Büroorganisation und SelbstorganisationAufgabenplan erstellen – Termine und Aufgaben organisieren

Der Aufgabenplan, auch To-do-Liste oder Aufgabenliste genannt, ist ein Planungs-Instrument für Ihre tägliche Arbeit. Indem Sie den Aufgabenplan erstellen, organisieren Sie Aufgaben und Termine fristgerecht sowie effizient.

Wozu brauchen Sie einen Aufgabenplan?

Das wichtigste Werkzeug der Büroorganisation ist der Aufgabenplan - auch Aufgabenliste, Liste offener Punkte, To-do-Liste oder Pendenzenliste genannt. Hier steht vermerkt,

  • was erledigt werden muss
  • bis zu welchem Termin.

Der Aufgabenplan ist Ihre Erinnerungs- und Zeitplanungshilfe. Deshalb kommen alle Aufgaben in den Aufgabenplan, die nicht sofort erledigt werden können. Sie schätzen ab, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen und wissen, bis wann sie erledigt sein muss. Dementsprechend planen Sie diese Aufgabe entweder in den Tages- oder in den Wochenplan ein.

Woraus ergeben sich Ihre Aufgaben?

Aufgaben können aus einfachen Routinearbeiten bestehen oder mit komplexen Projekten verknüpft sein. Hinzu kommen die vielen kleinen Aufgaben, die scheinbar aus dem Nichts entstehen, aber doch erledigt werden müssen. Mögliche Quellen für neue Aufgaben sind:

Stellenbeschreibung oder Stellenprofil
Aufgrund Ihrer Stellenbeschreibung oder Ihres Stellenprofils müssen Sie regelmäßig Routineaufgaben erfüllen. Stellen Sie fest, was genau eine solche Aufgabe auslöst. Zum Beispiel:

  • Formblätter, die in Ihrem Eingangskorb landen,
  • E-Mails,
  • je nach Unternehmen ein Aufgabenverwaltungs-System.

Projekte
Sonderaufgaben erhalten Sie als Mitglied eines Projektteams oder eines Gremiums persönlich oder per E-Mail. Diese Sonderaufgaben finden Sie im Projektstrukturplan, im Arbeitsplan oder Sie erhalten die Aufgaben vom Projektleiter oder Vorsitzenden des Gremiums.

Briefe oder E-Mails
Häufig entstehen Aufgaben durch eingehende Post in Form eines Briefs oder einer E-Mail. Prüfen Sie, ob damit für Sie eine Aufgabe verbunden ist, bis wann sie erledigt sein muss und was genau Sie tun müssen.

Besprechungen
Aufgaben entstehen bei Besprechungen, wenn Sie beispielsweise in ein Projektteam eingebunden sind und bei Besprechungen neue Beschlüsse gefasst werden. Werten Sie dazu Protokolle und Maßnahmenpläne aus und überprüfen Sie, wo Sie gefordert sind.

Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen
Vorgesetzte oder Teammitglieder sprechen Sie an, weil diese erwarten, dass Sie etwas Bestimmtes für sie erledigen. Überprüfen Sie, inwiefern Sie deren „Problem“ zu Ihrer Aufgabe machen müssen. Welche Vorteile ergeben sich für Sie und den Aufgabengeber?

Kunden oder Partner
Meldungen von Kunden oder Partnern lösen häufig eine Aufgabe bei Ihnen aus. In diesem Fall müssen Sie sich darum kümmern – gegebenenfalls sorgen Sie dafür, dass der geeignete Ansprechpartner oder Experte in Ihrem Unternehmen die Kundenanfrage löst.

Was steht im Aufgabenplan?

Was genau Sie im Aufgabenplan zu jeder Aufgabe notieren, hängt vom Umfang und von der Terminierung der Aufgabe ab. Erledigen Sie kleine Aufgaben sofort, müssen Sie diese nicht aufschreiben. Um sie im Alltagstrubel nicht zu vergessen, empfiehlt sich ein kurzer Vermerk mit passendem Stichwort.

Je komplexer eine Aufgabe ist, desto mehr müssen Sie sich dazu notieren:

  • Was ist genau meine Aufgabe?
  • Was alles gehört zur Aufgabe?
  • Welches Ergebnis erwartet der Aufgabengeber von mir? (Vorher ggf. nachfragen, analysieren oder Ideen sammeln.)
  • Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
  • Wie umfangreich ist die Aufgabe für Sie?
  • Welche Zeit sollten Sie einplanen, um die Aufgabe zu erledigen?
  • Welche Priorität hat die Aufgabe?
  • Welchen Beitrag leistet sie zu Ihren persönlichen Zielen oder zu den Unternehmenszielen?
  • Ist die Aufgabe dringlich?
  • Haben Sie alle Informationen und Hilfsmittel, um die Aufgabe zu erledigen? (Ansonsten ggf. mit anderen abstimmen, Informationen einholen)

Kalkulieren Sie jeden Tag ausreichend Zeit ein, um genau diese Fragen und Aspekte zu bedenken. Am besten ist, Sie planen die Aufgaben am Vorabend unmittelbar vor Feierabend für den nächsten Tag ein. Aktualisieren Sie im Laufe des Tages Ihren Aufgabenplan.

Priorität und Arbeitsorganisation

Es ist hilfreich, Aufgaben nach ihrer Priorität zu sortieren. Die Priorität drückt aus, welche Wichtigkeit oder Bedeutung eine Aufgabe hat. Das wiederum macht sich an Ihren persönlichen Zielen oder an den Unternehmenszielen fest. Aufgaben, die einen hohen Beitrag zur Zielerreichung leisten, sind entsprechend wichtig und haben eine hohe Priorität. Die Aufgaben können dazu in Prioritäten-Klassen eingeteilt werden: Priorität A: sehr wichtig, B: wichtig, C: weniger wichtig.

Was kann bei der Aufgabenplanung dazwischen kommen?

Kollegen oder Vorgesetzte
Kollegen oder Vorgesetzte bringen oft durch ihre unstrukturierte Arbeitsweise den Aufgabenplan durcheinander. „Das muss schnell noch fertig werden!“ sind unklare Arbeitsanweisungen, die sich oft auf dringliche, aber unwichtige Dinge beziehen.

Wichtig ist, dass Sie in Ihrem Team eine gemeinsame Struktur und Arbeitsweise vereinbaren. Jeder hat eigene Vorlieben und Systeme. Es sollten Regeln definiert werden, die es allen ermöglichen, ihr System umzusetzen und zu pflegen – ohne andere zu stören.

Zusätzlicher Zeitaufwand
In der Regel werden zu wenig Pufferzeiten eingeplant, weil die Dauer, bis eine Aufgabe tatsächlich erledigt ist, unterschätzt wird. Planen Sie bei jeder Aufgabe von vornherein einen Puffer ein. Wenn Sie zum Beispiel meinen, die Aufgabe braucht zwei Stunden Bearbeitungszeit, planen Sie drei ein.

Perfektionismus
Perfektionismus führt dazu, dass Aufgaben länger dauern. Sie stecken viel Zeit in eine Aufgabe, um sie 120-prozentig zu machen. Oder Sie werfen ein gutes Ergebnis über den Haufen, weil Sie meinen, es passe nicht.

Prioritäten
Prioritäten werden falsch geplant, so dass sich unwichtige Aufgaben vordrängeln. Haben Sie nur C-Aufgaben erledigt, lässt Sie das am Abend demotiviert zurück. Auf Dauer verlieren Sie die wichtigen Ziele und Aufgaben aus dem Blick.

Werkzeuge für die Aufgabenplanung

Software
Hilfreich für Ihre Aufgabenplanung ist eine Software, ein Anwenderprogramm oder eine App, wie zum Beispiel:

  • Microsoft Outlook,
  • Google-Kalender,
  • Mozilla-Thunderbird-Lightning,
  • Evernote,
  • Wunderlist,
  • Todoist,
  • One-Note.

Papierbasierter Aufgabenplaner
Alternativ zur Software können Sie einen papierbasierten Aufgabenplaner nutzen. Infrage kommt ein gebundenes Aufgabenbuch oder die Wiedervorlagemappe.

Lose Zettel vermeiden
Wenig hilfreich ist es, Aufgaben auf losen Zetteln zu notieren. Das führt zu Unordnung und Unübersichtlichkeit.

Welches dieser drei Tools Sie für Ihre Aufgabenplanung nutzen, ist zweitrangig. Entscheiden Sie sich für das Werkzeug, das zu Ihrer Persönlichkeit und den Aufgaben passt.

Wichtig ist, dass Sie ein einziges System als Ihr führendes System nutzen. Alle anderen werden (möglichst automatisch) damit abgeglichen. Outlook auf Ihrem Arbeitsplatz-PC als führendes System wird ergänzt durch abgeleitete Systeme auf dem Smartphone, Mobiltelefon, Tablet oder Laptop. Sie werden mit Outlook regelmäßig abgeglichen. Führen Sie nicht mehrere Aufgabenlisten nebeneinander.

Drei Tools für Aufgabenplanung und Zeitplanung

Es gibt eine Fülle von Tools für die Aufgabenplanung und Zeitplanung für PC, Smartphone oder für die Anwendung im Web. Entscheidend ist: Womit kommen Sie am besten zurecht?

Wechseln Sie dieses Tool nicht ständig, sondern bleiben Sie bei einem System. Optimieren und vereinfachen Sie die Nutzung, so gut es geht.

Hier eine kleine Auswahl bewährter Tools, die mit vielen PCs kompatibel sind und weit verbreitet sind.

Microsoft Outlook

Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen, um Aufgaben aus E-Mails oder Terminen zu erstellen und zu pflegen. Outlook unterstützt die Integration von Notizprogrammen wie OneNote oder Evernote. Großer Vorteil: Outlook ist auf Windows-Rechnern meistens bereits vorhanden.

Microsoft To Do (früher: Wunderlist)

Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen wie Listenordner festlegen, Tags vergeben, Aufgaben aus E-Mails erstellen. To Do ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Das Tool ist kostenlos.

Todoist

To-do-Listen für Projekte erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit Funktionen wie Etikette vergeben und Prioritäten zuordnen. Todoist ist für PC, als App für iOS/Android und im Web erhältlich. Todoist lässt sich in andere Programme wie Outlook, Thunderbird oder Gmail integrieren. Die Grundversion ist kostenlos.

Tipps: Erfolgreich mit dem Aufgabenplan arbeiten

  • Sind Aufgaben innerhalb von fünf Minuten erledigt, gehen Sie diese sofort an und schließen sie ab.
  • Planen Sie kurz vor Feierabend, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag bearbeiten wollen.
  • Nutzen Sie den Vormittag, um Ihre wichtigen Aufgaben zu bearbeiten. Am Vormittag haben Sie die meiste Energie und können zufrieden in die Mittagspause gehen, wenn das Wichtige erledigt wurde.
  • Zerlegen Sie größere Aufgaben in mehrere kleine. Nehmen Sie sich zuerst eine längere Teilaufgabe vor und bearbeiten Sie danach die kleineren. So kommen Sie am Ende nicht in Zeitnot.
  • Aufgaben bündeln: Erledigen Sie vergleichbare Aufgaben oder Tätigkeiten zusammen. Wenn Sie das Gleiche mehrmals hintereinander tun, gewinnen Sie an Fahrt. Schreiben Sie beispielsweise alle Briefe bzw. E-Mails nacheinander.
  • Gehen Sie unliebsame Aufgaben mit der Methode „Timeboxing“ an. Legen Sie fest, welche unliebsamen Aufgaben Sie bearbeiten wollen. Nehmen Sie sich dann 15 oder 30 Minuten Zeit und bearbeiten Sie genau diesen Teil – sonst nichts. Arbeiten Sie sich so durch die gesamte Aufgabe.
  • Wenn Sie mit einer Aufgabe nicht vorankommen, planen Sie sie für einen späteren Zeitpunkt wieder ein und tun Sie etwas anderes. Eine kurze Pause sorgt für neue Motivation.
Praxis

Verbessern Sie Ihre Aufgabenplanung

Klären Sie zunächst folgende Fragen:

  • Wie planen Sie bisher Ihre Aufgaben?
  • Welches Werkzeug setzen Sie dafür ein? (Outlook, Planungsbuch, Wiedervorlagemappe, Notizzettel?)
  • Was sind die Stärken und Schwächen Ihrer Aufgabenplanung?
  • Welche Aufgaben haben Sie schon einmal vergessen?
  • Wofür brauchen Sie zu lange?
  • Was stört bei der Aufgabenbearbeitung?
  • Welche Aufgaben schieben Sie vor sich her?
  • Welches System oder Werkzeug für die Aufgabenplanung wollen Sie in Zukunft ausprobieren oder nutzen?

Nutzen Sie die folgenden Vorlagen, um Ihren persönlichen Aufgabenplan zu erstellen und regelmäßig zu pflegen. Passen Sie die Vorlage an Ihre Anforderungen oder Wünsche an. Nutzen Sie die Vorlage außerdem als Anregung, um ein elektronisches System auszuwählen und einzurichten.