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Büroorganisation

Büroausstattung am Arbeitsplatz

Jeder Mitarbeiter soll sich an seinem Arbeitsplatz wohlfühlen und alle Werkzeuge zur Verfügung haben, die er für eine schnelle und gute Bearbeitung seiner Aufgaben braucht. Dem entsprechend sollte der Büroarbeitsplatz eingerichtet, aufgeräumt und organisiert sein.

Was gehört zur Büroausstattung?

Zur Büroausstattung am Arbeitsplatz gehören sämtliche Einrichtungen und Werkzeuge, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz anfassen müssen und die Sie für die Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigen. Im Allgemeinen zählen dazu:

  • Schreibtisch und Bürostuhl
  • Mobiliar für die Ablage und Archivierung
  • Papierkorb
  • Eingangs- und Ausgangskörbchen
  • Personal Computer mit Bildschirm, Tastatur, Maus und vielleicht auch Drucker
  • Anwendungsprogramme und andere Software für den Computer (Office- oder spezielle Programme)
  • Telefon, Telefax
  • Papier, spezielle Formblätter und die passende Auswahl an Stiften
  • Fachzeitschriften, Bücher, Handbücher, Tabellen, Gesetzestexte, Normen oder Regelungen, Kataloge
  • Mappen, Ordner, Klarsichthüllen

Je nachdem, was Ihre Aufgaben sind, kommen noch weitere Werkzeuge oder Geräte dazu (Fernseher, Flipchart, Kopierer, Maschinen, Messgeräte etc.).

Alles, was Sie an Büroausstattung, Hardware und Software regelmäßig, also mindestens einmal täglich benötigen, sollten Sie in Griffweite an Ihrem Arbeitsplatz haben. Und alles andere kann weggeräumt werden. In Schränken, Containern oder wo auch immer es dann seinen festen Platz hat. Dadurch entstehen drei Zonen beziehungsweise Arbeitsbereiche im Büro wie sie in Abbildung 2 dargestellt sind.

Abbildung 2: Büroarbeitsplatz mit drei Zonen
Abbildung 2: Büroarbeitsplatz mit drei Zonen

Achten Sie auf eine ergonomische Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes. Das betrifft vor allem die Auswahl des Stuhls, die Anordnung von Bildschirm, Tastatur und Maus, aber auch die Positionierung der Hardware, die Sie regelmäßig brauchen. Beachten Sie auch, dass Aufstehen und Bewegung förderlich sind, den Rücken entlasten und den Kreislauf in Schwung halten.

Denken Sie daran, dass der Arbeitsplatz und Ihr Büro ein Lebensraum sind. Es soll Spaß machen und für Sie angenehm sein, sich darin aufzuhalten. Überlegen Sie, was Ihnen für eine angenehme Arbeitsplatzgestaltung außerdem wichtig ist; zum Beispiel Blumen, Bilder, Farbgebung etc.

Beschaffung und Pflege der Büroausstattung

Erstellen Sie eine Liste mit allen Werkzeugen, die Sie für Ihre Aufgaben brauchen. Zur Beschaffung und Pflege der Werkzeuge zählt, dass Sie

  • eine Liste der Verbrauchsmaterialien führen, auf der vermerkt ist, was Sie brauchen, wie lange die Wiederbeschaffungszeiten sind und bei welchem Bestand Sie die Beschaffung auslösen müssen;
  • eine Liste mit allen wichtigen Informationsquellen führen, die Sie für Ihre Aufgaben benötigen, und mit den Zugangsdaten zu diesen Informationsquellen (zum Beispiel Bookmarks im Webbrowser, Benutzername und Passwort);
  • alle Hardware und Software zur Verfügung haben, die Sie für Ihre Arbeit brauchen und dafür sorgen, dass Sie bei Änderungen eine Einweisung erhalten (zum Beispiel, wenn ein neues Telefon eingesetzt wird, wenn eine neue Software-Version auf Ihrem Computer eingespielt wird).

Halten Sie fest, an wen Sie sich wenden müssen, wenn eines Ihrer Werkzeuge fehlt oder nicht mehr verfügbar oder nicht mehr einsatzbereit ist.

Praxis

Gestaltung Büro und Arbeitsplatz

Verschaffen Sie sich eine Übersicht über Ihr Büro und Ihren Arbeitsplatz:

  • Wie sind Ihre Werkzeuge angeordnet?
  • Wirkt Ihr Arbeitsplatz aufgeräumt?
  • Haben Sie alles, was Sie brauchen?
  • Ist das, was Sie täglich nutzen, immer griffbereit?
  • Oder ist Ihr Arbeitsplatz voll mit Dingen, die dort nur verstauben?

Machen Sie sich ein Bild von Ihrem Arbeitsplatz und markieren Sie die Bereiche, die Sie verbessern oder optimieren wollen. Nutzen Sie dazu die folgende Vorlage.

Abbildung 3: Büroarbeitsplatz analysieren
Abbildung 3: Büroarbeitsplatz analysieren

Beschaffung der Werkzeuge für die tägliche Arbeit

Stellen Sie Listen zusammen, mit denen Sie immer einen Überblick über Ihre Werkzeuge am Arbeitsplatz haben und die Beschaffung oder Wiederbeschaffung organisieren können.

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