Zeitmanagement

Wie Sie Ihr Zeitmanagement und Ihre Selbstorganisation verbessern und alle Aufgaben effizient planen. Mit Tipps und Regeln, die Sie leicht zur Routine machen. Inklusive Selbsttests zur Bestandsaufnahme und einer Top-5-Checkliste für die direkte Umsetzung.

In diesem Dokumenten-Paket lernen Sie wichtige Methoden des Zeitmanagements kennen. Damit können Sie Ihre Leistungsfähigkeit steigern, Leistungsdruck vermindern und Ihre Produktivität erhöhen. Nicht zuletzt steigern Sie so Ihr Wohlbefinden.

Wenn Sie besser mit Ihrer Zeit umgehen wollen, sollten Sie zunächst den Ist-Zustand erfassen. Vergegenwärtigen Sie sich Ihre aktuelle Situation: Wie gehen Sie mit Zeit um? Inwieweit beeinflusst Zeitdruck Ihren persönlichen Arbeitsstil? In einem Selbsttest schätzen Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil für die Zeitplanung ein. Ein weiterer Selbsttest hilft Ihnen, den Ursachen Ihres Zeitmangels auf die Spur zu kommen.

Die Vorlage Gantt-Diagramm unterstützt Sie bei der Aufgabenplanung. Sie sind in der Lage abzuschätzen, wie lange Sie für anstehende, größere Aufgaben brauchen und wann es zeitlich zu einer Überschneidung kommen kann. Danach beginnen Sie mit der eigentlichen Arbeitsplanung. Nutzen Sie dafür die To-do-Liste für die Grobplanung von Aufgaben, mit der Sie den Überblick über alle Aufgaben behalten und diese so einplanen, dass Sie sie schaffen.

Wenn Sie mehrere Aufgaben erledigen müssen, kommen Sie um eine Priorisierung nicht herum. Hierfür finden Sie zwei Vorlagen: Das Wichtig-Dringlich-Portfolio und die Eisenhower-Matrix als Excel-Vorlage. Mit beiden ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Aufgaben- und Zeitplanung nützen nichts, wenn Sie Ihre Aufgaben nicht erledigt bekommen. Schließlich kommt es aufs Tun an. Die Lösung dafür heißt Getting Things Done. Dieser Prozess hilft Ihnen bei der Erledigung Ihrer Aufgaben. Sie sollten ihn ein- bis dreimal pro Tag durchlaufen. Wie das geht, zeigt Ihnen die Vorlage. Damit planen Sie jeden Tag alle anstehenden Aufgaben und stellen sicher, dass Sie nichts vergessen und alles erledigen.

Schließlich sind viele nützliche Tipps und Tricks für ein besseres Zeitmanagement und eine hilfreiche Arbeitsplanung in der Checkliste Die wichtigsten Schritte (Top 5) zur Selbstorganisation am Arbeitsplatz  und in einer Not-To-do-Liste mit weiteren Tipps für das Zeitmanagement zusammengefasst. Sie können sofort mit der Umsetzung dieser Tipps zum Zeitmanagement starten.

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Zeitmanagement

38 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 3 Checklisten, 2 Formulare und 11 Vorlagen

Vorschau + Leseprobe

Inhalt

Warum Zeitmanagement nützlich ist
Wenn der Tag nicht genug Stunden hat, um alles zu erledigen, was man sich vorgenommen hat, dann kann das an schlechtem Zeitmanagement liegen. Es gibt jedoch Strategien, um die Zeit besser einzuteilen und mehr Zeit zu haben. Dazu ist entscheidend zu wissen, welche Ziele man verfolgt. Ein Experiment verdeutlicht das.
Ist-Zustand für den Umgang mit der Zeit erfassen
Die Analyse des Ist-Zustands ist Voraussetzung für erfolgreiches Zeitmanagement: Wie ist der eigene Arbeitsstil? Gibt es Gewohnheiten, die in Wirklichkeit Zeitdiebe sind? Welche Ursachen sind für den Zeitmangel verantwortlich? Ein Selbsttest und eine Checkliste für mögliche Defizite beim Zeitmanagement helfen weiter.
Ziele und Aufgaben bestimmen die Zeitplanung
Wenn Ihre Aufgaben mit Ihren persönlichen und beruflichen Zielen übereinstimmen, werden Sie langfristig erfolgreich sein. Dazu müssen Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen und welche Aufgaben Sie dazu mit welcher Priorität und in welchem Umfang erledigen müssen.
Methoden und Strategien für die Zeitplanung
Ziele klären, Aufgaben ableiten und Prioritäten setzen. Das ist Grundlage für eine gute Zeitplanung. Hilfreiche Methoden sind das Eisenhower-Prinzip, die Methode von Ivy Lee, das Timeboxing und die ALPEN-Methode. Damit kann die Zeitplanung für alle Aufgaben erfolgen. Sinnvoll ist, einen groben Zeitplan zu erstellen und diesen nach und nach zu verfeinern.
Tipps, Tools und Checklisten für das persönliche Zeitmanagement
Für die Aufgaben- und Zeitplanung ist Methode Getting Things Done von David Allen hilfreich. Damit können Sie alle Aufgaben konsequent planen und erledigen. Für das Zeitmanagement ist wichtig, dass Sie eine Aufgabenliste und einen Terminkalender täglich pflegen. Dafür gibt es unterschiedliche Tools. Und damit Zeitdiebe das Zeitmanagement nicht durcheinanderbringen, sollten Sie eine Not-To-do-Liste führen.

Vorlagen

Microsoft Word DateiDie Not-To-do-Liste und weitere Tipps für das Zeitmanagement
Microsoft Word DateiSelbsttest: Selbsteinschätzung Arbeitsstil für die Zeitplanung
Microsoft Excel DateiWochenplanung mit Aufgaben, Terminen und Wochencheck
Microsoft Excel DateiTerminplanung als Gantt-Diagramm mit Balkenplan
Microsoft Word DateiSelbsttest: Ursachen des Zeitmangels
Microsoft Powerpoint DateiGantt-Diagramm für die Aufgabenplanung
Microsoft Word DateiTo-do-Liste für die Grobplanung von Aufgaben
Microsoft Powerpoint DateiZeitmanagement: Wichtig und dringlich unterscheiden
Microsoft Word DateiEisenhower-Portfolio für wichtige und dringliche Aufgaben
Microsoft Word DateiTo-do-Liste für die Feinplanung und Tagesplanung von Aufgaben
Microsoft Word DateiTimeline-Modell zur Visualisierung des persönlichen Zeitverständnisses
Microsoft Powerpoint DateiAuswertung Selbsttest Zeitmanagement
Microsoft Word DateiGetting Things Done-Prozess für Ihre Aufgaben
Microsoft Excel DateiTagesplanung nach der ALPEN-Methode
Microsoft Excel DateiFormular für Gesprächsnotizen
Microsoft Excel DateiTagesplanung mit Aufgaben, Terminen und Tagescheck
Microsoft Excel DateiEisenhower-Matrix zur Prioritätenbildung
Microsoft Excel DateiAufgabenplan mit Gantt-Diagramm
Microsoft Word DateiAnalyse der Tätigkeiten und des Zeitaufwands
Microsoft Word DateiDie wichtigsten Schritte (Top 5) zur Selbstorganisation am Arbeitsplatz
Microsoft Excel DateiAnalyse der Störfaktoren
Microsoft Excel DateiZiele formulieren und erreichen
Microsoft Excel DateiStärken und Schwächen auf dem Weg zur Zielerreichung
Microsoft Word DateiPersönliche Zielplanung
Microsoft Excel DateiZeitplanung im Jahreskalender für Aufgaben, Projekte und anderes
Microsoft Powerpoint DateiWochenplan mit den wichtigen Aufgabenblöcken (Beispiel)