgenden Vorlage stellen Sie diese Inputs und Outputs für Ihr Projekt zusammen.

Stakeholder-Analyse

In jedem Projekt muss der Projektleiter seine Stakeholder sehr genau kennen. Sie können maßgeblich dazu beitragen, dass ein Projekt ein Erfolg wird – oder dass es scheitert. Denn die Stakeholder üben ihre Macht und ihren Einfluss aus, um ihre eigenen, oft persönlichen Interessen durchzusetzen. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld darüber klar zu werden:

  • Wer sind die wichtigen Stakeholder, die am Projektthema ein Interesse haben oder davon betroffen sind (oder glauben, davon betroffen zu sein)?
  • Welche Ziele und Interessen verfolgen diese Personen oder Gruppen?
  • Welche Einstellung haben sie zum Projekt?
  • Welchen Einfluss haben sie auf den Projekterfolg?
  • Wie können der Projektleiter, das Projektteam, der Lenkungskreis oder andere Personen Einfluss auf den Stakeholder nehmen?
  • Welche Maßnahmen sind dazu erforderlich?

Die Antworten auf diese Fragen stellen Sie in der folgenden Übersicht zusammen.

Im Stakeholder-Portfolio stellen Sie in der Übersicht dar, welchen Einfluss die einzelnen Stakeholder in Bezug auf Ihren Projekterfolg haben und welche Einstellung diese gegenüber Ihnen, dem Projektteam, dem Thema oder dem Projekt haben.

Projektziele bestimmen

Jedes Projekt braucht klare Ziele. Nur dann wissen alle beteiligten Mitarbeiter, Betroffene und Interessierte, was wirklich wichtig ist. Diese Ziele müssen für alle nachvollziehbar und verständlich sein. Die SMART-Formel ist eine einfache und wirksame Hilfe für eine gute Zielformulierung. Nach der SMART-Formel müssen Ziele so beschrieben sein:

  • spezifisch
  • messbar
  • angemessen
  • relevant
  • terminiert

Mit der folgenden Vorlage fassen Sie alle wichtigen Projektziele zusammen und behalten diese für das gesamte Projekt im Blick. Genauso wichtig: Auch das Projektteam und die Stakeholder kennen immer die Ziele.

Die Ziele müssen messbar sein. Dafür werden für jedes Ziel spezifische Messgrößen bestimmt, die sichtbar machen, ob und in welchem Maße das Ziel erreicht wurde. Das drückt sich in einem Wert der Messgröße aus. Dieser Wert sollte innerhalb vorgegebener Grenzen liegen. Mit der folgenden Vorlage können Sie diese Grenzen definieren und gleichzeitig sichtbar machen:

  • was unbedingt erreicht werden muss (Muss)
  • was im Allgemeinen erwartet wird (Soll)
  • wodurch sich das Projekt auszeichnen könnte (Wunsch)

Gerade bei Projekten kommt es oft zu Zielkonflikten. Die Ziele des Auftraggebers, der Zielgruppe oder übergeordnete Unternehmensziele passen nicht immer zueinander. In diesem Fall hilft die Präferenzmatrix, um einzelne Ziele miteinander zu vergleichen und zu entscheiden, welches Ziel im Zweifel das wichtigere ist. Zudem lassen sich so Prioritäten und Zielgewichte bestimmen. Der Vorteil ist, dass der Projektleiter oder das Projektteam jederzeit nach außen sichtbar machen kann, warum welches Ziel eine größere Bedeutung hat.

Die Projektziele müssen immer einen Beitrag zu den übergeordneten Unternehmenszielen oder zur Unternehmensstrategie leisten. Inwiefern und in welchem Ausmaß das für Ihr Projekt erfüllt ist, überprüfen Sie mit der folgenden Vorlage:

Projektinhalte bestimmen

Eine erste Zusammenstellung der Projektinhalte erfolgt durch die Abgrenzung, was ins Projekt gehört und was nicht; In-Scope und Out-of-Scope. Dies können Sie in der folgenden Vorlage (Tabelle) auf einfache Art und Weise sammeln und darstellen.

Projektinhalte aufeinander abstimmen

Um die Inhalte des Projekts zu planen, müssen Überschneidungen mit anderen Projekten und deren Inhalten (Aufgaben, Arbeitspakete, Ergebnisse) überprüft werden. Dabei hilft die folgende Vorlage. Sie macht sichtbar, wenn Projektinhalte sich mit denen aus anderen geplanten oder laufenden Projekten überschneiden.

Dann können Synergien oder bereits vorhandene Ergebnisse genutzt werden. Projektmitarbeiter, die entsprechende Aufgaben in anderen Projekten bearbeitet haben, können auch in dieses Projekt eingebunden werden. Konkrete Maßnahmen können abgeglichen und Erfahrungen genutzt werden. Schließlich sollen Doppelarbeit oder Fehler vermieden werden.

Projekt-Charta erstellen

Alle Projektziele, Projektergebnisse und die wichtigen Aufgaben (Kernaktivitäten) lassen sich in einer Projekt-Charta zusammenführen. Sie bietet einen Überblick über die Intention und die wesentlichen Erfolgsfaktoren eines Projekts.

Information, Mitarbeit, Verantwortung: IMV-Matrix

Damit ein Projekt vorankommt, ist es von besonderer Bedeutung, dass allen beteiligten und betroffenen Mitarbeitern klar ist, welche Rolle und welche Aufgaben sie in dem Projekt haben. Das stärkt das Verständnis füreinander und macht den notwendigen Informationsaustausch sichtbar.

Mit Hilfe der folgenden IMV-Matrix planen Sie für Ihr Projekt, welche Mitarbeiter, Kollegen oder Partner Sie in Ihr Projekt einbinden müssen und welche Rolle diese dort übernehmen. Sie weisen für alle Arbeitspakete jeweils zu:

  • Verantwortung: Ist für die Durchführung dieses Arbeitspakets verantwortlich
  • Mitarbeit: Arbeitet bei der Durchführung des Arbeitspakets mit
  • Information: Muss über die Inhalte und die Ergebnisse des Arbeitspakets informiert sein bzw. werden

Sie erkennen gleichzeitig, wenn Sie für ein Arbeitspaket noch keinem Projektmitarbeiter die Verantwortung übertragen haben und welche Person für wie viele Arbeitspakete die Verantwortung trägt. Damit haben Sie im Blick, wer für das Projekt besonders wichtig ist oder vielleicht kritisch werden könnte.

Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung: AKV-Matrix

Auftraggeber, Projektleiter, Projektmitarbeiter und die Mitglieder des Lenkungskreises müssen sich gemäß ihren Rollen in das Projekt einbringen. Sie können als Projektleiter die wichtigen (Haupt-) Aufgaben bereits im Vorfeld den einzelnen Akteuren und Rollen zuordnen. Mit der folgenden AKV-Matrix planen Sie, wer welche Aufgaben übernehmen soll und dafür die entsprechenden Kompetenzen mitbringt. Indem Sie diesen Personen auch die Verantwortung für den Projektpart übertragen, binden und verpflichten Sie die Personen für Ihr Projekt. Planen Sie also bereits im Vorfeld:

  • Aufgaben: Welche wichtigen und kritischen (Haupt-) Aufgaben fallen im Projekt an?
  • Kompetenzen: Wer kann diese Aufgaben im Rahmen seiner Rolle oder Funktion im Projekt am besten erfüllen? Welche Kompetenzen bringt er mit? Oder sollte er mitbringen?
  • Verantwortung: Wofür trägt er dann konkret die Verantwortung?

Prüfen Sie am Ende, ob die Zusammensetzung dieses übergreifenden „Projektteams“ – inklusive Auftraggeber und Lenkungskreis – zu den besonderen Herausforderungen in diesem Projekt passt.

Anforderungen und Kompetenzen der Projektmitarbeiter abgleichen

Grundlage für die Auswahl von Mitarbeitern im Projektteam und für die Zuordnung einzelner Aufgaben kann das Kompetenzprofil sowie eine Typisierung der Mitarbeiter sein. Mit der folgenden Vorlage verschaffen Sie sich im ersten Schritt einen Überblick über Rollen, Selbstverständnis und Kompetenzen der einzelnen (geplanten) Teammitglieder. Prüfen Sie, ob der Mix an Mitarbeiterkompetenzen zu den Projektanforderungen passt.

Im zweiten Schritt müssen Sie festlegen, wer im Projektteam mitwirkt. Das ergibt sich aus den einzelnen Aufgaben, die im Projekt erledigt werden müssen. Die folgende Vorlage zur Zusammenstellung des Projektteams hilft dem Projektleiter (und gegebenenfalls dem Lenkungskreis) bei der Auswahl der geeigneten Mitarbeiter. Es wird erfasst und sichtbar gemacht:

  • Welche Kompetenzen werden im Projekt benötigt?
  • Wer hat diese Kompetenzen?
  • Steht dieser Mitarbeiter zur Verfügung?
  • Wird er ins Projektteam aufgenommen?

Klären Sie diese Fragen und stellen Sie das Ergebnis in der folgenden Vorlage zusammen.

Darüber hinaus können im Projekt das Know-how oder die Unterstützung einzelner Mitarbeiter aus den Fachabteilungen notwendig sein, ohne dass diese Mitarbeiter während der gesamten Laufzeit im Projekt mitwirken; sie sind nur für einzelne Aufgaben dabei. Diese "externen Mitarbeiter" müssen rechtzeitig informiert und angefordert werden. Mit der folgenden Vorlage wird sichtbar, bei welchen Arbeitspaketen die Mitarbeit von einzelnen Fachabteilungen hilfreich oder notwendig ist.

Für besondere Aufgaben im Projekt kann auch eine externe Unterstützung durch Berater, Juristen, Ingenieure etc. notwendig sein. Deren Expertise muss eingekauft werden, wenn das Unternehmen und seine Mitarbeiter die entsprechende Qualifikation nicht mitbringen oder wenn die Kapazitäten dafür nicht ausreichen.

Mit der folgenden Vorlage bestimmen Sie, welche Qualifikationen für die einzelnen Arbeitspakete notwendig sind, ob diese im Unternehmen vorhanden sind, ob die Kapazitäten verfügbar sind – und schließlich, ob eine externe Unterstützung notwendig ist. Dann müssen entsprechende Recherchen oder Beschaffungsvorgänge ausgelöst und Verträge geschlossen werden. Mit der Vorlage haben Sie dies im Überblick.

Projektorganisation: Liste Mitarbeiter

Wer ist schließlich alles im Projekt dabei? Und wo und wie sind die Kollegen zu erreichen? Das sind immer wieder Fragen im Projektverlauf. Zu den ersten und wichtigsten Aufgaben der Projektleitung gehört es deshalb, eine aussagekräftige Projekt-Teilnehmerliste zu erstellen – und sie während der gesamten Projektlaufzeit aktuell zu halten.

Kommunikationsplan

Sind alle am Projekt interessierten Personenkreise (Stakeholder) immer ausreichend informiert? Gerade die angemessene, rechtzeitige und richtige Kommunikation sind für den Projekterfolg von besonderer Bedeutung. Denn wer sich nicht ausreichend informiert fühlt, kann schnell zum Gegner von Projekt und Projektleiter werden. Konflikte sind dann vorprogrammiert.

Mit Hilfe des folgenden Kommunikationsplans entwickeln Sie eine Übersicht, welche Stakeholder Sie über welche Medien informieren müssen und können.

  • Stakeholder können sein: Auftraggeber, Lenkungskreis, Projektleiter, Projektmitglieder, Projektunterstützer, Bereichsleiter, Abteilungsleiter, Betriebsrat, Belegschaft, Kunden, Lieferanten, staatliche Stellen, Mitarbeiter aus anderen Projekten
  • Kommunikationsmedien können sein: Sitzung Lenkungsausschuss, Projektsitzung, Ressort-Runde, Abteilungsleiter-Besprechung, Betriebsversammlung, persönliches Gespräch, Projektbericht, Aktenvermerk, E-Mail, Presse

Risiken identifizieren

Jedes Projekt birgt Risiken. Sie lassen sich nicht vermeiden. Gerade deshalb ist es wichtig, dass mögliche Risiken identifiziert werden. Sie können dann in der Projektplanung berücksichtigt werden, und gegebenenfalls lassen sich Maßnahmen zur Eingrenzung oder Bewältigung der Risiken planen und durchführen.

Die sogenannte Kraftfeldanalyse kann bei der Risikoidentifikation helfen. Hier werden für das Projekt fördernde und hemmende Kräfte zusammengestellt und ihre Bedeutung sichtbar gemacht. Dies bietet die Möglichkeit, Maßnahmen bereits im Vorfeld zu planen, um

  • fördernde Kräfte zu nutzen und zu verstärken,
  • hemmende Kräfte einzugrenzen und abzubauen.

Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.

Kick-off planen und durchführen

Am Ende der Phase Initiierung und der Projektvorbereitung steht der offizielle Projekt-Kick-off. Das ist im Allgemeinen eine Besprechung oder ein Workshop, die als Signal für den offiziellen Start dienen. Der Projektleiter informiert das Projektteam, den Auftraggeber, den Projektpaten oder Projektsponsor und den Lenkungskreis über die Projektziele, die strategische Bedeutung, die wichtigsten Inhalte, die Aufgaben, Meilensteine, die Beteiligten und ihre Rollen, die Spielregeln und Rahmenbedingungen. Er schwört alle Beteiligten auf das Projekt ein und schafft eine positive „Aufbruchstimmung“.

Die folgende Checkliste zeigt, welche Fragen Sie für Ihre Kick-off-Besprechung klären und welche Vorbereitungen Sie treffen sollten:

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