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Besprechungen verbessern

Der besprechungsfreie Tag

Hören Sie von einem Geschäftspartner auch oft, dass er montags nicht könne, weil der Tag immer vollgestopft mit Besprechungen sei? Machen Sie es umgekehrt: Halten Sie sich einen Tag grundsätzlich frei von Besprechungen!

Wenn Sie die oben genannte Regel beherzigen, dass jede Besprechung einen Wert für alle Beteiligten, für das Team, die Abteilung und für das Unternehmen haben muss, dann ist die Besprechungszeit eine wertvolle Investition. Wenn es einen wirklichen Anlass gibt, dann gibt es auch eine Besprechung – egal an welchem Tag. Nur: Einen Tag sollten Sie sich frei halten, etwa um:

  • wichtige konzeptionelle Aufgaben zu erledigen, für die Sie einige Stunden in Ruhe und am Stück arbeiten müssen;
  • eine wichtige Präsentation (für die Geschäftsleitung oder für die Sitzung des Projektlenkungskreises) vorzubereiten und zu erstellen;
  • Besprechungen an anderen Tagen richtig vorzubereiten und nachzubereiten;
  • die Aufgaben für die nächsten sieben Tage zu planen und vorzubereiten.

Vermitteln Sie allen Mitarbeitern in Ihrem Team, warum es diesen besprechungsfreien Tag geben muss und was Ihnen dabei wichtig ist. Stimmen Sie sich untereinander ab, welcher Tag es sein soll; nehmen Sie dabei auch Rücksicht auf Teilzeitkräfte und auf Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten. Sie können einen gemeinsamen besprechungsfreien Tag für alle festlegen oder einfach vorgeben, dass jeder einzelne seinen freien Tag einplanen solle. Welches Modell besser ist, ergibt sich aus Ihrer Arbeitssituation und aus der Zeitplanung für Besprechungen.

Halten Sie fest, wie Sie anderen Abteilungen im Unternehmen oder Kunden vermitteln, dass Sie an diesem (besprechungsfreien) Tag leider keine Zeit für die Besprechung haben.

Und wenn das gar nicht klappt: Auch ein halber besprechungsfreier Tag kann allen Kollegen schon etwas bringen!

Legen Sie gemeinsam in Ihrem Team den besprechungsfreien Tag fest oder ermöglichen Sie jedem Einzelnen, einen eigenen besprechungsfreien Tag einzuplanen. Kontrollieren Sie, dass diese Regel für bessere Besprechungen von allen auch beherzigt wird.




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