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Fehler von Kollegen

Kollegen ansprechen

In den meisten Fällen werden die Ursachen erst deutlich, wenn Sie persönlich mit dem Kollegen oder dem Mitarbeiter sprechen. Dabei geht es um vier Aspekte:

  1. Ansprechen des Fehlers oder des Problems;
  2. Folgen, die der Fehler für Sie persönlich hat;
  3. Hinterfragen der Ursachen für das Auftreten des Fehlers;
  4. Lösung finden – kurzfristig, um die Folgen zu beseitigen oder abzumildern; langfristig, um die Ursachen zu beseitigen.

Wichtig dabei ist, dass es sich um ein informelles, persönliches Gespräch handelt, bei dem deutlich wird, dass niemand angeklagt wird und keiner bestraft werden soll. Die Wortwahl sollte also freundlich, zumindest sachlich und neutral sein. Dazu ist es wichtig, dass es immer um den Sachverhalt oder um eine bestimmte Verhaltensweise, nicht um die Person geht. Die Rückmeldung wird vor allem dann akzeptiert, wenn es sich um einen konkreten Fehler handelt, der angesprochen wird und wenn sie möglichst zeitnah erfolgt.

Insofern gelten die Regeln für gutes Feedback:

Feedback: Regeln und Methoden für die motivierende Rückmeldung an Mitarbeiter

Hinweis

Häufiger Fehler, der bei solchen Gesprächen begangen wird: Man nimmt an, man wisse bereits, was die Ursache für ein falsches Verhalten oder für einen Fehler des Kollegen ist – und will nur dieses Vorurteil bestätigt bekommen.

Beispiel

Nachdem Sie die falschen Zahlen von Frau Meier entdeckt haben, gehen Sie zu ihr und versuchen, die Ursachen zu erkennen und mögliche Lösungen zu finden.

Sie: „Hallo Frau Meier. Ich bereite gerade die Zahlen für den Vortrag morgen beim Vorstand auf und bin dabei auf Zahlen gestoßen, die aus meiner Sicht nicht stimmen. Oder sehe ich da etwas falsch? Können Sie mir helfen?“

Frau Meier: „…“

Sie: „Ich muss das klären. Denn mit falschen Zahlen kann ich nicht vor dem Vorstand präsentieren. Da blamiere ich die ganze Abteilung. … Wenn ich das richtig sehe, müssen die Zahlen vom letzten Quartal um diese Einflüsse bereinigt werden; das hatte sich bei der letzten Besprechung gezeigt. Hier fehlt das. Was ist da passiert?“

Frau Meier: „...“ Im Gespräch klären Sie die Ursachen auf, ohne Schuldzuweisungen zu machen. Also:

  • Nicht: „Das machen Sie jedes Mal falsch.“ Sondern: „Das scheint ein systematischer Fehler zu sein, dem wir mal grundsätzlich nachgehen müssen.“
  • Nicht: „Auf Sie kann ich mich nicht verlassen.“ Sondern: „Wie können wir sicherstellen, dass das stimmt.“

Am Ende dann ein Lösungsversuch:

Sie: „Können Sie mir bis in einer Stunde die neuen Zahlen, die um diese Faktoren bereinigt sind, zusammenstellen?“ … „Und morgen können wir gemeinsam eine Checkliste erstellen für die nächsten Quartalsberichte, in denen wir mögliche Faktoren festhalten, die Sie dann immer rausrechnen sollten.“

Die genaue Wortwahl bei einem solchen Gespräch hängt von der bisherigen Beziehung und dem Umgang zwischen Ihnen und Ihren Kollegen sowie von der Kultur in Ihrer Abteilung ab. Außerdem gilt auch hier: Der Ton macht die Musik! Und auch Mimik und Gestik. Sie sollten Fehler und Probleme aber auch nicht verharmlosen, also nur nett sein wollen. Wichtig bei dieser Form der Kritik sind vielmehr: Offenheit, Sachbezug, Fairness und Respekt.

Wie ist das in Ihrem Fall? Wie wollen Sie Kollegen oder Mitarbeiter ansprechen, wenn diese einen Fehler gemacht haben? Worauf wollen Sie im Gespräch achten?




Bieten Sie Hilfe und Unterstützung an

Je nachdem, welche Ursachen Sie im Gespräch mit dem Kollegen erkennen konnten, bieten Sie Hilfe und Unterstützung an. Gerade bei fehlendem Know-how oder mangelnder Erfahrung sollten Sie helfen. Aber auch dann, wenn Informationen fehlen oder wenn die Aufgabe nicht klar war, können Sie unterstützen.

  • Entweder direkt bei der besseren Lösung der Aufgabe („Ich helfe ihnen dabei.“)
  • Oder indirekt als Berater, Coach oder Promotor („Ich spreche gleich selbst noch einmal mit Herrn Müller vom Controlling, damit er endlich die Zahlen rausrückt.“)

Wenn Sie eine unmittelbare Hilfe anbieten und selbst Zeit in die bessere Lösung investieren, sollten Sie deutlich machen, dass dies die Ausnahme ist. Sie sollten sich nicht schleichend und dauerhaft die Arbeit selbst aufladen lassen. (Manche kennen dieses Verhalten, das nicht begünstigt werden darf: Ich stelle mich dumm an, dann macht er das in Zukunft selbst.)

Außerdem sollten Sie nicht dabei helfen, den Fehler zu vertuschen. Und Sie sollten für Ihren Kollegen auch nicht lügen. Das wird auf lange Sicht nicht nur dem Kollegen schaden, sondern auch Ihnen selbst.

Neben einer kurzfristigen Hilfe für eine schnelle Lösung, sollten Sie mit dem betroffenen Kollegen immer auch überlegen, wie sie gemeinsam Ursachen langfristig beseitigen. Letztlich sollte die Fehlerquelle dauerhaft abgestellt werden; etwa durch:

  • Schulung,
  • Coaching,
  • verbindliche Regeln,
  • Veränderung der Aufgabenzuteilung,
  • bessere Absprachen,
  • technische Unterstützung,
  • anderen Umgang miteinander,
  • konfliktlösende Gespräche.

Beispiel

Sie: „Haben Sie einen Vorschlag, wie wir diesen Fehler in Zukunft vermeiden? Was meinen Sie, Frau Meier? Ich könnte mir vorstellen, dass ...“ Oder: „Wir könnten doch in Zukunft …“

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