Kapitel 002: ZeitmanagementZiele und Aufgaben bestimmen die Zeitplanung

Wenn Ihre Aufgaben mit Ihren persönlichen und beruflichen Zielen übereinstimmen, werden Sie langfristig erfolgreich sein. Dazu müssen Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen und welche Aufgaben Sie dazu mit welcher Priorität und in welchem Umfang erledigen müssen.

Ohne Ziele keine sinnvolle Zeiteinteilung

Um die Zeit sinnvoll zu nutzen, ist der entscheidende Schritt, die Zielfrage vorrangig zu klären. Das weitere Zeitmanagement ist dann ein Mittel zur Zielerreichung. Deutlich wird dieser Zusammenhang anhand einer Episode aus „Alice im Wunderland“ von Lewis Carrol:

Alice fällt in einen Brunnen und ist in einer anderen Welt. Es gefällt ihr und sie schaut sich um. Sie kommt an eine Wegkreuzung und trifft dort eine Katze. „Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?“, fragt Alice. „Das hängt zum größten Teil davon ab, wohin du möchtest“, antwortet die Katze. „Ach, wohin ist eigentlich gleich“, sagte Alice. „Dann ist es auch egal, wie du weitergehst“, sagt die Katze.

Merkmale von persönlichen und beruflichen Zielen

Erst wenn Sie Ihre Ziele kennen, werden Arbeitstechniken effektiv, weil Sie Ihre individuellen Kräfte und andere Ressourcen auf einige wenige Schwerpunkte konzentrieren können. Wichtig bei Zielen: Ziele müssen sinnvoll, erreichbar, lohnend und erstrebenswert sein. Kurz: Ziele müssen begeistern können. Dabei sollten Sie Fernziele und Etappenziele unterscheiden.

Etappenziele helfen, ein weit gestecktes Fernziel zu erreichen. Denn Etappenziele sind – im Vergleich zu den Fernzielen – verhältnismäßig leicht und schnell zu erreichen. So schaffen Sie Erfolgserlebnisse und Selbstvertrauen und Sie erhöhen die Motivation. Durch Etappenziele rückt das Fernziel, das über eine höhere Zugkraft verfügt, näher und erscheint dadurch erstrebenswerter.

Wenn Sie Ihr Zeitmanagement an Ihren persönlichen Zielen ausrichten wollen, sollten Sie folgende Arten von Zielen unterscheiden:

  • Rahmenziele oder Richtziele: Sie beziehen sich auf persönliche Werte oder Leitbilder: Was ist persönlich oder beruflich grundsätzlich wichtig? Beispiel: „Ich will mich beruflich weiterentwickeln.“
  • Strategische Ziele oder Fernziele, die Sie mittel- bis langfristig verfolgen: Was soll in den nächsten 6 bis 24 Monaten erreicht werden? Beispiel: „Ich möchte eine Fortbildung im Bereich … durchführen.“
  • Taktische Ziele, Zwischenziele oder Etappenziele, um die strategischen Ziele zu erreichen. Beispiel: „Ich suche ein geeignetes Fortbildungsangebot und spreche mit meiner Vorgesetzten darüber.“
  • Operative Ziele für die nächsten Tage: Was soll als nächstes konkret erreicht werden? Auch dies können Etappenziele sein. Gerade bei schwierigen und mühsamen Aufgaben sind diese kleinen Etappenziele sehr wichtig. Beispiel: „Ich erstelle diese Woche eine Liste der Anbieter und der Fortbildungsangebote.“

Nur dort, wo Ziele vorhanden und klar formuliert sind, kann Erfolg gemessen werden. Kontrolle ohne vorausgegangene Zielsetzung ist Unsinn. Zielsetzung ohne Kontrolle aber auch. Deshalb sollten Sie für alle Ziele immer einen Termin vorgeben: Bis wann soll das Ziel erreicht sein? Und Sie sollten klären: Woran erkennen Sie, ob das Ziel erreicht ist?

Von den Zielen zur Aufgabenplanung

Aus den operativen Zielen lassen sich meist recht einfach Aufgaben ableiten, die erledigt werden müssen, um das jeweilige Ziel zu erreichen. Im privaten Bereich müssen diese Aufgaben meist selbst festgelegt, geplant und terminiert werden. Im beruflichen Umfeld „kommen Aufgaben auf uns zu“. Das heißt, Kunden, Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen mit einem Anliegen oder geben uns eine konkrete Aufgabe.

Auch im Beruf muss dann geprüft werden, inwiefern die einzelnen Aufgaben zu den persönlichen Zielen passen und welchen Beitrag sie dazu leisten. Daraus leiten sich die Prioritäten ab.

Tipp: Aufgaben festlegen und planen

Im Handbuch-Kapitel zur Büroorganisation und Selbstorganisation am Arbeitsplatz ist ausführlich erläutert, wie Aufgaben festgelegt und geplant werden und welche Methoden und Werkzeuge dabei helfen.

Praxis

Ihre Zielplanung

Beantworten Sie folgende Fragen zur Zielplanung:

  • Welche privaten und beruflichen Ziele sind für Sie grundsätzlich wichtig?
  • Welche privaten und beruflichen Ziele verfolgen Sie im Laufe der nächsten Monate?
  • Welche privaten und beruflichen Ziele verfolgen Sie deshalb in den nächsten Tagen?

Schreiben Sie alle Ziele auf, die Ihnen beruflich und privat besonders wichtig sind. Nutzen Sie dafür eine der folgenden Vorlagen. So bekommen Sie einen guten Überblick und können besser einschätzen:

  • Ist die Zielplanung realistisch?

Ihre Aufgabenplanung

Legen Sie nun die Liste der Ziele verdeckt beiseite und wenden Sie Ihren Blick auf Ihre tägliche Arbeit:

  • Womit beschäftigen Sie sich aktuell den ganzen Tag? Welche Tätigkeiten haben Sie in den letzten Tagen gemacht?
  • Welche Aufgaben und Tätigkeiten müssen Sie in den nächsten Tagen und Wochen erledigen? Welche müssen bis zum Jahresende erfüllt werden?

Nehmen Sie dazu Ihren bisherigen Aufgabenplan und Terminkalender und prüfen Sie, was dort vermerkt ist. Oder Sie nutzen die folgenden Vorlagen und sammeln alle zuletzt ausgeführten Tätigkeiten sowie die anstehenden Aufgaben.

In einigen Fällen ist es hilfreich, wenn Sie für einen längeren Zeitraum (mehrere Monate) im Überblick haben, welche Projekte Sie angehen wollen und wann welche wichtigen und heute schon bekannten Aufgaben anstehen. Sie planen dazu für die betreffenden Tage den jeweiligen Zeitaufwand (zum Beispiel für die Vorbereitung) und haben im Jahreskalender wie bei einer Plantafel immer den entsprechenden Überblick. Dabei können Sie berufliche Themen genauso einplanen wie Ihre Weiterbildung, Ferienzeiten oder andere Aktivitäten, die zu bestimmten Terminen im Jahr anfallen.

Ziele und Aufgaben für die Zeitplanung vergleichen

Schreiben Sie die aktuellen Tätigkeiten und Aufgaben auf ein eigenes Post-it. Nehmen Sie nun Ihren zuvor erstellten langfristigen Aufgabenplan zur Hand:

  • In welchem Maße haben die Tätigkeiten, die Sie heute oder diese Woche ausgeführt haben, zu Ihren wichtigen Aufgaben und Projekten beigetragen?
  • Ordnen Sie die Aufgaben zu, indem Sie die Post-its zur jeweiligen Aufgabe oder zum Projekt kleben.

Legen Sie dann die Vorlage zu Ihrer Zielplanung daneben:

  • Welche Tätigkeiten gehören zu welchem Ziel?
  • Tun Sie für die wichtigen Ziele auch soviel, wie sie eigentlich wollen?
  • Beschäftigen Sie sich viel mit eher unwichtigen Dingen, die diesen Zeitaufwand nicht Wert sind?

Ziele und Aufgaben aufeinander abstimmen

Falls die Verteilung Ihrer Tätigkeiten nicht der in den Zielen geforderten Verteilung entspricht, haben Sie jetzt die Chance, die Dinge neu anzugehen! Nehmen Sie dazu Ihre Vorlagen für die Ziel- und Aufgabenplanung zur Hand und schreiben Sie auf:

  • Welche Hauptpunkte und Themen ergeben sich aus Zielplanung und Aufgabenplanung?

Die detaillierte Zeitplanung ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Ihre notierten Aufgaben und Ziele für die richtigen halten. Revidieren Sie deshalb gegebenenfalls:

  • Stehen Ihre endgültigen Hauptaufgaben und Aufgabenpakete fest?

Wenn Sie die oben genannten Aspekte geklärt haben, können Sie sich der Erfolgsmessung widmen. Überlegen Sie dazu und machen Sie sich Notizen:

  • Nach welchen Kriterien können Sie Erfolg oder Misserfolg der Aufgaben bewerten?
  • Können Sie diese Kriterien auch schon im Arbeitsverlauf kontrollieren?
  • Wie könnte eventuell die Korrektur der Zielsetzung und der Zeitplanung aussehen?

Im nächsten Schritt müssen die Aufgaben in einen Zeitplan überführt werden: Was wird wann erledigt? Dafür gibt es unterschiedliche Methoden und Strategien, wie die Eisenhower-Matrix, die Aufgabenplanung nach Ivy Lee oder die Abarbeitung von Aufgaben nach der TImeboxing-Methode. Wie Sie diese Methoden der Zeitplanung einsetzen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

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