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Besprechungen verbessern

Fragen, Zuhören, Klären, Festhalten

Diskutieren Sie auf Besprechungen nicht! Zumindest sollte es nicht dabei bleiben. Jede Diskussion sollte in eine konkrete Aktion münden:

  • Wir diskutieren und entscheiden dann …
  • Wir diskutieren und entwickeln daraus einen Maßnahmenplan …
  • Wir diskutieren und erkennen die wichtigen Erfolgsfaktoren für …

Damit die Wortbeiträge der Teilnehmer von Besprechungen wertvoll sind, braucht es ein möglichst konkretes Thema und klare Ziele. Diese sollten mit der Agenda für alle sichtbar sein. Am Ende sollte immer auch ein Ergebnis erreicht werden. Das kann sein: eine Entscheidung, ein Maßnahmenplan, eine Lösungsskizze oder Ähnliches. Damit die Wortbeiträge auf solche Ergebnisse ausgerichtet werden können, sind folgende Gesprächselemente besonders wichtig:

  1. Fragen: Am Anfang einer Besprechung stehen immer eine oder mehrere Fragen, um die es geht. Sie drücken aus, was besprochen und geklärt werden muss. Auch während der Besprechung spielen Fragen eine entscheidende Rolle, um zum Ergebnis zu kommen. Es gilt die Regel: Wer fragt, der führt (zum Ziel).
  2. Zuhören: Auf die Fragen folgen Antworten. Jeder, der einen Teil zur Antwort oder zur Lösung der Frage beitragen kann, muss zu Wort kommen. Für alle anderen heißt das: Zuhören. Sie greifen den Wortbeitrag auf, ergänzen ihn, vertiefen ihn, hinterfragen ihn, unterstützen ihn etc.
  3. Klären: Was unklar ist, muss weiter besprochen werden. Das bringt weitere Beispiele, wichtige Informationen, Begründungen für Meinungen, gemeinsames Verständnis, Transparenz etc. Klären bedeutet auch, weitere Fragen zu stellen, nachzufragen, um Dingen auf den Grund zu gehen.
  4. Festhalten: Ergebnisse müssen festgehalten werden. Sie gehen damit nicht verloren, zeigen den Teilnehmern, was bereits erreicht wurde und schließen einen Tagesordnungspunkt ab; so können alle zum nächsten Punkt kommen. Das Abhaken motiviert die Teilnehmer zu weiteren positiven Beiträgen und zur Zuversicht, im Zeitplan zu bleiben.

Der Moderator, aber auch jeder einzelne Teilnehmer tragen die Verantwortung, dass alle Wortbeiträge entsprechend wertvoll sind und dass ein Ergebnis erzielt wird.

Visualisieren Sie soviel wie möglich

Alle wichtigen Beiträge sollten während der Besprechung visualisiert werden. Oft genügt es, wenn die wichtigen Stichworte auf Flipchart festgehalten werden. Am einfachsten ist es, diese nach den Tagesordnungspunkten zu gliedern.

Manche schreiben alle Beiträge in Form einer Mindmap an ihrem Laptop mit und entwickeln so gleich ein strukturiertes Bild der wichtigen Wortbeiträge. Genauso hilfreich ist es, wenn die Beiträge auf Karten geschrieben werden, die an einer Pinwand aufgehängt werden. Oder es werden große Haftnotizzettel auf einer Rolle Packpapier an der Wand aufgeklebt.

Wichtig ist: Alle Teilnehmer verfolgen mit und können nachlesen, was bereits gesagt und erarbeitet wurde. Und sie erkennen, welche Punkte noch offen sind.

Der Vorteil ist: Diese Mitschriften helfen am Ende der Veranstaltung einen Maßnahmenplan zu erstellen oder das zentrale Ergebnis festzuhalten. Zudem fällt es im Anschluss an die Veranstaltung leichter, die Ergebnisse zu protokollieren.

Themenspeicher einrichten

Oft kommt es vor, dass in einer Besprechung Themen angesprochen werden oder Wortbeiträge geliefert werden, die nicht unmittelbar zum Thema der Veranstaltung oder zum Tagesordnungspunkt passen (siehe das Garbage Can-Modell). Sie können aber dennoch wichtig und wertvoll sein und sollten deshalb nicht wieder vergessen werden.

Hier hilft der Themenspeicher. Alle diese Punkte werden auf einer Flipchart oder einer gesonderten Seite notiert und festgehalten. Die Teilnehmer entscheiden, was mit diesen Themen geschehen soll. Sollen Sie noch während der laufenden Besprechung behandelt werden? Soll es eine gesonderte Besprechung oder eine Fortsetzung dafür geben? Oder sollen sie in einer anderen Form bearbeitet werden?

Worauf wollen Sie besonders achten bei Ihren nächsten Besprechungen – als Teilnehmer oder als Moderator?




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