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Prozessmanagement

Vorgehensweise zur Prozessvisualisierung

Prozesse lassen sich besonders gut durch Bilder und Diagramme darstellen. Das hilft, auch komplexe Abläufe zu verstehen und zu analysieren. Deshalb werden Prozesse meist in Form von Ablaufdiagrammen visualisiert. Um solche Ablaufdiagramme auf Papier oder elektronisch zu erstellen, sollten Sie so vorgehen, wie es im Folgenden beschrieben ist.

Die Prozessbeschreibung kann auf mehreren Ebenen erfolgen – mit einem unterschiedlichen Detaillierungsgrad, wie die folgenden Abbildungen sichtbar machen.

1. Kernprozesse auf Unternehmensebene identifizieren und festlegen

Wählen Sie im ersten Schritt den Kernprozess Ihres Unternehmens, den Sie darstellen wollen. Achten Sie darauf, dass die Kernprozesse in sich insoweit geschlossen sind, als durch sie eine strategisch wichtige Unternehmensleistung erbracht wird – zum Beispiel im Hinblick auf die Kunden oder Produkte Ihres Unternehmens. Grenzen Sie unterschiedliche Kernprozesse voneinander ab, und unterscheiden Sie wertschöpfende Prozesse und unterstützende Prozesse. Die Zusammenstellung aller Kernprozesse und unterstützenden Prozesse entspricht dem Unternehmensprozessmodell oder dem Wertkettenmodell nach Michael Porter.

Abbildung 4: Ebene Unternehmen der Prozessbeschreibung mit Kernprozessen und unterstützenden Prozessen
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006
Abbildung 4: Ebene Unternehmen der Prozessbeschreibung mit Kernprozessen und unterstützenden Prozessen

2. Auswahl eines Kernprozesses für die Prozessanalyse, Prozessgestaltung und Prozessoptimierung

Im zweiten Schritt wählen Sie den Kernprozess aus, den Sie genauer analysieren, gestalten oder optimieren wollen. Dies können wertschöpfende Prozesse, aber auch unterstützende Prozesse sein. Diesen Prozess zerlegen Sie in Einzelprozesse, die als Prozessgruppe zu diesem Kernprozess gehören und die Sie zunächst nur benennen. Sie können die Einzelprozesse auch in eine logische Abfolge bringen. Der Einzelprozess wird anschließend genauer und eigenständig analysiert und visualisiert – und ist im Folgenden der sogenannte Hauptprozess.

Abbildung 5: Ebene Unternehmensbereich mit Kernprozess und seinen Einzelprozessen bzw. Hauptprozessen
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006
Abbildung 5: Ebene Unternehmensbereich mit Kernprozess und seinen Einzelprozessen bzw. Hauptprozessen

3. Visualisieren Sie den Hauptprozess

Dann visualisieren Sie den Hauptprozess, den Sie genauer analysieren, gestalten und optimieren wollen. Auf der Ebene der Hauptprozesse setzten die Maßnahmen des Prozessmanagements meistens an. Hier findet die Schwachstellenanalyse statt und hierauf wird die Prozessgestaltung meistens ausgerichtet (zum Beispiel in Form eines Change-Management-Projekts).

Hilfreich ist, wenn Sie einen Hauptprozess in Form einer sogenannten Swimlane abbilden. Damit zeigen Sie auf, welche Akteure in diesem Prozess beteiligt sind (Abteilungen) und wie die logische Abfolge ist. Außerdem können Sie die Prozessschritte auf einer Zeitskala abbilden und damit die Dauer einzelner Prozessschritte sichtbar machen. Hier werden Abhängigkeiten, die Problematik der Schnittstellen und mögliche Doppelarbeit oder Blindleistung deutlich.

Abbildung 6: Ebene Abteilung mit Hauptprozess und seinen Teilprozessen in einer Swimlane-Darstellung
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006
Abbildung 6: Ebene Abteilung mit Hauptprozess und seinen Teilprozessen in einer Swimlane-Darstellung

4. Teilprozessschritte logisch anordnen

Für eine Detailanalyse und Detailplanung müssen Sie aus Ihrem Hauptprozess die Teilprozesse herausnehmen und analysieren, bei denen Sie die wesentlichen Schwachstellen vermuten oder die Sie neu gestalten wollen. Dazu bringen Sie die einzelnen Schritte und Handlungen, die in einem Teilprozess durchgeführt werden (sollen) in eine logische Abfolge; dies entspricht dem sogenannten Ablaufplan.

Hier wird sichtbar, welcher Prozess-Input notwendig ist, welche Entscheidungen getroffen werden und welcher Prozess-Output als Prozessergebnis entsteht. Sie arbeiten damit auf der Ebene, auf der Prozesse aus Ereignissen und Aktivitäten modelliert werden.

Abbildung 7: Ebene Team mit einzelnen Ereignissen und Aktivitäten des Teilprozesses im Ablaufdiagramm
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006
Abbildung 7: Ebene Team mit einzelnen Ereignissen und Aktivitäten des Teilprozesses im Ablaufdiagramm

5. Teilprozessschritte (Ereignisse und Aktivitäten) beschreiben und analysieren

Schließlich wird auf der fünften Ebene ein Teilprozess bezüglich seiner Leistungsmerkmale genau analysiert und beschrieben. Dazu werden die Ereignisse und Aktivitäten des Teilprozesses weiter in einzelne Teilaktivitäten zerlegt. Für diese wird ermittelt (gemessen, beobachtet, geschätzt):

  • notwendige Ressourcen oder Hilfsmittel
  • Dauer der Teilaktivität
  • entstehende Kosten, Kostenarten, Kostentreiber
  • Störungen oder Probleme

Die Teilaktivitäten lassen sich meistens einer Stelle (siehe Stellenbeschreibungen) oder einer Person im Unternehmen zuordnen. Die notwendigen Informationen und Daten können in einer Tabelle zusammengestellt werden.

Abbildung 8: Ebene Stelle mit Teilaktivitäten und Leistungsparametern
Quelle: Guido Fischermanns, Praxishandbuch Prozessmanagement, 2006
Abbildung 8: Ebene Stelle mit Teilaktivitäten und Leistungsparametern

Technisch-organisatorische Hilfsmittel für das Prozessmanagement

Visualisierung

Für die Visualisierung Ihrer Prozesse brauchen Sie geeignete Hilfsmittel. Ob Sie handschriftlich mit Papier und Bleistift arbeiten, mit Powerpoint oder speziell für die Prozessvisualisierung entwickelter Software wie Visio von Microsoft oder SmartDraw von SmartDraw.com, hängt vor allem von der Vielzahl der Prozesse und ihrer Komplexität ab.

Modellierung

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Modellierungswerkzeuge, mit denen sich Prozesse nicht nur abbilden, sondern auch simulieren oder optimieren lassen. Sie sind häufig die Schnittstelle zu Workflow-Systemen oder betriebswirtschaftlicher Standardsoftware wie SAP, die damit auf die Prozesse des Unternehmens eingestellt werden können. Beispiele für solche Prozessmodellierungssysteme sind:

  • Prometheus (IBO)
  • ADONIS (BOC Group)
  • Aris (Software AG)
  • SemTalk (Semtation)
  • Innovator (MID)
  • Lana-Labs (HPI)

Workflow-Management

Sind die Prozesse beschrieben und modelliert, können sie in sogenannten Workflow-Management-Systemen abgebildet werden. Diese unterstützen die Mitarbeitenden bei den einzelnen Schritten ihrer Aufgabe, indem sie alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, Schnittstellen zur Bearbeitung der Informationen (Eingabemasken, Algorithmen etc.) anbieten und für die Weiterleitung der bearbeiteten Informationen sorgen. Hier einige Produkte und Anbieter:

  • IBM Collaboration Solutions, früher: Lotus (IBM)
  • OpenText (OpenText)
  • GBS Workflow, früher: Pavone Espresso (GBS Software AG)

Wenn standardisierte betriebswirtschaftliche Software wie SAP oder andere im Einsatz sind, werden Prozesse auch über diese Systeme als Workflows abgebildet.

Darüber hinaus sind auch Werkzeuge wie Handbücher, Prozessbeschreibungen, Stellenbeschreibungen, Aufgabenbeschreibungen oder Wikis im Intranet hilfreich, um allen Mitarbeitenden sichtbar zu machen,

  • wie die Prozesse funktionieren und ablaufen,
  • wie sie darin eingebunden sind,
  • welche Aufgaben und Tätigkeiten sie übernehmen müssen,
  • worauf es dabei zu achten gilt.

Praxis

Prozessvisualisierung

Visualisieren Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen. Diese Form der Prozessbeschreibung und Modellierung ist ein grundlegendes Organisationshilfsmittel – vergleichbar mit Stellenbeschreibungen.

Oft genügt eine Beschreibung der Hauptprozesse. Nur für die Prozessanalyse und Prozessoptimierung benötigen Sie weitere Visualisierungen in Form von Swimlanes und Ablaufdiagrammen. Dadurch erhalten Sie Einsichten und Erkenntnisse, um Schwachstellen und ihre Ursachen zu identifizieren und Potenzial zur Prozessverbesserung und Prozessoptimierung zu erkennen.

  • Entwickeln Sie Ihr Unternehmensprozessmodell.
  • Beschreiben Sie dabei die Kernprozesse und die Hauptprozesse.
  • Analysieren Sie bei Bedarf einzelne Hauptprozesse.

Nutzen Sie dazu die Elemente der Prozessvisualisierung aus der folgenden Vorlage.

Entwickeln Sie Swimlanes zur Prozessvisualisierung

Eine Form der Prozessvisualisierung bieten wir Ihnen auch mit den beiden folgenden Excel-Vorlagen. Damit können Sie Swimlane-Diagramme einfach und übersichtlich erstellen.

Informationsrecherche

Stellen Sie alle Informationen zu Ihren Hauptprozessen, Teilprozessen, Ereignissen, Aktivitäten und Teilaktivitäten mithilfe der folgenden Vorlage zusammen.

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