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Personalbeschaffung

Bewerbungsverfahren abschließen

Am Ende des Bewerbungsverfahrens steht die Entscheidung über alle Bewerbungen. Wer am besten die Anforderungen der Stelle erfüllt, bekommt den Job. Eine Nutzwertanalyse oder Entscheidungsmatrix ist dabei hilfreich. Wer nicht zur Stellenausschreibung passt, bekommt eine Absage. Hier müssen Unternehmen besonders darauf achten, wertschätzend und diskriminierungsfrei zu formulieren.

Nach Abschluss des Auswahlprozesses sollte eine Entscheidung getroffen werden. Grundlage dafür sind die Bewerbungsunterlagen, die Aufzeichnungen aus dem Bewerbungsgespräch, Auswertebögen, Ergebnisse von Tests, Arbeitsproben oder Referenzen. Wenn sich nach der Analyse ein Kandidat als die oder der in jedem Fall beste und passende herausgestellt hat, kann die Entscheidung gefällt werden.

Entscheidung über Bewerbung treffen mit Nutzwertanalyse oder Entscheidungsmatrix

Oft liegen aber mehrere Kandidaten gleichauf. Auch nach der Überprüfung der K.O.-Kriterien kann mehr als ein Kandidat übrig bleiben. Dann kann eine Nutzwertanalyse oder Entscheidungsmatrix weiterhelfen: Die Anforderungen werden gewichtet und die infrage kommenden Kandidaten erhalten entsprechend ihrer Qualitäten Punkte. Wer danach die meisten Punkte erhält, ist der ausgewählte Kandidat.

Wichtig ist aber auch, die Entscheidung mithilfe der Intuition zu überprüfen. Was sagt das Gefühl? Passt die Bewerberin oder der Bewerber in das Team und zum Unternehmen? Was meinen die zukünftigen Kollegen – sofern Sie den Kandidaten kennenlernen konnten? Kritische Stimmen im Auswahlteam sollten gehört und beachtet werden.

Hinweis Passgenauigkeit geht vor Stellenbesetzung

Wenn kein Kandidat die Anforderungen erfüllt oder wenn das Bauchgefühl bei keinem Kandidaten „Ja“ sagt, dann sollte auch niemandem ein Angebot gemacht werden, nur damit der Prozess der Personalbeschaffung endlich abgeschlossen ist. Zur Not muss der Prozess von vorne beginnen.

Bewerber über Entscheidung informieren

Wenn die Entscheidung getroffen ist, sollte die ausgewählte Bewerberin oder der ausgewählte Bewerber möglichst schnell informiert werden und – gegebenenfalls vorbehaltlich der Zustimmung durch den Betriebsrat – ein Angebot erhalten. Das Angebot sollte umfassen:

  • Vertragsangebot mit dem Arbeitsvertrag
  • tarifliche Bestimmungen und sonstige wichtige Regelungen, die das Arbeitsverhältnis betreffen
  • Hinweise zum Arbeitsbeginn und Einstieg

Mit dem Bewerbungsprozess kann sich auch der Kandidat ein Bild vom Unternehmen machen. War das positiv, wird er das Angebot wahrscheinlich annehmen, sofern ihm kein besseres vorliegt. Damit das Unternehmen seinen Wunschkandidaten auch wirklich erhält, sollte es also darauf achten, ein gutes Bild abzugeben.

Hinweis Formale Einstellungsanforderungen prüfen

Achten Sie auf formale Anforderungen bei der Einstellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wenn Sie Langzeitarbeitslose oder Menschen mit Behinderung einstellen, gibt es oft Fördermöglichkeiten vom Staat. Bei ausländischen Arbeitskräften brauchen Sie Arbeitsgenehmigungen. Klären Sie, welche Regelungen oder Vorteile es gibt. Die Bundesagentur für Arbeit bietet hierzu Informationen. 

Wertschätzend und diskriminierungsfrei absagen

Eine Absage ist nicht nur für die betroffenen Bewerberinnen und Bewerber unerfreulich, auch für das absagende Unternehmen kann das ein schwieriges Unterfangen sein. Gleichwohl sollten alle Kandidaten, die definitiv nicht infrage kommen, möglichst schnell eine Absage bekommen, damit sie wissen, woran sie sind. Erfolgt die Absage bereits auf der Grundlage der Bewerbungsunterlagen, kann sie standardisiert sein, sollte aber auch freundlich sein.

Nach der Einführung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) scheuen die Unternehmen sich davor, Gründe für die Absage zu nennen. Sie verlassen sich auf standardisierte und lapidare Schreiben und geben auch bei telefonischen Rückfragen keine Hinweise auf die Gründe – um nicht in die Falle zu tappen, dass ein Kandidat daraus eine Diskriminierung nach AGG ableitet. Das ist sowohl für viele Unternehmen, als auch für die Bewerberinnen und Bewerber unbefriedigend. Denn eine qualifizierte Rückmeldung ist oft sehr hilfreich bei der Suche nach einer neuen Arbeitsstelle.

Gleichwohl lassen sich mit etwas Mühe und Kreativität sehr persönliche Schreiben erstellen, die dazu führen, dass das Unternehmen einen positiven Eindruck hinterlässt – eventuell mit einem kleinen „Giveaway“ als Trost für die Bewerberin oder den Bewerber. Die Bewerbungsunterlagen werden zurückgesendet. Aber Vorsicht: Notizen darauf wie „Ossi“ oder Unterstreichungen und Anmerkungen wie „verheiratet, 1 Kind, 7 Jahre“ können wiederum Ansatzpunkte für AGG-Klagen bieten.

Die Bewerbungsunterlagen können mit Einverständnis des Bewerbenden auch aufgehoben werden, falls er zu einem späteren Zeitpunkt für eine andere Stelle infrage kommt.

Beispiele Absagen formulieren

Wertschätzende Einleitung der Absage:
„Wir waren beeindruckt von Ihnen und Ihren Qualifikationen – Sie waren in unserer engsten Auswahl.“

Begründung der Absage:
„Manchmal sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für eine Entscheidung geben. In diesem Fall war Ihr Mitbewerber Ihnen einen kleinen Schritt voraus.“

Verbindlichkeit der Absage schaffen:
„Sollten Sie wieder einmal eine für Sie interessante Position in unserer Organisation entdecken, zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben.“

Motivierende Formulierungen in der Absage:
„Bei Ihrer weiteren Suche wünschen wir Ihnen Erfolg und auch die Portion Glück, die manchmal nötig ist.“

Noch mehr Beispiel-Formulierungen für das Schreiben von Absagen bei Bewerbungen finden Sie im Beitrag Bewerbung: Absagen schreiben

Der erste Tag und die Einarbeitung im Unternehmen

Der Einstieg einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters sollte gut vorbereitet werden, damit weder der neue Kollege, noch die alten Kollegen und auch nicht die Vorgesetzten frustriert sind. So sollte der Einstieg rechtzeitig geplant werden. Dazu gehören:

  • Vorbereitung des Arbeitsplatzes und aller Werkzeuge und Hilfsmittel, die für die Arbeit benötigt werden
  • Einrichtung Telefon, Computer, Zugang zu den Dokumenten, E-Mail-Postfach, Passwörter etc.
  • Vorstellung der Kollegen und Vorgesetzten
  • Informationen zur Organisation im Unternehmen, zu den Abläufen und zu den wichtigen Regelungen
  • fachliche Einarbeitung: Informationen zum Produkt, zum Unternehmen, zu den Prozessen im Unternehmen
  • bei Bedarf Schulungen, Abteilungsdurchläufe, Lieferantenbesuche oder Kundenbesuche
  • soziale Integration durch informelle Veranstaltungen, Einführungsveranstaltung mit anderen Neueinsteigern, Mitarbeit in Projekt- oder Arbeitsgruppen
  • Ansprechpartner für Fragen, Mentor oder Pate im Unternehmen

Hilfreich ist in vielen Fällen ein „Begrüßungspaket“, das alle wichtigen Informationen enthält. Gerade in der Einarbeitung sind viele Gespräche wichtig, bis die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter weiß, wie das Unternehmen funktioniert, was erwartet wird und was sie oder er beitragen kann. Dafür muss ausreichend Zeit zur Verfügung stehen. Um sich abzustimmen und zu prüfen, ob die Einarbeitung in beiderseitigem Sinn ist, sind regelmäßige Rückmeldungen wichtig.

Was in der Probezeit wichtig ist

Die Probezeit ist eine ganz entscheidende Phase dafür, dass die Zusammenarbeit im Unternehmen langfristig funktioniert. Die oder der Vorgesetzte sollte dabei konstruktiv, aber auch kritisch beobachten, ob die Erwartungen durch den neuen Kollegen erfüllt werden oder nicht. Es muss geprüft werden, worin Defizite begründet sind; ob sie durch bessere Kommunikation behoben werden können oder ob sie letztlich doch darauf basieren, dass die Einschätzungen im Prozess der Personalbeschaffung falsch waren. Spätestens mit dem Ablauf der Probezeit muss eine zweite Entscheidung getroffen werden, die durchaus auch negativ ausfallen kann; das Arbeitsverhältnis wird zum Ende der Probezeit gekündigt.

Das kann eine Einsicht von beiden Seiten sein. Auch die Bewerberin oder der Bewerber kann erkennen, dass sie oder er nicht zum Unternehmen passt und nach der Probezeit den Arbeitsvertrag kündigt. Dann sollten die Vorgesetzten und Personalverantwortlichen nachfragen, was die Gründe dafür sind, um für kommende Bewerbungsrunden zu lernen. Im anderen Fall ist der Grundstein gelegt für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Praxis

Entscheidung über Bewerbung treffen

Mit der folgenden Excel-Vorlage stellen Sie zusammen, welche Bewerberinnen und Bewerber die Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle in welchem Maß erfüllt. Sie halten den Erfüllungsgrad in Prozent fest und berechnen den durchschnittlichen Erfüllungsgrad eines Kandidaten. Daraus wird automatisch eine Rangfolge der Kandidaten gebildet.

Erste Arbeitstage vorbereiten

Bereiten Sie die ersten Arbeitstage für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter vor.

  • Gehen dazu Sie die Tabelle in der folgenden Checkliste durch und notieren Sie, wer im Team wann welche Aufgaben übernimmt und was konkret getan werden muss.

Austrittsgründe mit dem Austrittsfragebogen ermitteln

Ermitteln Sie die Austrittsgründe, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter freiwillig das Unternehmen nach der Probezeit verlässt. Das hilft Ihnen, Schwachstellen aufzudecken.

  • Nutzen Sie für die Austrittsbefragung den folgenden Austrittsfragebogen und passen Sie ihn gegebenenfalls an Ihre Unternehmensspezifika an.
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