Prioritäten setzen

Wie Sie für Aufgaben, Projekte und andere Handlungs- und Entscheidungsmöglichkeiten Prioritäten setzen und eine Prioritätenliste erstellen. Mit Methoden, Werkzeugen und Vorlagen für die Priorisierung in Meetings, durch Paarweisen Vergleich und Nutzwertanalyse sowie für die persönliche Arbeitsorganisation und das Zeitmanagement.

Im Beruf und im Unternehmen müssen ständig Prioritäten gesetzt werden. Mal geht es nur darum, das tägliche Aufgabenpensum in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten, mal müssen Projekte oder Businesspläne geprüft und priorisiert werden. Denn mit knappen Ressourcen kann nur eine beschränkte Zahl von Möglichkeiten tatsächlich realisiert werden. Was dann jeweils bevorzugt wird und eine hohe Priorität erhält, hängt bei der Aufgabenplanung wie bei der Projektorganisation davon ab, was für die Zielerreichung am meisten bringt.

Je nachdem, ob es um Aufgabenplanung, Multiprojektmanagement, Geschäftsplanung, Personalauswahl oder Beschaffungen geht, gibt es unterschiedliche Methoden, um eine Prioritätenliste zu erstellen und die Priorität richtig zu setzen. In diesem Handbuch-Kapitel werden einige Methoden und Vorgehensweisen erläutert. Sie können beispielsweise mit der Nutzwertanalyse umfangreiche Projekte, komplexe Geschäftsmodelle oder hohe Investitionen bewerten und die Prioritäten aus den Nutzwerten ableiten.

Wenn entschieden werden soll, welche Lösung wichtiger ist als die andere, dann kann dieses Entscheidungsproblem dadurch vereinfacht werden, dass immer zwei Alternativen miteinander verglichen werden. Mit der Excel-Vorlage für den Paarweisen Vergleich, können Sie diese Abwägung vornehmen; die Vorlage berechnet aus Ihren Präferenzen dann die Priorität der jeweiligen Lösung.

Manche Entscheidungen und Prioritäten werden gemeinsam im Team festgelegt. In einem Meeting bringen alle Ihre Meinung, Interessen und Ziele ein und stimmen dann darüber ab, welche Handlungsmöglichkeit sie persönlich bevorzugen würden. Diesen Prozess der Prioritätensetzung in einem Meeting können Sie mit der Vorlage Vorgehensweise bei der Punktbewertung mit Klebepunkten im Meeting vorbereiten und moderieren.

Schließlich finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel Methoden und Werkzeuge, um die täglichen Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste zu priorisieren und zu klären, was Sie heute auf jeden Fall erledigen sollten und was Sie verschieben können. Entscheidend dabei ist, für sich zu klären, was wirklich wichtig ist; Sie sollten nicht das Drängelnde vorziehen. Das Eisenhower-Portfolio macht diese wichtige Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit bewusst und sichtbar. Daraus leiten Sie dann Ihre To-Do- und Prioritätenliste für die Feinplanung der Aufgaben ab.

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Prioritäten setzen

29 Seiten E-Book, 4 Excel-Tabellen und 6 Vorlagen

Vorschau + Leseprobe

Inhalt

Wofür und warum muss man Prioritäten setzen
Die Priorität kennzeichnet, was besonders wichtig, hilfreich, förderlich oder nützlich ist. Das wird hervorgehoben und vorangestellt. So werden Aufgaben, Projekte, Lieferantenangebote, Bewerberinnen und Bewerber oder andere Sachverhalte markiert und entsprechend behandelt. Dafür muss geklärt werden, was zu einer hohen Priorität führt.
Prioritäten setzen durch Punktbewertung
In einer Gruppe und einem Entscheidungsgremium legen Sie Prioritäten dadurch fest, dass alle ihre Meinung sagen und danach gleichberechtigt abstimmen. Dafür eignen sich in Meetings Abstimmungen mit Klebepunkten. Lesen Sie, wie Sie bei dieser Methode zur Prioritätensetzung vorgehen.
Wirtschaftlichkeit berechnen und Prioritäten von Lösungen ermitteln
Die beste Lösung für ein Unternehmen ist diejenige, die zum Gewinn und zur Rendite des Unternehmens am meisten beiträgt. Sie wird auf der Prioritätenliste auf Platz Eins gesetzt. Die Wirtschaftlichkeit wird über einen Kosten- und Gewinnvergleich oder über Kapitalwert und Amortisation berechnet. In einem Portfolio-Diagramm kann das Ergebnis visualisiert werden.
Paarweiser Vergleich für die Prioritätenbildung
Mit dem Paarweisen Vergleich können komplexe Entscheidungsprobleme zerlegt und einfacher gelöst werden. Diese Methode liefert eine Liste der Prioritäten für viele mögliche Lösungen und Entscheidungsalternativen. Die Entscheider vergleichen und bewerten dazu immer genau zwei Möglichkeiten.
Prioritäten aus den Nutzwerten und Zielbeiträgen ableiten
Mit der Nutzwertanalyse bewerten und vergleichen Sie die Zielbeiträge von Lösungen. Daraus lässt sich in mehreren Schritten ein Nutzwert berechnen, der die Priorität ausdrückt. So erstellen Sie die Prioritätenliste anhand der Zielbeiträge der einzelnen Handlungsmöglichkeiten.
Prioritäten setzen beim Zeitmanagement und bei der Arbeitsorganisation
Nicht immer schaffen Sie alle Aufgaben, die an einem Tag anstehen. Dann müssen Sie Prioritäten setzen. Dabei kommt es auf die Wichtigkeit der Aufgabe an und nicht zwangsläufig auf die Dringlichkeit. Lesen Sie, woraus sich die Priorität von Aufgaben ergibt, wie Sie damit Ihre Arbeit und Zeit besser managen und den Tag planen.

Vorlagen

Microsoft Excel DateiPrioritäten berechnen mit dem Paarweisen Vergleich
Microsoft Word DateiPunktbewertung mit Klebepunkten im Meeting: Vorgehensweise
Microsoft Excel DateiBusiness Case mit unterschiedlichen Methoden berechnen und als Diagramme visualisieren
Microsoft Word DateiEisenhower-Portfolio für wichtige und dringliche Aufgaben
Microsoft Word DateiTo-do-Liste für die Feinplanung und Tagesplanung von Aufgaben
Microsoft Word DateiDie Not-To-do-Liste und weitere Tipps für das Zeitmanagement
Microsoft Excel DateiNutzwertanalyse: Vorgehensweise und Berechnung der Nutzwerte
Microsoft Word DateiKriterien für das Erstellen einer Prioritätenliste
Microsoft Excel DateiPrioritäten im Portfolio-Diagramm darstellen: Werteingabe in Excel
Microsoft Powerpoint DateiPrioritäten im Portfolio-Diagramm darstellen: Visualisierung in Powerpoint