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Besprechungen verbessern

Vielredner bremsen, Schweiger aktivieren

In jeder Besprechung gibt es Teilnehmer, die reden zu viel und andere, die reden zu wenig – oder sogar gar nichts. Beides trägt nicht gerade zur Effizienz oder zur Effektivität von Besprechungen bei. Die einen verschwenden wertvolle Besprechungszeit durch ihre ausführlichen und oft nur selbstdarstellerischen Wortbeiträge. Die anderen behalten gute Vorschläge, Ideen oder auch kritische Bemerkungen lieber für sich; mit der Folge, dass am Ende nicht das beste Ergebnis zustande kommt.

Wer etwas zu sagen hat, muss auch die Möglichkeit dazu haben. Und was keinen weiteren Beitrag zu den zentralen Zielen einer jeden Besprechung, nämlich den Sachzielen und der Zufriedenheit der Teilnehmer, leistet, braucht nicht ausgesprochen zu werden. Die Aufgabe des Moderators und Leiters der Besprechung ist also:

  • Sie müssen Vielredner bremsen und
  • Schweiger aktivieren.

In den meisten Fällen ist in der Runde bekannt, wer viel und wer wenig redet. Der Moderator kann diejenigen, die wenig reden, aber vielleicht wertvolle Beiträge zum Thema liefern können, gezielt aktivieren. Er kann sie persönlich ansprechen, sie um ihre Meinung fragen: „Herr Müller, Sie kennen sich da doch sehr gut aus. Was meinen Sie?“ Hilfreich ist auch, die eher ruhigen Teilnehmer häufiger anzuschauen und sie so zur aktiven Mitarbeit zu motivieren. Weitere Instrumente sind:

  • Meinungsbild einholen: Jeder Teilnehmer muss kurz und knapp etwas zu dem gerade besprochenen Thema sagen. Der Moderator sammelt die Beiträge und einzelne Aspekte können aufgegriffen und vertieft werden.
  • Karten schreiben lassen: Jeder Teilnehmer schreibt auf eine oder mehrere Karten seinen Beitrag zum Thema. Alle Karten werden an die Pinwand geheftet und dann bearbeitet.

Vielredner lassen sich nur ungern bremsen. Sie nehmen oft gar nicht wahr, dass sie ihre Kollegen mit ständigen Wortmeldungen und langen Ausführungen nerven können. Schwierig zu beurteilen ist es, wann jemand zu viel redet und wann es akzeptabel ist. Wichtige Wortbeiträge müssen auch gesagt werden. Gleichwohl ist jeder Teilnehmer in der Pflicht, das in kurzen und knappen Worten zu sagen. Sollte es jemand nicht verstehen, wird nachgefragt.

Wer nur redet, um des Redens willen oder um sich wichtig zu machen, der muss gestoppt werden. Möglich ist:

  • Nehmen Sie als Moderator und als Teilnehmer sowenig Blickkontakt wie möglich mit den bekannten Vielrednern auf.
  • Unterbrechen Sie Vielredner freundlich, indem Sie ein Stichwort aus seiner Rede aufgreifen und daran anknüpfen: „Beim Thema Kundenservice fällt mir ein, … Wir sollten deshalb folgendes Thema noch behandeln …“ (Notorische Vielredner kennen dieses Phänomen, dass sie unterbrochen werden; sie stören sich daran auch selten.)
  • Zeigen Sie durch ihre Mimik, dass der andere genug geredet hat und er Sie und alle anderen langweilt.
  • Sprechen Sie Vielredner in der Pause an oder thematisieren Sie das Problem kurz, wenn Sie den Eindruck haben, dass alle anderen darunter leiden. Etwa in der Form: „Herr Maier, es sollten alle einmal zu Wort kommen und die Zeit ist knapp. Ich bitte Sie, sich kurz zu fassen. Sehen das die anderen auch so?“

Was nehmen Sie sich vor, um Vielredner zu stoppen und die stillen Teilnehmer zu aktivieren? Welche Methoden können und wollen Sie einsetzen?




Häufig ist der Chef der Vielredner. Er missbraucht die Besprechung, um seine Sicht der Dinge, seine Meinung, seine Anweisungen, sein Missvergnügen, seine Kritik, sein Lob oder seine Kompetenz zum Besten zu geben. Das kann nicht der Anlass einer Besprechung sein (siehe oben). Doch es ist schwierig, den Chef in der Besprechung zu stoppen. Gegebenenfalls hilft auch die freundliche Unterbrechung, wenn Sie ein erfahrener Moderator sind. Oder Sie sprechen das Problem der ineffizienten und wenig effektiven Besprechung bilateral mit dem Chef an und machen Vorschläge zur Verbesserung. Weitere Tipps:

  • Verweisen Sie auf die Tagesordnung und die Themen, die eigentlich besprochen sein wollen, sowie auf die knappe Zeit.
  • Halten Sie die Beiträge des Chefs schriftlich auf dem Flipchart fest. Bitten Sie ihn langsam zu sprechen zum Mitschreiben. Greifen Sie dann einen Punkt auf und bitten Sie die anderen Anwesenden um ihre Meinung.

Vorsicht: Keinesfalls dürfen Sie gegenüber Ihrem Vorgesetzten vor anderen Mitarbeitern Kritik äußern, die ihn bloßstellt!

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