Büroorganisation und SelbstorganisationAblage und Archivierung von Dokumenten

Die optimale Ablage von Dokumenten zielt darauf ab, dass Sie diese schnell wiederfinden. Entwickeln Sie eine Systematik, Gliederung und einen Aktenplan und stimmen Sie den Plan im Team ab. Die Systematik wird konsequent und einheitlich umgesetzt – ob für Papierablage, Dateimanager oder E-Mails.

Ablage von Dokumenten: Hilfsmittel einsetzen

Nicht alle Aufgaben lassen sich sofort erledigen. Sie weisen ihnen einen Termin, bis zu welchem sie erledigt sein müssen. Für diesen Termin kommen Sie auf Wiedervorlage. Definieren Sie einen Ort, an dem Sie alle Unterlagen, die Aufgabe und alle damit verbundenen Dokumente und Informationen ablegen. Jede Aufgabe bzw. jedes Projekt kommt in eine der folgenden Organisations-Hilfsmittel:

  • Hängemappe und Hängeregistratur
  • Klarsichthülle, Aktendeckel oder Mappe
  • Pultordner
  • Ablagekasten
  • Ordner
  • Hefter

Sie sollten für sich herausfinden, welches System für Sie und Ihre Aufgaben am besten geeignet ist. Hängemappen sind meist sehr flexibel, einfach zu nutzen und übersichtlich (mit der richtigen Benennung auf dem Reiter).

Ordner und Hefter sind meist etwas umständlich, weil gelocht, eingeheftet und geblättert werden muss. Kombinationen sind möglich, wenn es sich um unterschiedliche Aufgabentypen handelt. Zum Beispiel Klarsichthüllen für einfache Routineaufgaben, Hängemappen für komplexe Projekte.

Gliederung der Ablage und Aktenplan

Entwickeln Sie eine Gliederung bzw. einen Aktenplan für Ihre wichtigen Aufgaben und Projekte; definieren Sie Ordner und ihre Bezeichnungen. Nach welchen Kriterien, Systematiken oder Stichworten Sie Ihre Dokumente und Informationen sortieren, zusammenfassen und ablegen, welche Ordner Sie also anlegen, hängt ab von: Themen, Menge, Vorliebe, Zugriff auch durch andere oder betriebliche oder Team-Vorgaben.

Entscheidend ist, dass alle relevanten Personen die Dokumente schnell wiederfinden. Orientieren Sie sich also daran, wie und wo Sie suchen würden. Mögliche Ordner und Bezeichnungen für die Ablage sind beispielsweise:

  • Projekt
  • Produkt
  • Kontakte
  • Anforderungen Mitarbeiter
  • Ausschreibungsunterlagen
  • Angebotsübersicht und Preise
  • Angebote Lieferanten
  • Protokolle Besprechungen
  • wichtige Regelungen
  • sonstige Informationen

Zudem können auch allgemeine Unternehmensinformationen wie Strategiepläne, Budgetvereinbarungen, Umzugsplan, Organigramm, Reiseplanung, Betriebsversammlung, Betriebsrat, Besprechung Qualitätszirkel und vieles mehr entsprechend abgelegt werden.

Wichtig: Wenn Sie Ihre Aufgaben systematisch gliedern und für die Wiedervorlage ablegen, sollten Sie das gleiche System und die gleiche Benennung wählen für das Papier in Ihren Mappen und Hüllen (Schreibtisch) wie auch für die Ordner und die Dateiablage auf Ihrer Festplatte (Computer) sowie für die E-Mails in Ihrem Mailsystem (zum Beispiel Outlook).