Büroorganisation und Selbstorganisation

Wie Sie Ihre Büroorganisation und Selbstorganisation im Griff haben und Ihren Arbeitsalltag besser strukturieren. Mit Tipps und Vorlagen für Ihre Aufgabenplanung, Zeitplanung, Besprechungen, Ablage und Bürogestaltung.

Wer sich selbst, seine Aufgaben, Termine, Meetings und den persönlichen Arbeitsplatz klug organisiert, tut sich leichter und vermeidet Stress. Bei der Selbstorganisation und Büroorganisation helfen einige einfache Methoden und Werkzeuge sowie Routinen und Verhaltensweisen, die man sich aneignet. Voraussetzung ist, dass der Wille vorhanden ist, die eigene Situation immer wieder zu hinterfragen und verbessern zu wollen.

Zum Einstieg in eine bessere Selbstorganisation sollten Sie Ihren Arbeitstag und Ihre Arbeitsabläufe untersuchen: Was sind Routineaufgaben, was Projektaufgaben und was unplanbare Aufgaben? Hierzu können Sie unsere Vorlage Analyse Tagesablauf verwenden.

Das zentrale Werkzeug der Selbstorganisation ist der Aufgabenplan. Mit einem Aufgabenplan oder einer To-do-Liste planen Sie: Was muss bis wann erledigt werden? Mit einfachen Vorlagen können Sie Ihre persönliche To-do-Liste erstellen, führen und pflegen. Wenn Ihre Aufgaben vielfältig und Ihre Projekte komplex sind, brauchen Sie einen ausgeklügelten Aufgabenplan, mit dem Sie die Übersicht behalten und nichts vergessen.

Bringen Sie dann die passende Struktur in Ihren Arbeitsalltag und entwickeln Sie einen Wochenplan, nach dem Sie Routineaufgaben, Projektarbeit, Telefonate und E-Mails bearbeiten und bei Besprechungen dabei sind. Wenn Sie für Ihre Aufgaben Umfang und Dauer geklärt haben, erstellen Sie Ihren Wochenplan. Hilfreich ist, gleichartige Aufgaben zu bündeln und im Block zu bearbeiten. Damit sparen Sie sehr viel Zeit. Mit der Vorlage Wochenplan mit den wichtigen Aufgabenblöcken strukturieren Sie Ihre Arbeitswoche entsprechend.

Getting Things Done ist eine Methode, mit der Sie Ihren Posteingang bearbeiten. Sie bewerten, was Sie überhaupt bearbeiten und wann. Sie erfahren, wie diese Methode funktioniert und wie Sie damit Ihre vielfältigen Aufgaben in den Griff bekommen. Sie erhalten eine Vorlage, mit der Sie den Getting-Things-Done-Prozess in Ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Die Vorteile von Getting Things Done zur Strukturierung des Arbeitsalltags sind: Sie entlasten Ihr Gehirn, Sie vergessen nichts, Sie erledigen kleine Aufgaben sofort und müssen diese nicht mehrmals anpacken.

Außerdem finden Sie hier Tipps und Werkzeuge, um Ihren Terminkalender zu pflegen, Besprechungen und Telefongespräche zu planen sowie eine Systematik für die Ablage Ihrer Dokumente. Und schließlich erfahren Sie, wie Sie Ihren Büroarbeitsplatz analysieren und optimieren. Die passende Vorlage dazu: Gestaltung Büroarbeitsplatz mit drei Zonen (Arbeitsbereichen).

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Büroorganisation und Selbstorganisation

38 Seiten E-Book, 2 Excel-Tabellen, 2 Checklisten, 2 Formulare und 11 Vorlagen

Vorschau + Leseprobe

Inhalt

Aufgabenplan erstellen – Termine und Aufgaben organisieren
Wochenplan erstellen – Arbeitsabläufe und Tätigkeiten planen
Getting Things Done für mehr Effizienz beim Arbeiten
Terminkalender organisieren – Tipps zur Terminplanung
Termine planen – Meetings, Telefonate, E-Mails
Ablage und Archivierung von Dokumenten
Büroausstattung am Arbeitsplatz

Vorlagen

Microsoft Word DateiDie wichtigsten Schritte (Top 5) zur Selbstorganisation am Arbeitsplatz
Microsoft Word DateiAufgaben planen
Microsoft Powerpoint DateiGestaltung Büroarbeitsplatz mit drei Zonen (Arbeitsbereichen)
Microsoft Word DateiListe Verbrauchsmaterialien führen
Microsoft Word DateiListe Betriebsmittel, Informationsquellen und Zugangsdaten führen
Microsoft Word DateiAnalyse Tagesablauf
Microsoft Powerpoint DateiWochenplan mit den wichtigen Aufgabenblöcken (Beispiel)
Microsoft Word DateiDokumentation der Aufgaben und Tätigkeiten
Microsoft Word DateiTerminkalender pflegen
Microsoft Word DateiGliederung Aktenplan und Dokumentenablage
Microsoft Word DateiTelefongespräche vorbereiten
Microsoft Word DateiGetting Things Done-Prozess für Ihre Aufgaben
Microsoft Excel DateiOffene-Punkte-Liste für das Projektmanagement (Variante I)
Microsoft Excel DateiOffene-Punkte-Liste für das Projektmanagement (Variante II)
Microsoft Excel DateiSprint-Taskboard mit Statusüberwachung für Maßnahmen und Teilaufgaben
Microsoft Word DateiSchlüsselübergabeprotokoll für Mitarbeiter
Microsoft Excel DateiListe ausgegebener Schlüssel