Premium
Moderation

Raum und Technik für ein Meeting vorbereiten

Der Raum für ein Meeting oder eine Besprechung und die Technik wie Heizung, Klimaanlage, Tontechnik und Präsentation sowie Tische und Stühle sind eine wichtige Grundlage für zufriedene Teilnehmer und einen reibungslosten Ablauf. Sorgen Sie als Moderator dafür, dass alles vorhanden ist und funktioniert. Und testen Sie alles rechtzeitig vor dem Beginn des Meetings!

Besprechungsraum sorgt für Wohlbefinden der Teilnehmer

Der Raum muss zur Besprechung passen. Unterschätzen Sie nicht seine Bedeutung, das Ambiente und die Ausstattung für den Erfolg einer Besprechung. Mitarbeiter sind nur dann konstruktiv und kreativ, wenn sie sich wohl fühlen. Meistens sind die Möglichkeiten eingeschränkt. Im Unternehmen gibt es Meeting-Räume oder Besprechungsecken, Konferenzsäle oder Büros, in denen Ihre Meetings stattfinden können. Wenn Sie sich außerhalb des Unternehmens treffen, zum Beispiel im Hotel, dann achten Sie auf folgende Kriterien. Der Raum sollte

  • für alle Teilnehmer gut erreichbar sein
  • ausreichend groß und passend zugeschnitten sein (in Abhängigkeit von der Teilnehmerzahl)
  • gute Belüftung, Kühlung und Beheizung haben
  • hell genug und vor direkter Sonneneinstrahlung geschützt sein (für bestimmte Präsentationen wie Dias oder Filme muss sich der Raum eventuell verdunkeln lassen)
  • eine angemessene Akustik haben
  • vor äußerem Lärm geschützt sein
  • sauber und aufgeräumt sein
  • die notwendige technische Ausstattung besitzen

Bei einer Besprechung sollten sich alle Teilnehmer von vorne sehen können. Der Gesprächsleiter sollte alle Teilnehmer im Blick haben. Falls es einen Schriftführer gibt, sollte dieser neben dem Gesprächsleiter sitzen. Sie sollten auf eine entsprechende Sitzordnung achten. Falls es einen Moderator gibt, wird er vorne stehen, von wo er alle Teilnehmer im Blick hat oder sich im Raum bewegen kann.

Tische und Bestuhlung im Besprechungsraum

Tische sind nicht unbedingt notwendig. Wenn die Teilnehmer Unterlagen mitbringen oder mitschreiben, sollten allerdings Ablageflächen vorhanden sein; außerdem ist das lange Sitzen ohne Tisch und Abstützmöglichkeit anstrengender. Bei einem offenen Kreis ohne Tische entsteht mehr Nähe unter den Teilnehmern. Das ist von manchen nicht immer gewünscht; ihnen könnte der schützende Tisch fehlen. Auch das gilt es zu beachten. Abbildung 1 zeigt einige Varianten für die Stellung von Tischen und Stühlen (soweit notwendig) und für die Position von Gesprächsleiter, Schriftführer und Moderator.

Abbildung 1: Mögliche Sitzordnungen für Besprechungen und Meetings
Abbildung 1: Mögliche Sitzordnungen für Besprechungen und Meetings

Tipp Besprechen Sie im Stehen

Meetings können auch im Stehen stattfinden. Damit lassen sich Besprechungszeiten kurz halten. Sie sind vor allem hilfreich für regelmäßige und häufige Besprechungen, die eher informierenden Charakter haben.

Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer eine gute Sicht nach vorne zum Besprechungsleiter und zum Flipchart oder Whiteboard haben. Bieten Sie an, dass sich Teilnehmer abstützen, anlehnen oder auf einen hohen Hocker setzen können, wenn das notwendig ist.

Mit der richtigen Technik präsentieren, Informationen vermitteln und Ergebnisse festhalten

Schreiben Sie die wichtigsten Besprechungspunkte und Ergebnisse für alle sichtbar auf. Dafür sind Flipcharts oder Pinnwände (Metaplantafeln) geeignete Instrumente. Achten Sie besonders darauf, dass Sie vor jeder Besprechung prüfen, ob die Technik funktioniert und ob Sie ausreichend Material wie Stifte und Papier zur Verfügung haben.

Flipchart

Am einfachsten ist das Flipchart. Mit zwei Flipcharts gleichzeitig haben Sie mehr Spielraum; sie können beispielsweise die Tagesordnung sichtbar machen, Informationen darstellen oder offene Fragen notieren (Flipchart 1) und gleichzeitig Diskussionsbeiträge für alle sichtbar aufschreiben (Flipchart 2).

Pinnwand

An einer Pinnwand bringen Sie Karten an. Der Vorteil ist, dass Sie die Karten jederzeit verschieben oder neu ordnen können. Dazu werden die beschrifteten Moderationskarten, Banner, Kreise, DIN-A4-Seiten etc. mit Nadeln befestigt oder mit einem lösbaren Kleber geklebt; dafür gibt es beispielsweise Sprühkleber, der einen Post-It-Effekt hat.

Stifte

Zum Schreiben nutzen Sie dicke Stifte in unterschiedlichen Farben. Prüfen Sie immer vor der Besprechung, ob die Stifte noch funktionieren.

Arbeits- und Moderationsmaterial

Für spezielle Aufgaben benötigen Sie weiteres Arbeitsmaterial, beispielsweise Klebepunkte für Bewertungsaufgaben, Schere, Klebestreifen, um Flipcharts an der Wand zu befestigen. Für solche Aufgaben gibt es im Fachhandel komplette Moderationskoffer. Falls Sie einen solchen haben, prüfen Sie ihn immer auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit. Es ist außerdem hilfreich, wenn Sie immer genügend Schreibpapier, Stifte, Karten, Locher, Hefter oder Mappen für die Teilnehmer zur Verfügung haben.

Computer und Beamer

Die Präsentation von Informationen wird häufig in Form von Powerpoint durchgeführt. Dafür brauchen Sie Computer und Beamer (Projektor). Wichtig ist außerdem ein Internetanschluss. Gegebenenfalls bringen Teilnehmer Modelle, Prototypen oder Ähnliches mit; auch dafür brauchen Sie Platz.

Pausen sind notwendig

Bei einer längeren Besprechung sollten Sie Pausen einplanen. Je nach Art und Thema der Besprechung sollten Sie alle 1,5 bis 2 Stunden eine Pause von fünf bis 15 Minuten einplanen. Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit zu trinken, zu essen, die Toiletten aufzusuchen oder zu rauchen. Immer wichtig sind ausreichend Wasser, Kaffee, Tee oder andere übliche Getränke. Falls gegessen und geraucht werden kann, brauchen Sie einen speziellen Platz oder Raum dafür.

Praxis

Technik testen

Nutzen Sie die folgende Checkliste für Ihre technische Besprechungsplanung. Nicht alle Aspekte sind immer wichtig. Aber sie helfen, nichts zu vergessen.

Beachten Sie: Wenn die Technik nicht funktioniert und alle warten müssen, ist das für die Teilnehmer besonders ärgerlich. Leider kommt das in der Praxis dennoch immer wieder vor.

Bereiten Sie sich so vor, dass Sie alles vorher testen und jederzeit wissen, wo Sie einen Experten finden, der Ihnen bei technischen Problemen schnell helfen kann.

Sitzordnung bei Bedarf festlegen

Überlegen Sie bei Bedarf eine spezielle Sitzordnung. Wichtig ist, dass alle sich gegenseitig sehen und den Präsentationen folgen können. Falls auswärtige Gäste bei der Besprechung dabei sind (zum Beispiel Kunden), dann prüfen Sie genau, wo Sie diese platzieren. Der ranghöchste Gast sitzt rechts oder gegenüber von Ihrer Geschäftsleitung (oder dem ranghöchsten Vertreter Ihres Unternehmens).

Stellen Sie außerdem sicher, dass Gesprächsleiter und Moderator vorne sitzen und alle Teilnehmer sowie die Präsentationen im Blick haben. Der Schriftführer, der das Protokoll erstellt (Protokollant) muss ebenfalls alle sehen und hören. Der Protokollführer sollte neben dem Gesprächsleiter sitzen, um sich bei Bedarf direkt mit ihm abzustimmen.

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Moderation" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen